L'analyse détaillée de 46 solutions

Digital Workplace
Compagnons de productivité
Messageries d’équipe
Outils à usages sociaux et transversaux
Management visuel

Positionnement
des outils

En 2022, comme chaque année, nous avons analysé les solutions du marché qui soutiennent le “Travailler autrement” selon une grille de 130 cas d’usages liés à la construction d’une Digitale Workplace, en testant les outils et en rencontrant les éditeurs lors des entretiens dédiés.

Cette analyse nous permet de positionner les différents acteurs selon la richesse de leur proposition de valeur et la qualité d’expérience utilisateur qu’ils offrent.

Retrouvez également pour chacun d’entre eux les éléments remarquables de leur stratégie actuelle et un résumé de leurs nouveautés 2022 et roadmap 2023.

Beekast

La solution en quelques mots

Beekast est une plateforme web française permettant la gestion et l’animation de réunions, d’évènements et de formations. Sa proposition de valeur porte sur l’efficacité en réunion, avec des fonctionnalités avancées (partage de messages et modération, brainstorming, matrices, sondage, quiz, selfie wall…) et des intégrations avec des outils de visioconférences (Teams, Google Meet, Webex Zoom, etc).
Avec une prise en main rapide, Beekast propose de réaliser des sessions interactives, de communiquer de manière descendante ou d’organiser le travail d’équipe (liste de tâches, prises de décisions, actions à venir) pour ensuite générer des comptes rendus de réunions.
Beekast est présent chez Orange, Ratp, Isagri groupe et d’autres références clients en France avec un modèle de licence par tenant (79€/host/mois).

Nouveautés et Roadmap

Beekast promet une nouvelle version en 2023 qui se veut plus simple, plus intuitive et plus moderne.

Les points clés de la solution

Approche pour le Management visuel
Beekast vise à améliorer l’expérience des événements et des réunions en proposant une démarche bout-en-bout, qui va de la gestion des inscrits à la réalisation du compte rendu. Pour une réunion collaborative, un espace documentaire commun permet aux équipes de préparer et centraliser les supports à utiliser (présentation, notes de réunion, activités, etc.). Pour l’animation d’un événement, il est possible de consulter la liste des participants en amont, de définir les différents rôles (animateur, participants) pendant l’événement et de gérer les résultats en aval (évaluation d’activités, interactions, questions, etc.).

Travail hybride
En enrichissant les réunions à distance, Beekast est par nature un outil qui trouve sa place dans une organisation hybride. Le format de la visioconférence est ainsi plus profonde, que ce soit pour partager de l’information lors d’une formation ou pour co-construire un contenu lors d’un atelier.

Notre évaluation

iObeya

La solution en quelques mots

iObeya propose un ensemble de fonctionnalités, applications, templates et méthodes qui répondent à un panel large d’usages en matière de management visuel (Boards, Kanban, Planning, process). Les salles virtuelles permettent à l’utilisateur d’agréger et contextualiser tout type d’information et d’y collaborer avec son équipe. Le périmètre fonctionnel de la plateforme varie du traitement de données à l’animation des réunions collaboratives.
iObeya se positionne comme une “suite applicative” de management visuel avec des intégrations avancées (API disponible avec une licence) aux autres environnements numériques (Teams Drives, Google Drives, etc). Les intégrations avec les outils de management de projet, notamment Jira, font d’iObeya un vrai support de management agile qui augmente la visibilité de tout type de processus à travers des tableaux Kanban et les sous-tableaux dédiés à chaque sous-équipes. La plateforme est disponible en cloud ou on-premise et est destinée aux grandes organisations (Airbus, Orano, AXA, PSA, etc).
Avec une expérience utilisateur à la pointe du marché, iObeya a pour objectif d’amener les équipes à travailler de manière plus agile et plus transparente. Les entreprises intéressées devront contacter l’éditeur pour avoir un devis.

Nouveautés et Roadmap

iObeya a été classée dans le top 30 des entreprises les plus influentes en 2022 par The Silicon Review.
Sur son produit, iObeya a mis à disposition de ses clients la version cloud 4.14 qui comporte plusieurs nouveautés. L’intégration avec Jira 9 en est un exemple pour profiter des nouveautés de la dernière version de Jira.
En parallèle, et afin de faciliter la création et customisation des boards, des nouveaux templates de boards sont désormais disponibles.
L’ensemble des fonctionnalités existantes et les nouveautés listées ci-dessus font de Lucid un concurrent sérieux des best players des tableaux blancs collaboratifs.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le management visuel
iObeya est une suite généraliste qui vise à couvrir tous les usages du management visuel. L’outil est conçu pour les méthodologies et les rituels agiles (SAFe, KanBan, Lean, etc). Les templates modifiables permettent aux utilisateurs de configurer l’environnement en fonction de leurs besoins en matière de méthodologie, outils associés et contextes métiers.
La plateforme s’adresse aux équipes matures et à l’aise avec les pratiques agiles et les outils digitaux. Un accompagnement est nécessaire pour exploiter le potentiel de l’outil.
La plateforme d’iObeya peut prendre plusieurs formes en fonction de ce que l’équipe cherche en faire :

Usage d’équipe : Favoriser l’agilité à l’échelle
Cet usage est couvert souvent par des outils de gestion de projet (Jira, Trello, MS Planner, Clickup, …). En revanche, lorsqu’on centralise tout le travail de l’équipe dans une interface, l’intégration de ces outils tiers prend l’importance pour développer l’agilité des équipes à l’échelle. Afin de favoriser cette agilité à l’échelle, iObeya propose une interopérabilité complète avec Jira, par exemple. Les éléments (tâches, cartes, descriptions) de Jira sont synchronisés avec les bords iObeya qui permet aux manager et aux gestionnaires de projets interreliés d’avoir une vue 360 de ce qui se passe dans tous ces projets.

Usage en réunion : Salles multi-bords
L’un des usages des tableaux blancs numériques à notre disposition est de virtualiser nos salles de réunions avec les mêmes possibilités et fonctionnement : discussion sur chacun des sujets, thématiser ces discussions, avoir un espace propre à chaque sujet, … . iObeya permet de créer des salles (thématique) et y ajouter différents sujets (bords) pour les distinguer et également centraliser les contenus dans un seul endroit.

Usage industriel : Suivi des indicateurs et KPI
iObeya pense également à l’origine du management visuel : les centres industriels. Pour rendre visible les indicateurs et informations clés de ces milieux, iObeya propose un module spécifique SQCDP et ces KPI et indicateurs dédiés, tout en gardant la possibilité d’y ajouter des indicateurs personnalisés.

Notre évaluation

Klaxoon

La solution en quelques mots

Klaxoon est un ensemble d’outils d’animation de réunions et de sessions collaboratives. organisés autour de la notion de “Workshop”.
Avec son “Board Hybrid”, Klaxoon met à disposition des utilisateurs un tableau blanc collaboratif qui permet l’animation de réunions ou d’inteliers interactifs. La fonctionnalité “Live” embarque une visioconférence directement à l’intérieur de l’outil
L’offre “Workshop Platform” adresse quant à elle l’ensemble des usages autour d’un atelier ou d’un processus collaboratif. En plus du board hybrid, des “Mémos” permettent de préparer en amont et de partager des contenus en aval des ateliers. La richesse des formats proposés permet ainsi de structurer le travail d’équipe dans le temps pour en assurer le suivi.
L’outil apporte un complément aux messageries d’équipe de type Teams et Slack pour les usages avancés autour de la réunion. Klaxoon s’interface avec Teams via l’ajout d’un onglet (encapsulation) sans pour autant s’articuler avec les conversations.
Klaxoon compte aujourd’hui les grands groupes, notamment Crédit Agricole, Saint Gobain, GRDF parmi ses clients.

Nouveautés et Roadmap

Klaxoon dévoile sa nouvelle offre “Klaxoon Professional Services”. Démarré en tant qu’un éditeur de logiciels collaboratifs, Klaxoon est désormais un organisme de formation, certifié Qualiopi, visant à non seulement la modernisation des outils mais aussi l’accompagnement de ses clients dans l’adoption des nouvelles pratiques de collaboration, plus visuelles, agiles et efficaces. Le ticket d’entrée pour profiter de cette offre est un compte Enterprise.
Depuis 2 ans, Klaxoon met en avant sa volonté de proposer une interface multicanale. L’éditeur a pour objectif d’inclure toutes les populations dans l’utilisation de son outil avec une interface web, un accès depuis un smartphone et son device MeetingBoard. Ce dernier permet à n’importe quel utilisateur de lancer une session ou une réunion collaborative sans même avoir un compte individuel, un accès internet ou même une salle de réunion fixe !
A part son offre technologique, l’entreprise Klaxoon a suivi sa croissance en ouvrant son siège en Amérique du Nord, à Boston, et élargi son périmètre à l’international, plus que les années précédentes.

Les points clés de la solution

Faciliter les échanges en workshop
Historiquement positionné sur l’enrichissement de l’expérience des réunions traditionnelles avec le digital, Klaxoon augmente la participation des réunions en ligne et se positionne désormais comme support de management visuel persistant au-delà de la durée de la réunion. L’objectif pour Klaxoon est d’augmenter l’efficacité des réunions et ateliers, de faciliter la prise de parole au sein des petites équipes et de fluidifier la collaboration. Avec une mise en main facile et les templates à disposition des utilisateurs, Klaxoon aide les équipes à s’approprier des nouvelles pratiques de travail. L’éditeur se démarque de ses concurrents grâce à son univers attirant, ses contenus pédagogiques, l’expérience efficace pour les participants.

Outiller le travail hybride
L’offre Klaxoon permet d’outiller l’ensemble des temps autour d’un workshop. La préparation et la consolidation des échanges peuvent se faire grâce aux Mémos (CR, quiz, sondages, accessibles notamment par mail), et l’atelier peut être animé via le live Klaxoon, qui permet ainsi de ne pas avoir à démultiplier les écrans et onglets web pour accéder au board, à la visioconférence et aux partages d’écran.

Pour les frontlines
La solution est accessible sur tout type d’écran, notamment les écrans tactiles Meetingboard de l’éditeur. Ainsi, les utilisateurs n’ont pas besoin d’un compte nominatif pour accéder aux boards Klaxoon, il leur suffit d’y accéder via les interfaces mises à disposition sur le terrain.

Le numérique responsable
L’éditeur vante la sobriété de sa solution, notamment sur la partie visioconférence qui se veut moins énergivore du fait de sa taille secondaire par rapport aux contenus du board affiché. Mais comme beaucoup d’outils collaboratifs, c’est essentiellement en facilitant le travail à distance et en centralisant l’information que Klaxoon peut outiller le numérique responsable.

Notre évaluation

Lucid

La solution en quelques mots

laboration visuelle. De la collaboration visuelle et asynchrone dans un espace partagé, à l’animation de réunions à distance ou hybrides, de la modélisation des processus à la conception de l’architecture IT et Cloud, la suite Lucid couvre un périmètre large d’usages.
Lucid aide les équipe à brainstormer, partager de l’information mais aussi à transformer les données en action. La suite inclut plusieurs offres pour plusieurs cas de figure : Lucidspark est un tableau blanc digital pour renforcer l’animation d’une équipe. Lucidchart pour modéliser les processus complexe et les flowcharts. Lucidscale pour concevoir et modéliser l’architecture Cloud d’un système d’information.
Avec un modèle de pricing par outil (chaque module peut être installé séparément), Lucid a convaincu beaucoup d’organisations clientes (environ 3 millions d’utilisateurs) notamment McKesson, Sephora, Google, Accenture ou Amazon.

Nouveautés et Roadmap

L’éditeur a annoncé plusieurs nouveautés de ses produits en 2022. En Mars, Lucid a ouvert un nouveau siège en Amérique du Nord. En Avril, changement de CEO, et ensuite l’arrivée des nouvelles fonctionnalités et surtout des intégrations avec le reste de l’environnement de travail des utilisateurs.
Lucid a renforcé ses intégrations avec la suite Atlassian, Confluence et Jira, afin d’apporter de la collaboration visuelle au sein des wikis de Confluence et les workflow de Jira.
L’éditeur a annoncé également une nouvelle application de LucidChart, compatible avec WebEx, afin d’améliorer les visioconférences portées par Cisco. En plus, pour faciliter le travail asynchrone sous formes des vidéos et sauvegarde d’écran, une intégration avec Loom a été développé.
L’intégration avec les messageries d’équipe et les outils de service support est la dernière avancée majeure de Lucid en 2022. Slack, ServiceNow, etc sont désormais intégrés au sein de Lucid.

Les points clés de la solution

L’angle pour adresser le management visuel
Lucid propose un ensemble d’outils et de fonctionnalités dans une suite riche. L’interface permet de structurer une arborescence de documents (boards Lucid) par projet, par équipe ou par espace de travail de l’entreprise. En termes de fonctionnalités, Lucid est conçu à la fois pour animer une équipe ou une réunion collaborative (vote, breakout rooms, timer, sondage, chat, questions) mais également pour donner la visibilité sur une information de manière communicative (présentation, diapositives, …)

Intégration avec Microsoft, Zoom, Google
Lucid est interopérable avec la plupart des leaders de visioconférence. Dans Microsoft Teams, Lucid propose par exemple une intégration à l’intérieur de la réunion, le board est modifiable directement depuis la réunion. Au sein de Slack et Zoom également, Lucid est intégré pour améliorer l’expérience des réunions.

Intégration avec les bases de données (excel, Google Sheets), les outils de gestion d’équipe et RH
L’un des avantages de Lucid est sa possibilité d’interagir avec les bases de données. Les liens des différentes phase d’un processus ou le diagramme organisationnel peuvent être modélisés dans Lucidchart. Avec une vue synchronisée, chaque modification s’enregistre dans les deux bases (base de données et Lucid).
De plus, pour les usages collaboratifs, Lucid a la capacité de s’intégrer avec les outils de gestion projet (Jira, Confluence) pour alimenter l’espace d’animation d’équipe avec les tâches, les documents et le contenu de projet.
Les objets partagés sur Lucidspark (post-its, textes, …) peuvent être transformés en éléments de base de données pour une manipulation plus structurée.

Notre évaluation

Miro

La solution en quelques mots

Fondée en 2011, Miro est une société américaine éditant un produit de tableau blanc qui s’est enrichi de fonctionnalités de collaboration au fil des années. Largement répandu, Miro est devenu le compagnon indispensable de bon nombre d’équipes travaillant en mode distribué, pour stimuler la contribution, assurer la visibilité des informations et les processus. Miro est conçu pour faire vivre le contenu pendant et entre deux réunions collaboratives. L’espace de travail des participants d’un atelier devient un espace de référence qui s’enrichit au fil du temps de tout type de contenu (liens, vidéos, texte, planning, Kanban, etc). L’outil propose une expérience utilisateur dans les standards du marché et une large capacité d’adaptation aux différentes méthodologies.
L’outil est utilisé au sein de Cisco, Accenture, EY, Deloitte et d’autres grands groupes internationaux. L’entreprise, qui rassemble aujourd’hui 500 collaborateurs répartis à l’international, a profité de deux levées de fonds en 2018 et 2020 (pour un total de 75M€) pour renforcer son positionnement en tant qu’acteur de référence. L’offre Business est disponible à 16$/u/m pour les équipes.

Nouveautés et Roadmap

En 2022 Miro a avancé sur ses intégration avec le reste du marche notamment la possibilité de convertir les cartes Miro en tickets Jira pour en faire des tâches spécifiques.
Afin de faciliter la construction et la préparation des board, une nouvelle application «Google Images» permet une recherche facilitée directement depuis l’outil.
Le mode de présentation Breakout Board a été lancé afin de thématiser les échanges et la collaboration sur le même board.
Lancement de Talktrack en version bêta qui permet de créer des visites guidées vidéo et/ou audio des tableaux Miro, une des particularité est que la vidéo est superposée à un tableau Miro.

Les points clés de la solution

L’angle pour adresser le management visuel
Miro permet aux équipes de modéliser et digitaliser tout type d’activité et processus puisqu’il s’agit d’un tableau blanc collaboratif qui peut remplacer les ateliers de ”decision making” , “brainstorming” ou bien les réunions de travail en équipe. L’objectif de Miro est de fluidifier la collaboration et le partage avec une prise en main rapide et simple. Le board Miro est complètement intégré aux canaux Microsoft Teams (remontée des notifications, les mentions et les commentaires provenant de Miro) et accessible depuis Google Workspace.

Un socle de collaboration d’équipe : arborescence des boards, conversations et visioconférence
Miro n’est pas seulement un tableau blanc digital pour animer un réunion ou une session de créativité. L’interface est censée héberger tout le travail de l’équipe, conçu en fonction de ses besoins. Si un board Miro propose un espace libre à configurer, la page d’accueil de la plateforme est structurée en projets, équipes et thématiques. L’utilisateur a donc à sa disposition un espace de collaboration structuré, une panoplie de fonctionnalités de collaboration (créativité, gestion des activités avec les tableau Kanban, visioconférence, conversation instantanée, commentaire, reaction, intégration des documents Microsoft et Google, …).

Intégration avec Webex, Zoom, Google Workspace et Microsoft 365
On peut s’adresser à Miro comme un espace de collaboration socle, mais également comme un outil complémentaire qui s’ajoute aux autres environnement de collaboration ou aux outils de visioconférence pour enrichir ces derniers. Les articulations avec les outils de visioconférence permettent aux utilisateurs de ces interfaces d’accéder facilement aux boards déjà existants ou d’en créer de manière spontanée (dans la réunion Teams, Webex ou Zoom ou depuis Google Agenda) pour les usages plus ponctuels.

Actions riches d’animation de réunion
Miro reste également l’une des interfaces les plus riches en matière de fonctionnalités d’animation. Les sessions de votes, fonctionnalités de présentation, les réactions sociales, les discussions en live, l’intégration et la collaboration en live sur les documents en font parties.

Notre évaluation

Mural

La solution en quelques mots

Mural est un tableau blanc digital pour concevoir et animer un processus, des ateliers collaboratifs ou des sessions d’intelligence collective (roadmap produit, brainstorming, collaboration synchrone et visuelle). L’outil cherche à faciliter la collaboration synchrone tout en proposant une expérience standard. Mural propose des fonctionnalités de vote d’idées, des vues synchronisées, de création de sommaire pour une navigation facile entre les activités, de chat et d’appels vocaux, pour permettre aux équipes de gagner en efficacité et en temps lors des réunions collaboratives.
Une intégration avec les bibliothèques en ligne de documents (OneDrive, Google Drive, Dropbox) permet aux utilisateurs de centraliser leurs contenus dans un espace commun de collaboration. Plus de 100 templates sont disponibles pour modéliser un processus en fonction du besoin de chaque équipe. Une intégration basique à Teams permet de travailler directement depuis Teams avec son board Mural.
Sur le marché, Mural est présent chez les géants du digital (IBM, Pearson ,Github) à un coût standard de 20$/u/m.

Nouveautés et Roadmap

Mural sera désormais disponible en version application Android. L’éditeur annonce également un partenariat avec Microsoft afin d’intégrer Outlook et Office, ainsi qu’une intégration de Microsoft Azure DevOps.

Les points clés de la solution

L’angle pour adresser le management visuel
Mural s’adresse aux équipes matures qui souhaitent visualiser un processus ou dématérialiser leurs sessions collaboratives. L’objectif pour l’équipe est de disposer d’un espace de référence pour centraliser les idées, les décisions et les processus. L’équipe a la possibilité de configurer son espace en fonction de sa méthodologie de collaboration utilisée à travers des templates (Kanban, Planning, mind mapping, etc.)

Salles privées et publiques
L’interface est conçue sous forme de salles (privées ou publiques). Les salles publiques permettent de construire un espace de travail d’équipe avec des tableaux blancs. Complétant cela, les salles privées propose une sécurité plus aboutie et plus de contrôle sur l’espace de travail, les membres, les contenus et les informations partagées. L’accès des partenaires externes et les utilisateurs sans compte dépend alors des droits qui leur ont été attribués par l’administrateur de l’espace.

Intégration à Teams : dans les canaux ou les réunions
Mural propose une intégration forte à Microsoft Teams. En fonction de son usage, l’utilisateur est en mesure d’ajouter un tableau blanc de Mural dans son espace Teams. Le tableau s’ajoute à un canal Teams et donne un accès direct (consulter et modifier) depuis l’espace Teams.
Pour un usage en réunion, Mural facilite le flux de travail et la conversation en s’intégrant aux réunions Teams. Un board Mural peut être ajouté à une invitation ainsi qu’être ouvert et partagé directement dans l’interface de visioconférence.

Rôle de facilitateur
L’administrateur d’un board peut attribuer un rôle de facilitateur à une personne tierce ou à lui-même. Un facilitateur a alors des capacités d’animation avancées : prendre contrôle du board, mettre en avant son activité sur le board pour les participants, montrer ou ne pas montrer l’activité des autres utilisateurs, etc. Cette fonctionnalité aide les animateurs à faire des ateliers des sessions de productivité structurée et contrôlée.

Notre évaluation

Wisembly

La solution en quelques mots

Wisembly est un outil français de gestion et d’animation d’événement né en 2010. Initialement, l’outil a été conçu pour faciliter les échanges (interactions, idées, notes, etc) lors des réunions et des séminaires.
Mais en plus de ce positionnement historique, Wisembly propose aujourd’hui des fonctionnalités plus riches d’animation des grands événements. Son périmètre d’usages va de la préparation en amont (collecte d’idées, gestion des inscrits, préparer la présentation), à l’animation (Interactions, vote, j’aime, commentaires, Q&A). Chaque événement dispose d’un espace dédié (Wiz) qui rassemble tous les supports et les informations liés à l’événement.
En fonction de l’usage de chaque entreprise (simultanéité des événements, gestion des replays, espace de stockage des données, nombre des participants) différentes offres sont disponibles, de 75€/admin/m à 375€/admin/m.

Nouveautés et Roadmap

Wisembly rejoint Mediactive Events, filiale de Mediactive Group, une plateforme digitale permettant d’organiser et d’animer des événements d’entreprise, afin de proposer une offre de services et de solutions.

Les points clés de la solution

Wisembly comme outil de management visuel
Wisembly cherche à rendre les événements plus interactifs. L’outil est utilisé pour gérer un événement classique ou hybride (avec une partie des participants à distance).
Un outil de reporting est à disposition des animateurs pour analyser les interactions réalisées lors de l’événement (le nombre des votes, commentaires, j’aime, questions par pays, par entité, etc.).
Afin d’exploiter tout le potentiel de l’outil, les équipes doivent d’abord s’organiser pour identifier les différents rôles (animateur, préparateur, participant).
Dans de rares cas, l’outil peut également être utilisé dans une réunion collaborative, notamment pour des sessions de brainstorming, au sein des petites équipes.

Gestion des participants et des inscrits
A travers les données collectées avant et pendant l’événement hébergé par Wisembly, l’administrateur aura accès aux statistiques d’utilisation et de présence des participants, leurs interactions sociales et collaboratives. Il est également possible de générer un compte rendu automatique de la session. Ces rapports sont ensuite exportables en excel ou sous format pdf.

Collecter en live l’avis des participants
Avec un module de sondage fort, les administrateurs ont la capacité de collecter les avis des participants suite à une présentation et mesurer leur niveau d’adhésion. Cela permettra aux présentateurs de rebondir sur les sujets importants et d’obtenir immédiatement un feedback détaillé sur les éléments présentés.

Notre évaluation

EDITION 2023

Etat de l'art de la transformation interne des organisations

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