L'analyse détaillée de 46 solutions

Digital Workplace
Compagnons de productivité
Messageries d’équipe
Outils à usages sociaux et transversaux
Management visuel

Positionnement
des outils

En 2021, comme chaque année, nous avons analysé les solutions du marché qui soutiennent le “Travailler autrement” selon une grille de 130 cas d’usages liés à la construction d’une Digitale Workplace, en testant les outils et en rencontrant les éditeurs lors des entretiens dédiés.


Cette analyse nous permet de positionner les différents acteurs selon la richesse de leur proposition de valeur et la qualité d’expérience utilisateur qu’ils offrent.


Retrouvez également pour chacun d’entre eux les éléments remarquables de leur stratégie actuelle et un résumé de leurs nouveautés 2021 et roadmap 2022.

Atolia

La solution en quelques mots

Atolia, l’éditeur français basé à Strasbourg, est un espace de collaboration d’équipe agrégant la conversation, réunions, coédition documentaire et gestion d’activités. L’outil propose des espaces d’équipe de type Microsoft Teams et Slack, dans une offre packagée.
L’interface se construit sous forme des thématiques et des groupes. Chaque thématique peut comprendre plusieurs projets. Un agenda partagé et un outil de gestion d’activités (Kanban) peuvent être liés à un groupe pour développer la collaboration. En dehors des groupes, l’utilisateur a la capacité de créer des “Projets” (gestions d’activités et Kanban) et gérer son temps dans un agenda personnel. Les tâches personnelles remontent dans un tableau de bord personnalisé pour l’utilisateur. L’outil propose également d’intégrer les partenaires et les collaborateurs externes dans des groupes projet.
Les différents rôles permettent aux utilisateurs d’avoir un accès modéré aux ressources stockées dans l’environnement d’Atolia.
Avec un système d’abonnement par utilisateur et par mois, Atolia propose deux offres pour des usages plus ou moins avancés : Une accès gratuit à l’interface pour les utilisateurs invités, une offre Premium à 9€/u/m pour une utilisation limitée et moins avancée et une offre Business à 11€/u/m pour des entreprises. Il compte parmi ses clients des grands groupes (edf et BNP) et des petites organisations (RTL, ina).

Nouveautés et Roadmap

Atolia a adopté une stratégie d’amélioration continue et fait monter en version régulièrement sa solution pour faire bénéficier les utilisateurs de nouvelles fonctionnalités. L’expérience collaborative a été améliorée par des nouveautés récemment implémentées.
Dorénavant, il est possible de générer un lien de visioconférence à intégrer dans les invitations et les agenda. Il est également possible de générer un lien unique de téléchargement ou de consultation sur un fichier partagé en externe.
L’efficacité personnelle et l’organisation des collaborateurs est également amé- liorée car Atolia permet à chacun d’épingler et ainsi, d’organiser ses projets selon un ordre de priorité (et non plus exclusivement en fonction de la date de création du projet).

Les points clés de la solution

Angle pour adresser la Digital Workplace
Atolia se présente avec une approche Messagerie d’équipe.
L’interface est conçue à mi-chemin de la productivité individuelle et la col- laboration d’équipe. L’utilisateur dispose à la fois d’un espace documentaire et un agenda personnel (pour gérer son temps et organiser ses documents) et des agendas et drives d’équipe.
Dans des groupes, l’espace est structuré sous forme d’un fil de discussion thématique avec des réactions séparées, pour mieux tracer et suivre les messages. Depuis cette espace, l’utilisateur a accès aux documents stockés dans Atolia, ceux stockés sur la disque dur et encore ceux intégrés depuis Google Drive ou Dropbox.

Offre packagé rassemblant les open-sources
Atolia met en scène plusieurs solutions collaboratives open-source.
OnlyOffice est intégré dans les espaces d’équipe ou bien personnel pour la bureautique, Jitsi est l’outil de visioconférence intégré au sein d’Atolia , tous intégrés avec un drive, gestion de tâches et un agenda.
Cette combinaison des outils open-source est parfois source de manque d’in- tégration. Par exemple, OnlyOffice ne s’ouvre pas dans l’univers Atolia et pour la visioconférence Jitsi impose son interface. Ces articulations sur mesure sont possibles dans l’offre entreprise.

Accès externes facilité
Au-delà d’un espace de collaboration des équipes au sein de l’entreprise, Atolia facilite l’embarquement des parties prenantes externes. Un utilisateur lambda peut être intégré dans des espaces d’équipe. En revanche l’accès de cet utilisateur aux informations partagées au sein d’Atolia est plus ou moins limité. Cela peut être modéré en attribuant des différents rôles aux utilisateurs (administrator, membre, externe, invité).

Notre évaluation

GoFAST

La solution en quelques mots

GoFAST est un outil français de collaboration, DWP d’équipes, conçu par la société CEO-Vision. GoFAST (Open source basé sur la technologie Drupal) facilite la collaboration autour des documents. L’utilisateur dispose d’un en- vironnement de collaboration complet avec des bibliothèques de documents, un outil de gestion de tâches, les canaux conversationnels pour contextualiser les échanges et les outils de visioconférence.
Les intégrations de GoFAST avec les outils spécialistes font de l’outil une suite de collaboration alternative aux géants américains (Office Online et Google Docs). Les intégrations notamment, Bluemind pour la boîte mail et l’agenda s’ajoutent aux différentes briques de l’interface : OnlyOffice pour les usages bureautiques, YouSign pour des signatures électroniques, Bonitasoft un moteur de workflow puissant, Jitsi Meet pour les réunions en ligne, Riot matrix pour la messagerie instantanée proposent des fonctionnalités complémentaires au positionnement de GoFAST.
En fonction de l’hébergement souhaité par l’entreprise client, GoFAST propose une offre On-premise (2€/u/moi), une offre SaaS dédié (2€/u/moi) et une offre SaaS cloud (12,45€/u/m).

Nouveautés et Roadmap

La version 4.0 de GoFAST est sortie en 2021. Amélioration de l’ergonomie, changement de thème et la refonte de l’interface font partie des évolutions de l’interface dans l’année écoulée.
En plus des améliorations fonctionnelles au niveau collaboration (intégration et amélioration de l’outil Kanban, discussions centralisées dans des cartes tâches, évolutions du module de messagerie instantanée, … ), GoFAST s’est focalisé sur les workflows et automatisations. L’éditeur propose aujourd’hui une interface No-code pour que les équipes et les individus puissent développer leurs applications et workflows.
Côté roadmap, l’éditeur souhaite élargir le périmètre d’usages de l’interface en proposant un portail de communication au sein de l’outil. A ajouter à cela, dans des prochains mois, l’utilisateur de GoFAST disposera d’un tableau de bord de ses activités (collaboration, communication, …) pour centraliser les informations qui lui sont importantes au quotidien.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser la Digital Workplace
La nouvelle version de GoFAST se positionne particulièrement face à Microsoft Teams avec un panel d’usages de collaboration, un fil de discussion d’équipe et des notifications provenant des documents. Des partenariats avec les outils spécialistes font de GoFAST un hub d’applications interconnectées.
L’éditeur cherche à trouver sa place au sein des organisations (plutôt publiques) de taille moyenne (plus de 150 collaborateurs) qui souhaitent rem- placer leurs environnement de travail par une suite sécurisée, souverain et souvent on-premise.

Réinventer le monde d’open-source
GoFAST se base sur la cohabitation de plusieurs interfaces open-sources, réunies avec une expérience utilisateur homogénéisée.
L’espace d’équipes de GoFAST est basé sur Alfresco (GED), Jitsi (visioconférence), Citadel (messagerie instantané), LibreOffice (bureautique) et un outil de Kanban développé par l’éditeur. La finalité est de proposer aux clients un contrôle complet des leurs données.

Automatisation des process
Dématérialisation et automatisation des process est au coeur du positionnement de GoFAST. Validation des documents, la signature électronique, dématérialisation des formulaires, coffre fort électronique et beaucoup plus de processus administratifs peuvent être modélisés dans GoFAST.

Notre évaluation

Slack

La solution en quelques mots

Slack est une plateforme de productivité hautement conversationnelle conçue pour les opérationnels, elle permet de communiquer en équipe et en temps réel à travers des canaux de discussion organisés par sujet. Les usages phares, initialement centrés autour de la productivité collective, se rapprochent désormais de la centralisation des flux applicatifs tiers. Slack devient un hub d’applications pour les équipes, qui accèdent ainsi aux informations remontées depuis leurs outils métiers directement dans un canal de conversation. Il est également possible d’effectuer des actions depuis Slack vers un outil externe bien souvent à l’aide de raccourcis claviers. Enfin, la plateforme propose l’une des meilleures expériences utilisateur du marché.
L’interopérabilité est aujourd’hui l’une des plus grandes forces de Slack. Son marché d’intégration est le plus fourni à ce jour, avec plusieurs centaines de bots et d’applications disponibles. Son API est également très bien documentée. Slack propose un prix public de 11,75 € / utilisateur / mois.

Nouveautés et Roadmap

Un événement historique a marqué le début de 2021 pour Slack. Salesforce a battu les records en effectuant le plus grand rachat d’application pour près de 30 milliards de dollars. L’ambition est de faire de Salesforce et de Slack un espace central de collaboration pour les équipes Sales, les partenaires et les centres de services.
Au cours de l’année et en phase avec la généralisation du travail en mode hybride, Slack a proposé de nouveaux modèles de communication, via des vidéos courtes. Clips de Slack permet ainsi d’enregistrer une vidéo courte, pour partager son écran, commenter ou expliquer un processus, un document ou encore pour poser une question à son équipe.
Aujourd’hui intégré dans la suite Salesforce, Slack Connect, permet d’ouvrir les espaces de travail aux externes et propose un point central de collaboration pour les équipes internes et externes à l’entreprise. Une possibilité primordiale pour améliorer la qualité et l’expérience de collaboration avec les partenaires et les clients.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser la Digital Workplace
Slack conçoit la Digital Workplace dans la messagerie d’équipe : un espace conversationnel d’équipe hautement configurable, qui amène un collectif à repenser sa manière de partager de l’information, se coordonner, articuler son processus métier. Les équipes et individus paramètrent leurs environnements en accord avec leur vision de la Digital Workplace. Cette approche nécessite une maturité à la fois digitale (configurer un environnement, mettre en place des intégrations, des bots…) mais surtout organisationnelle et culturelle (repenser la manière de collaborer).

Favoriser la collaboration en asynchrone avec les Clips
Surtout destiné aux équipes dispersées géographiquement (avec un décalage horaire par exemple), Clips devient le nouveau mode de communication entre les membres d’une équipe ou avec les partenaires externes. Plus claire et plus riche qu’un message court et moins coûteux (en terme de temps et de disponibilité) que les réunions, la communication vidéo permet aux équipes de s’informer, aux clients de partager leurs besoins et aux collaborateurs d’expliquer un processus de manière courte, efficace et parlante.

L’intégration à Salesforce : valoriser l’offre des deux outils
Le géant des outils CRM, Salesforce, a racheté Slack en mars dernier à 27,7 milliards de dollars. L’objectif de cette intégration semble être de pouvoir fournir un service de qualité aux clients, de fluidifier les processus internes et de les rendre plus collaboratifs et traçables ainsi que de sortir de tout email dans le cadre du travail avec les partenaires et les prestataires externes. Cette intégration renforce le positionnement des deux côtés. Slack couvre le trou fonctionnel existant au sein de Salesforce (espace conversationnel pour les équipes Sales) et Salesforce donne du sens à la capacité de Slack à agréger les différents services et applications au sein d’un espace unique d’équipe.

Notre évaluation

Twake

La solution en quelques mots

Twake est une messagerie d’équipe open source français, fondée il y a plus de 5 ans avec pour objectif de moderniser et centraliser la collaboration d’équipe dans un espace partagé avec les modules pour gérer les documents (drive partagé), les activités (outil de gestion de projet) et du temps (un calendrier).
Depuis 2017, Twake fait partie de la suite collaborative Linagora. Une suite qui cherche à remplacer Microsoft 365 au sein des grands groupes en misant sur la sécurité et la sobriété de leurs informations. Twake prend la place la plus im- portante au sein de la suite LinAgora, en tant que Digital Workplace agrégeant les autres applications de collaboration, à la manière de Slack ou Microsoft Teams qui sont des Digital Workplace de type messagerie d’équipe.
Avec 3 niveaux d’offre de 4€/u/mois à 10€/u/mois Twake est utilisé aujourd’hui par EDF, le Parlement Européen et la société de télécommunication MTS.

Nouveautés et Roadmap

Twake s’intègre progressivement au sein de la suite applicative de Linagora, le plan de développement de Twake est en phase avec toute la suite. Ayant his- toriquement disposé d’un drive propre pour enrichir la collaboration d’équipe, Twake cède le stockage documentaire à une intégration avec Linshare pour assurer le partage et stockage de documents volumineux. L’éditeur travaille sur le chiffrement de bout en bout de sa messagerie pour re- joindre le club des solutions OS très sécurisées comme Element.io, la solution utilisée par le gouvernement francais pour son service interne de messagerie appelé Tchap.
Les contenus et données personnelles enregistrées sont chiffrées.
Dans sa roadmap 2022, commune avec LinAgora, l’intégration avec un serveur de mail et calendrier pour plus d’interactions avec l’espace d’équipe sera un axe d’amélioration important.
L’innovation dans la communication est également l’une des promesse de Twake pour les prochains mois. Avec Linto, l’éditeur cherche à développer un bot conversationnel. L’idée est de proposer des contenus et des actions avec l’aide de l’ IA de manière vocale, notamment pour des usages d’accessibilité.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser la Digital Workpalce
De la même manière que Slack, Twake invite ses utilisateurs à travailler dans une messagerie d’équipe : la conversation est au centre des échanges et s’y intègrent les autres flux et applications (Drive, Kanban, Mail, Visioconférence et bureautique).

Mise en valeur des outils Open-Source
Tout comme GoFAST, Wimi et les autres outils open-source français, Twake et LinAgora ont pour objectif de mettre en valeur plusieurs plateformes open-source pour proposer une interface intégrée et interopérable et faire face aux acteurs historiques du marché (Microsoft et Google). La messagerie d’équipe développé par Twake est accompagnée d’un espace de stockage documentaire, un module de partage des documents volumineux développé par LinAgora, un serveur de mail Apache James, un calendrier et un référentiel utilisateurs Open-source et un module de visioconférence de Linto.

Sécurité des données
Pour les organisations préoccupées par la sécurité des données, Twake propose une panoplie de modules dédiés : authentification multifacteur, système de SSO, hébergement des données sur les serveurs européens (OVH Cloud en particulier), cryptage des données et documents, possibilité d’un déploiement On-premise ou sur un cloud privé, etc. Sans compter la nature open-source de l’outil qui permet aux entreprises clients de garder un contrôle complet sur leurs données.

Notre évaluation

Whaller

La solution en quelques mots

Whaller est un réseau social d’entreprise français. L’outil est basé sur des communautés appelées “sphères’, indépendantes les unes des autres ou bien rassemblées sous une “organisation”.
La sécurité est la clé de voûte de l’outil. Le design et les fonctionnalités sont pensées pour assurer un contrôle de la diffusion de l’information, dont l’utilisateur est maître. Par défaut, tout est sécurisé, et les sphères sont “verrouillées” afin de garantir une “souveraineté numérique”. L’utilisateur peut ensuite choisir d’ouvrir son réseau.
Les sphères sont cloisonnées afin de laisser l’utilisateur maître des informations qu’il reçoit, et ainsi limiter l’infobésité (la saturation d’informations) et améliorer sa concentration et sa productivité.
Enfin, la personnalisation est poussée, tant en termes de patterns graphique, que pour la gestion des fonctionnalités additionnelles, et la gestion des autorisations. Les entités du groupe BPCE (Caisse d’épargne et Banque Populaire), Carrefour Market et bien d’autres groupes utilisent Whaller avec une offre à 3€/u/m pour collaborer.

Nouveautés et Roadmap

Comme prévu l’année dernière, l’éditeur a travaillé à simplifier son interface qui s’était complexifiée en même temps qu’elle s’était enrichie. La logique de Widgets est maintenant mise en avant plus clairement pour personnaliser chacune des Sphères selon ses usages propres.
Au delà de ça, Whaller a également continuer à développer l’aspect messagerie d’équipe de son produit, avec une meilleurs gestion des documents (historique des versions, dossiers verrouillés, etc.) ou la possibilité de faire des audiosphères (une réunion en ligne uniquement en audio) pour se retrouver rapidement et simplement en équipe.
Aujourd’hui, l’éditeur met particulièrement l’accent sur la cyber sécurité et la certification SecNumCloud qu’il considère indispensable pour proposer une alternative viable à M365 sur le plan de la collaboration.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser la Digital Workpalce
Whaller se positionne aujourd’hui clairement comme concurrent à Microsoft 365 ou Google Workspace sur les aspects de collaboration d’équipe. Si le produit pouvait auparavant faire penser à un réseau social de communication, il est clair aujourd’hui que l’éditeur s’est désormais tourné sur des usages de productivité et de partage opérationnel.

Frontline workers
La solution propose des sphères publiques qui permettent à accès simple sans identification, et il est également possible de se connecter via un login/ mdp Whaller qui saura gérer plusieurs sources d’authentification. À noter que Whaller travaille depuis plusieurs années avec des associations ou des collectivités souvent éclatées géographiquement et qui ont justement un besoin important de connexions locales simplifiées.

Travail hybride
Sur le sujet, l’éditeur propose l’essentiel de ce qu’on peut attendre d’une messagerie d’équipe (gestion centralisée des documents, agendas partagés, etc.), mais on peut noter une idée particulière notable : les audiosphères. Cette fonctionnalité permet aux participants d’une sphère de se connecter en vocal dans un environnement ouvert à tous. On peut ainsi recréer une ambiance partagée, sans avoir à rester connecté en vidéo.

Certifié SecNum Cloud
La certification SecNum Cloud à venir en 2022, confirmera encore Whaller dans sa position historique autour de la collaboration sécurisée. Cela permettra notamment à l’éditeur de se rapprocher de Wimi sur le sujet et d’offrir une garantie forte aux clients concernés par le sujet.

Notre évaluation

Wimi

La solution en quelques mots

L’éditeur français Wimi, développe depuis 2010 un outil collaboratif du même nom, historiquement connu en tant que solution de gestion de projet et de travail collaboratif distribuée en SaaS. Aujourd’hui, Wimi se positionne sur- tout comme une suite applicative adressant la productivité et l’agilité des équipes, ayant pour objectif de remplacer Microsoft 365 et Google Workspace au sein des organisations européennes.
La solution est centrée autour des usages de collaboration en équipe sous forme de projets et espaces de travail. L’outil met notamment en scène des tâches type kanban, des fils d’actualités et de discussions, de la gestion documentaire d’équipe ou personnelle avec un “Wimi drive”, des calendriers partagés, messagerie instantanée (chat) et de la visio conférence avec partage d’écran.
Wimi compte plus de 350k utilisateurs dans le secteur public (notamment le ministère de la Justice, l’Assemblée Nationale ou l’INRA) ou privé (SNCF, Vinci, Total, …) avec un plan d’abonnement qui varie entre 3€/u/mois et 15€/u/ mois en fonction de configuration de l’espace.

Nouveautés et Roadmap

En 2021, Wimi propose une interface plus que jamais interopérable. Chaque espace de collaboration (espace d’équipe) inclut un fil de discussion (en équipe ou message privé), outil de visioconférence (réunions ou salles en libre service), un module de gestion de documents, un module de gestion d’activités et un agenda partagé.
Pour les mois à venir, l’éditeur proposera plus de fonctionnalités et d’intégrations. Afin de proposer une meilleure alternative à Microsoft 365, Wimi travaillera notamment sur l’intégration d’un serveur mail qui sera connecté aux tâches d’équipe et aux documents. En plus, un bot pourra aider les utilisateurs à s’informer des activités qui leur sont attribuées, les documents sur lesquels ils sont mentionnés et d’autres informations qui les concernent.
Pour favoriser une communication plus transverse et plus directe, les communautés de Wimi seront équipées d’un module de live event et la possibilité d’enregistrement des vidéos courtes (avec Loom).

Les points clés de la solution

Angle pour adresser la Digital Workpalce
Wimi vise les organisations qui souhaitent moderniser et sécuriser leurs espaces de collaboration, dans une offre packagée et intégrée. La communication d’entreprise se fait dans des communautés transverses et non pas dans un portail de communication. Toutefois, les fonctionnalités de communication à large échelle (live event, diffusion de vidéos, …) sont présentes ou seront intégrées dans les prochains mois.

Wimi mise sur la sécurité sécurité des données
Première interface française ayant lancé la démarche de certification SecNum Cloud, Wimi mise sur la sécurité des données pour se différencier de la concurrence. Une authentification multi-facteur (avec un numéro personnel ou le scan d’un QR Code) renforce cette sécurité. Cette connexion sécurisée inclut toutes les briques de la suite avec un module SSO SAML.

Une panoplie d’applications open-source tierces et et celles développées par Wimi
En développant des partenariats et des intégrations avec les interfaces open- source du marché collaboratif, Wimi cherche à proposer une souveraineté totale des informations et données aux clients. OnlyOffice pour la bureautique, Wimi Airtime sur Jitsi pour la visioconférence et les réunions en ligne, un drive développé par Wimi, un outil de Kanban et solution de partage des documents de type WeTransfer par Wimi.

Certifié SecNum Cloud
Une certification à venir en T2-2022, fera surement de Wimi un acteur incontournable de la collaboration sécurisée. Cette certification évaluera la sécurité des données sous différents angles : organisation et gestion des risques, sécurité des accès et les ressources humaines, le suivi et l’engagement sur la sécurité, les process et l’hébergement des données.

Notre évaluation

EDITION 2022

Etat de l'art de la transformation interne des organisations

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