L'analyse détaillée de 46 solutions

Digital Workplace
Compagnons de productivité
Messageries d’équipe
Outils à usages sociaux et transversaux
Management visuel

Positionnement
des outils

En 2022, comme chaque année, nous avons analysé les solutions du marché qui soutiennent le “Travailler autrement” selon une grille de 130 cas d’usages liés à la construction d’une Digitale Workplace, en testant les outils et en rencontrant les éditeurs lors des entretiens dédiés.


Cette analyse nous permet de positionner les différents acteurs selon la richesse de leur proposition de valeur et la qualité d’expérience utilisateur qu’ils offrent.


Retrouvez également pour chacun d’entre eux les éléments remarquables de leur stratégie actuelle et un résumé de leurs nouveautés 2022 et roadmap 2023.

Airtable

La solution en quelques mots

Airtable se présente comme une plateforme no-code de création d’applications métiers (généralement management de projet) depuis 2013. L’outil conçu par Airtable permet de gérer des activités d’un processus sous forme d’une base de données collaborative et compatible avec tout type de données (chiffres, textes, images, url, codes barres, check-list…). L’utilisateur dispose de filtres et de vues variés afin d’organiser le travail en fonction de son besoin (Kanban, Timeline, etc.). Airtable permet aux équipes de gagner en transparence en échangeant en temps réel autour des différentes tâches (cartes). Il est toutefois possible pour les équipes d’automatiser les actions pour gagner en temps et en efficacité.
Les intégrations avec les outils collaboratifs sont possibles de manière native et aussi à l’aide des orchestrateurs (Zapier, Power Automate, etc.). Une application mobile permet de consulter ses tâches, y compris en mobilité.
En plus d’une offre gratuite, une offre Plus à 10$/u/m (utilisation limitée des bases de données) et une offre Pro à 20$/u/m sont disponibles. Airtable est peu connu en France et revendique 200k clients dans des secteurs d’activité différents (Expédia, Time, Mediul, Netflix…).

Nouveautés et Roadmap

Cette année, on observe un changement organisationnel chez Airtable qui réduit son nombre d’employés de 254 personnes et passe d’une plateforme dédiée à tout type d’entreprise à une plateforme qui se spécialise dans l’accompagnement des grands groupes.
Airtable en profite pour mettre à jour une suite de nouvelles fonctionnalités, Airtable connected apps platform, qui permettent aux équipes de créer des applications à partir de données partagées en temps réel. Les équipes peuvent personnaliser les applications non seulement intuitives, mais aussi puissantes pour briser les silos de données dans les organisations.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
L’approche de Airtable est la gestion des données de manière collaboratives. Airtable a la capacité de gérer un volume important d’informations (de tout type) dans une base de données, avec une interface aussi simple qu’un tableau interactif. L’outil peut facilement être utilisé pour suivre les activités d’un projet, d’un processus. A chacun de configurer son tableau de suivi.

Interface No-code
Airtable se positionne également en tant qu’une interface No-Code de développement des workflows et des automatisations. L’objectif d’un tel outil est d’optimiser l’effort et automatiser les tâches répétitives et fluidifier le flux de travail dans un espace visuel et riche.

Customiser son espace de travail
comme des espaces de collaboration structurés, Airtable permet, en plus, aux utilisateurs de customiser cet espace en y ajoutant des modules personnalisés, dans des cartes, dans des tableaux de données, …

Un espace unique pour toutes les sources de données
Airtable a la capacité d’agréger les différentes sources de données, provenant des applications différentes : Microsoft 365 et Outlook Agenda, Google Workspace, Zendesk, Github, Jira, Salesforce, …. Cet espace central pour tout type d’information facilite leur gestion et visibilité dans un seul endroit.

Notre évaluation

Asana

La solution en quelques mots

Asana est un compagnon de productivité créé en 2008 par Dustin Moskovitz, l’un des co-fondateurs de Facebook. La promesse de l’éditeur est de permettre aux équipes métiers de quitter la collaboration tout email ou bien qu’autour des documents au profit d’espaces articulés autour de tâches, en se connectant avec de multiples sources de contenus.
L’interface est un des standards du marché. Les utilisateurs coordonnent les différentes actions à accomplir pour mener à bien leurs projets. L’application s’organise en équipes, dans lesquelles sont créés des projets contenant des listes de tâches assignées aux membres de l’équipe. Différents modes d’affichages sont possibles, suivant les préférences et le besoin de l’équipe (liste, gantt, kanban…).
Les fonctionnalités présentes au sein d’Asana visent à faire gagner les utilisateurs en efficacité (Focus Mode, ajout de tâches depuis les environnements de conversations, etc.) et automatiser les tâches à faible valeur ajoutée (speech to text).
Asana est utilisé au sein des grands groupes français (Renault, Airbus, LVMH, AirfranceKLM, etc) et internationaux (Google, Facebook, Daimler, Tweeter, etc). En fonction d’usage des équipes, deux modèles d’offre sont envisageables : l’offre Premium à 10,99$/u/m et l’offre Business à 24,99$/u/m.

Nouveautés et Roadmap

Asana présente de nouvelles fonctionnalités, notamment ,le suivi des objectifs grâce aux rapports Asana, la possibilité de créer des graphiques dans les rapports et la visualisation de la progression des objectifs au sein de l’entreprise, le partage de la progression en temps réel et la définition des priorités de la semaine.
Asana va également ajouter une fonction de suivi du temps pour ses clients Business et Entreprise. La fonction de suivi du temps va permettre d’estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche, ainsi que d’enregistrer le temps réel passé. Ces données temporelles ont pour but d’aider à éclairer les décisions concernant la charge de travail et les ressources, fournir de meilleures informations pour les estimations en temps réel sur l’avancement du projet et peuvent être essentielles pour les prévisions et la budgétisation.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Défendant un positionnement “One Source of Truth”, Asana fait de ses connecteurs et articulations avec d’autres environnements le coeur de sa stratégie. Les utilisateurs peuvent créer des tâches depuis de multiples sources (Teams, Zoom, Salesforce, JIRA, Gmail, Outlook) pour orchestrer les tâches dans Asana.
Asana a avant tout une vision collective de la productivité (donner de la visibilité sur les activités, les raccrocher à une démarche Objectives Key Results – OKR…), accompagnée de fonctionnalités individuelles clés (agenda, focus mode…).

Un pas vers une plateforme d’entreprise
Avec la MFA, l’intégration avec Splunk, la possibilité de diffuser des informations importantes (des annonces) à l’échelle, Asana vise une utilisation au niveau de l’entreprise et ne pas seulement pour les équipes. L’éditeur propose aujourd’hui plus de possibilités pour les administrateurs de l’interface pour sécuriser, contrôler et suivre les activités au sein de l’interface.

Aller au-delà des projets : Gérer les portefeuilles et suivre les objectifs de l’entreprise
Avec un nouveau module “Objectifs de l’entreprise”, accessible et visible depuis l’interface des utilisateurs, Asana cherche à élargir son périmètre d’utilisation, au-delà des projets d’équipe. Toutefois, une notion de “Portefeuille” rassemble plusieurs projets sous un espace unique et donne la possibilité aux managers de suivre les activités à la fois globales et propres à chaque sous projet.

Automatisation multi-règles
En phase avec les tendances du marché et les besoins des utilisateurs finaux, Asana propose des fonctionnalités avancées en termes d’automatisation et développement des workflow. Il est désormais possible d’utiliser une règle pour en déclencher une autre dans le cadre des processus plus complexes.

Notre évaluation

Aster

La solution en quelques mots

La promesse d’Aster est d’optimiser le temps passé en réunion, et plus
particulièrement les réunions récurrentes. L’éditeur souhaite fluidifier le partage d’informations avant, pendant et après les réunions. Cela afin de libérer du temps pour la productivité de l’équipe.
Avant la réunion, la solution permet de récolter les informations utiles et d’assurer un meilleur partage des objectifs et prérequis à avoir.
Pendant la réunion, l’application facilite la gestion du temps, le suivi des sujets à aborder et la prise de décision.
Enfin, après la réunion, la construction du compte-rendu est immédiate et le partage est simplifié.
La solution est distribuée en SaaS sur Azure. Il est aussi possible d’utiliser un serveur dédié OVH. Avec son système d’abonnement par organisateur à 30€ par mois Aster compte aujourd’hui USAF, SNCF, CAIB et quelques PME parmi ses clients.

Nouveautés et Roadmap

Pour la startup lyonnaise, l’année 2022 a été marquée par une levée de fonds de 3 millions d’euros auprès de OneRagtime. L’occasion pour l’éditeur d’accélérer sa croissance et améliorer la productivité en réunion. Aster capitalise sur son partenariat avec Microsoft pour être promu, vendu et intégré à Teams, en profitant de la force de frappe de l’éditeur (co-sell ready). Aster poursuit sa stratégie de développement à l’international.
Outre Microsoft, Aster s’articule avec Trello pour créer automatiquement des cartes associées aux tâches identifiées en réunion. Une intégration avec Google Chrome (pour rapatrier des notes du navigateur dans la discussion de la réunion) est proposée.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Aster est un compagnon de productivité des équipes et individus. En se focalisant sur l’une des sources de partage d’informations la plus utilisée aujourd’hui, les réunions, l’outil Aster a trouvé sa place dans le quotidien des utilisateurs.
Aster n’est pas positionné comme alternatif aux réunions. En revanche, en facilitant le partage et la consultation de l’information (partagée dans les réunions) il cherche à optimiser le temps passé dans les visioconférences (diminuer le temps nécessaire pour se synchroniser, préparer et partager un ordre du jour, …).

Alternative à OneNote et PowerPoint
Aster cherche à proposer une alternative à OneNote ou bien PowerPoint en mieux. La proposition d’Aster est plus intégrée à l’agenda Microsoft, synchronisée avec To do et Planner et mets en valeur (plus que son concurrent OneNote) l’usage d’un carnet de note avec les comptes rendus automatisés, la possibilité de suivre les réunions dans le temps, les lier entre-elles, etc.

Un pas vers les pratiques responsables
L’outil favorise une collaboration plus responsable, que ce soit pour soutenir la bien-être des collaborateurs (limiter les frustrations l’issue de manque d’informations) ou bien pour le travailler autrement en encourageant des nouvelles pratiques de travail (moins de sauvegarde de réunion, …). Une bonne utilisation d’Aster finira par envoyer moins de mail pour les CR, accéder aux informations centralisées tout au long d’un projet, éviter la saturation des espaces de stockage.
L’éditeur travaille pour l’année prochaine sur le calcul de l’impacte Carbone de ses usages.

Notre évaluation

Box

La solution en quelques mots

Box, l’outil américain de stockage de documents et de gestion de tâches, a été créé en 2005. Il est un concurrent direct de Dropbox, OneDrive et Google Drive. Cette plateforme simple à utiliser a convaincu plusieurs startups et grandes organisations grâce à une proposition de valeur : la sécurité des données et une forte intégration avec les acteurs du marché dont Google, Microsoft, Slack, Adobe, etc.
Pour les entreprises ou les équipes de projet qui cherchent à standardiser leurs outils de gestion documentaire, Box offre une expérience de travail élevée. L’automatisation des flux de travail au sein d’applications tierces renforce le positionnement et la proposition de valeur de Box.
Avec 3 types d’abonnement (de 13,5€/u/m à 31.5€/u/m) en fonction de la taille et les usages des équipes, Box compte des groupes internationaux parmi ces clients, ex. Astrazeneca, General Motors, etc.

Nouveautés et Roadmap

L’éditeur dévoile une nouveauté, Box Application Center, une plateforme qui regroupe plus de 1500 applications partenaires. Elle est accessible à tous les utilisateurs et offre des outils pour intégrer les données de Box.com avec d’autres applications et services en ligne.
Box dévoile également une nouvelle fonctionnalité appelée Box Canvas, un tableau blanc collaboratif pour centraliser tous types de contenus dans un seul espace Box.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Box cible les populations matures en termes d’utilisation du numérique au quotidien. L’éditeur offre une plus grande efficacité en proposant un espace de travail ouvert pour toutes les intégrations.
Box se concentre sur les équipes qui sont familiarisées avec les avantages du cloud mais qui sont préoccupées par la sécurité de leurs données. Avec le module Box KeySafe, le contenu est crypté de bout en bout pour garantir la sécurité des données. La véritable valeur ajoutée de la plateforme en termes de sécurité est la possibilité de choisir l’hébergement des données. Chaque administrateur a le pouvoir de choisir son serveur d’hébergement en fonction des politiques de sécurité des données de l’équipe ou de l’entreprise. Les centres de données sont situés au Canada, en Europe (Allemagne), en Asie (Japon et Singapour), Australie et aux États-Unis.

Workflows and validation des documents
En plus de sécurité, Box favorise l’efficacité avec une approche No-code. La signature électronique avec Box Sign permettant à tout utilisateur de se baser sur ce module mis à disposition par l’éditeur pour simplifier le processus autour du document. Box Sign vient également avec de nombreuses intégrations telle que Salesforce (e.g. envoyer un NDA à un partenaire depuis Salesforce).

Intégration avec les outils collaboratifs
Enfin, l’éditeur a mis l’accent sur les intégrations avec plus de 175 applications tierces et notamment Slack, Microsoft 365 et Zoom afin de centraliser toute information utile pour l’utilisateur, encourageant une collaboration fluide en cloud.

Notre évaluation

ClickUp

La solution en quelques mots

Plus qu’un simple outil de gestion des tâches, ClickUp soutient plusieurs cas de figure de collaboration d’équipe : des documents, des rappels, des objectifs, des calendriers et même une boîte de réception (agrégateur de mailboxs). Entièrement personnalisable, l’outil américain a pour l’objectif de remplacer la panoplie d’outils utilisés au quotidien par un utilisateur et centraliser toute information utile pour la collaboration d’équipe.
L’utilisateur dispose d’un environnement hautement configurable à tous les niveaux. Au niveau plateforme, l’interface peut être construite avec les environnements de travail isolés (Workspaces), et dans chaque Workspace on trouves des espaces (projets), des dossiers (canaux ou thématiques) et des dossiers sprint (liste de tâches avec une dimension gestion en mode agile).
Côté l’outil de management projet; l’utilisateur a également la possibilité de customiser chacune des tâches créées dans des projets avec des champs personnalisés. Un catalogue des champes à disposition peut inspirer les managers et les gestionnaires de projets à bien configurer son espace.
Avec un modèle d’abonnement par utilisateur et par personne ClickUp offre des plans adaptés aux besoins de chaque équipe : L’offre Unlimited à 5$/u/m, Business à 9€/u/m et Business Plus à 19€/u/m pour une utilisation avancée avec plus de personnes. ClickUp vise les PME et les petites entreprises qui souhaite impulser l’agilité à large échelle

Nouveautés et Roadmap

Clickup a récemment mis en place une Intégration avec Hubspot.
Au niveau des améliorations majeures des fonctionnalités déjà existantes, on peut citer la durée de sprint qui est désormais paramétrable, l’amélioration des intégrations avec Miro et Zapier et l’ajout des messages vocaux dans les commentaires. Ils ont également mis en place de nouveaux templates de réunion et d’événements :
Manager 1-on-1: un moyen facile pour les employés et les managers de prendre des notes et de capturer l’historique des discussions.
Meeting Minutes : un template pour résumer les réunions importantes qui permet de tout documenter des noms des participants aux éléments d’action.
Event Marketing : ce modèle permet la planification d’un grand événement, il inclut des fonctionnalités de suivi et de calendrier.
Large Event Planning : un template pour les événements de grande ampleur qui ne peuvent être planifié par le précédent template.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Sans faire un focus sur ses spécificités, ClickUp est avant tout un outil de collaboration visuelle, simple à utiliser et épuré. En phase avec son approche “visuelle”, l’outil propose un module tableau blanc digital pour épauler les équipes dans leurs démarches d’idéation, brainstorming et animation d’équipe.
La stratégie de l’outil est donc simple : agréger tous types d’information dans un espace unique pour que l’utilisateur puisse y contribuer sans naviguer dans des différentes applications. Avec une structure logique et claire, l’utilisateur a accès aux différents contextes (interne, externe, public, privé) et sujets de collaboration (par projet).

Automatisations
Pour aller encore plus loin dans les usages, l’éditeur propose des automatisations des tâches répétitives (suppression d’une carte, envoi d’une notification ou un mail, déplacement d’une carte, attribution automatique, …).
En plus de ces automatisations intégrées dans l’outil, ClickUp s’articule avec Zapier afin de développer les connecteurs et intégrations avec d’autres outils collaboratifs.

Agilité à l’excellence
Clickup met un focus la collaboration en mode agile. Les notions d’agilité, Sprints, calcul de vitesse de l’équipe, tâches et sous-tâches, itérations, suivi hebdomadaire, objectifs, cibles, OKRs etc. sont présents et favorisés au sein de l’outil.

Configurer son tableau de bord
L’une de spécificités de ClickUp est sa capacité à proposer un tableau de bord personnalisé avec un catalogue de widgets configurables en fonction du besoin de chacun. Pour un manager les indicateurs de performance de l’équipe et planning des projets et pour un utilisateur lambda ses tâches personnelles et un module de chat et plusieurs dizaines de widgets en plus.

Notre évaluation

Confluence

La solution en quelques mots

Confluence (l’une des briques collaboratives de la suite Atlassian) fournit aux utilisateurs un espace de collaboration capitalisation des connaissances de type sites wiki, afin de centraliser les informations projet. Avec une expérience utilisateur standard, l’outil propose aux équipes un espace qui rassemble toutes les informations dont on a besoin (l’avancement du projet, les documents importants, informations de référence, gestion d’activités, notes, outils tiers…).
Pour des plus grandes équipes, dispersées géographiquement ou bien les entités d’une entreprise, Confluence pourrait être utilisé comme un forum de partage d’information et donc, pourrait couvrir les usages de communication à large échelle.
Deux offres Standard à 5$/u/m et Premium à 10$/u/m sont disponibles.

Nouveautés et Roadmap

Confluence propose de nouveaux template pour les présentations, le change management, le mapping de priorités, etc.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Atlassian devient de plus en plus une suite puissante et complète pour les équipes et aussi pour toute l’entreprise. Aujourd’hui, la suite Atlassian se compose des outils collaboratifs faciles à prendre en main. Nous observons en revanche un manque “volontaire” autour des outils de production de documents, du fait que l’éditeur paraisse vouloir proposer une alternative actuelle Microsoft 365 et Google Workspace.

L’avantage de la suite Atlassian
Confluence a l’avantage de bénéficier du large éventail d’applications de la marketplace d’Atlassian, qui rendent possible la personnalisation de l’espace. Microsoft Teams fait notamment partie des applications proposées. Également, l’usage de Confluence rend possible l’intégration de certains outils de la suite Atlassian : Jira Software, Jira Service Management et Trello.

Une vraie alternative aux outils bureautique
Avec une approche hautement textuelle, Confluence propose une approche de production de contenus collaboratifs sans se limiter aux outils classiques (Word, Excel, Powerpoint). Confluence est un espace de collaboration d’équipe hautement configurable, y compris à la fois pour la mise en page de l’espace de travail mais aussi en ajoutant des applications tierces et y travailler directement depuis l’interface. Tout le travail de l’équipe se centralise dans un seul espace partagé avec la possibilité d’agréger plusieurs formats de contenu (vidéo, lien, image, tâches, contenu encapsulé, commentaires, discussions, …)

Enrichir l’espace de travail avec les best player
En plus de la qualité des connecteurs avec la suite Atlassian, le nombre d’intégrations avec les best players fait de Confluence un agrégateur des meilleurs solutions de chaque usage tout en favorisant la conversation et la collaboration à l’intérieur de l’outil.

Notre évaluation

Dropbox

La solution en quelques mots

Dropbox est, avant tout, un outil de gestion de documents. Historiquement, beaucoup d’utilisateurs choisissent Dropbox pour son expérience utilisateur à la pointe. Depuis trois ans, la stratégie de l’éditeur s’est portée sur la création d’un espace collaboratif d’équipe avec la possibilité de créer des documents dans des formats standards (Google, Office). Dropbox a son propre format de documents textes, Dropbox paper, avec plusieurs fonctionnalités de collaboration. L’un des avantages de Dropbox étant la partie création des sites projet, Showcase, avec laquelle les membres de l’équipe peuvent partager avec les autres partie prenantes, une présentation des travaux effectués type sites projet.
Avec Dropbox à 18€/u/m (l’offre Advanced), il est possible de connecter d’autres applications (Google, Microsoft, Trello…) à l’environnement de travail d’équipe et avoir accès aux informations basiques provenant de leurs profils. Les entreprises internationales de toute taille utilisent Dropbox comme espaces documentaires (Expedia, National Geography, Designit, etc)

Nouveautés et Roadmap

Un an après Slack Clips, Dropbox Capture ajoute une fonctionnalité qui permet d’échanger en utilisant des captures d’écran, des GIFs ou des vidéos enregistrées directement sur l’écran. Elle s’ajoute au tchat traditionnel et rend les conversations plus efficaces.
L’éditeur dévoile Dropbox Backup, une solution de sauvegarde et de récupération dans le cloud simple et sécurisée.
L’éditeur lance la version bêta publique en anglais (uniquement) de Dropbox Shop, une vitrine en ligne qui permet aux créateurs de vendre leurs contenus numériques (cours en ligne, musique, affiches, etc.).

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Le pionnier de stockage documentaire en cloud varie son catalogue d’offres.
Ces dernières années, Dropbox est devenu plus collaboratif qu’un outil de gestion documentaire pour les petites et grandes équipes. Sa compatibilité avec les autres plateformes et la possibilité de créer des fichiers avec les formats différents et les transférer, fait de Dropbox le leader des outils de productivité..
L’outil historique des scénarios “Best of breeds” complète sa promesse en matière de collaboration et peut être ajouté comme une couche collaborative à la Digital Workplace moderne.

Interopérabilité au-delà de simple intégration
Avec DBX Platform, son interface de gestion de connecteurs, reposé sur les différentes API de Dropbox l’éditeur permet par exemple l’envoi de notifications provenant ou à destination des autres outils collaboratifs directement dans l’application connectée lors de la modification d’un document, ou la collecte automatisée des documents.

Intégration avec Slack, le scénario “Best of breed”
Les leaders de communication instantanée de l’équipe comme Slack et Zoom sont directement accessibles dans Dropbox. L’utilisateur a la capacité d’ajouter ces outils à son environnement Dropbox et lancer un appel vidéo rapide ou organiser une conférence virtuelle en quelques clics.

Notre évaluation

Evernote

La solution en quelques mots

La promesse d’Evernote est simple : aider à organiser les idées, collecter les informations et maintenant organiser ses tâches afin d’alléger sa charge mentale. Evernote remplace son cahier et ses classeurs papiers. Concrètement, l’utilisateur va pouvoir prendre des notes, collecter de l’information avec son smartphone, son ordinateur et y accéder facilement ensuite. Evernote est très polyvalent et répond à plusieurs cas d’usage : développer ses idées, produire des contenus, stocker et organiser sa veille, organiser un référentiel d’informations. L’éditeur propose une offre gratuite, des offres individuelles et une offre pour les équipes.

Nouveautés et Roadmap

Evernote continue de renforcer l’expérience utilisateur dans la prise de ses notes pour préparer, noter et assurer le suivi de ses actions lors de réunions. L’intégration avec Google Agenda s’est renforcée pour associer les notes à des événements de son calendrier pour que les idées et les décisions soient reliées aux personnes, aux lieux et aux activités qui en sont à l’origine. Un cas d’usage qui se rapproche de la solution Aster.
La solution centrée initialement sur la gestion des notes individuelles renforce ses fonctions collaboratives pour une équipe. Éditer un carnet de notes partagés ressemble à ce que propose Notion, sans rentrer dans une approche Wiki aussi riche. Evernote se démarque en revanche dans la possibilité d’organisation par des étiquettes, permettant à chacun d’enrichir la classification et de s’y retrouver plus facilement.
L’année 2022 a été plus dynamique que les années passées avec des évolutions régulières des applications Web, desktop et mobile.
En novembre dernier, Evernote annonce son rapprochement avec Bending Spoons, un éditeur Italien ayant développé plusieurs applications d’assistant personnel autour de la photo et vidéo (Splice, Remini). Un domaine proche mais plus orienté BtoC qu’Evernote. Le rachat doit être confirmé en 2023.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Evernote reste le pionnier de l’outil de productivité personnelle et reste inégalé sur les fonctions de prise de notes et de collecte de l’information. Un service unique synchronisé sur tous vos équipements : ordinateur de l’entreprise, tablettes ou ordinateurs personnels, et smartphone. Vos notes sont synchronisées automatiquement et vous pouvez noter vos réflexions, pensées, à tout moment. La version gratuite permet d’en profiter pleinement.
La solution se présente d’abord comme un complément aux outils de collaboration d’entreprise. Pour bénéficier de l’articulation avec Teams, Slack, Google Workspace, il faut souscrire à l’offre Personnal 8€/mois ou Professional 10€/mois.
Les fonctionnalités d’équipe sont-elles moins différenciantes face aux solutions de collaboration d’entreprise ? L’offre semble plus destinée à ceux qui ont d’abord utilisé Evernote à titre individuel qui veulent étendre l’usage avec leur équipe. Pour que l’entreprise reste propriétaire des notes et puisse gérer les accès à l’application, cela vous coûtera 14€/mois/utilisateur.

Intégration avec des messageries d’équipe
Evernote a travaillé la qualité de son intégration avec plusieurs outils de collaboration comme Outlook, Gmail, Google Agenda, Teams ou Slack. Ces connecteurs permettent à l’utilisateur de collecter rapidement, en vue de mettre de côté, le contenu d’un mail ou d’une discussion. A l’inverse, l’utilisateur peut, depuis sa messagerie, retrouver une note pour y copier un contenu dans son message.

Tout mémoriser, tout collecter
La promesse d’Evernote de se substituer à notre mémoire en nous aidant à collecter l’information, l’organiser et effectuer des recherches à l’intérieur continue d’en faire le différenciateur fort de la solution. Le Web clipper intégré au navigateur permet de récupérer au choix le lien, le contenu de l’article ou la page complète en 3 clics. La qualité de la capture en fait un outil redoutable pour sa veille.
L’application mobile va permettre de scanner ses documents (de la note de frais, à la notice explicative, une facture, etc). Au sein d’Evernote, la recherche va opérer sur le contenu des documents associés aux notes (comme les PDF) et utilise la reconnaissance de texte sur des contenus imprimés ou manuscrits.
L’information se collecte même depuis sa messagerie puisqu’il suffit de transférer, par exemple, une facture reçue par mail à l’adresse de son compte Evernote pour qu’elle soit enregistrée.

Notre évaluation

Jira

La solution en quelques mots

Lancée en 2002, la plateforme de gestion de projet en mode agile Jira compte plusieurs millions d’utilisateurs à elle seule et se décline en plusieurs versions : Software (suivi projet et développement, la plus répandue), Service Management (service IT et client), Align (gestion de la stratégie) ou Core (gestion métier).
La plateforme propose des modèles de projets : scrum, kanban, suivi de tickets, etc. principalement orientés IT pour gérer des développements et déploiements agiles. L’organisation du travail est aussi facilitée par les automatisations et rapports qu’offre l’outil (temps de réponse aux tickets, efficacité des sprints…)
Jira est un outil utilisable clé en main mais peut aussi être configuré en fonction des besoins de l’équipe. La plupart des grands groupes utilisent Jira pour la gestion des tickets IT ou des projets IT, dont Nestle et d’autres entreprises françaises. L’interface est dans les standards du marché avec une expérience utilisateur fluide. L’offre entreprise est à 7.75$/u/m pour 35k utilisateurs.

Nouveautés et Roadmap

Jira propose désormais des rapports personnalisés sur Excel. L’intégration de Jira Cloud pour Excel donne à tout utilisateur la possibilité de pousser des données depuis Jira vers une feuille de calcul. Cette intégration peut être utile aux équipes qui souhaitent créer des rapports personnalisés.
L’éditeur en profite pour simplifier la communication et de la gestion des tâches avec de nouvelles fonctionnalités.
L’éditeur propose également des nouveautés sur la création et gestion de workflow. Les projets gérés par une équipe seront entièrement indépendants les uns des autres, ce qui signifie qu’il sera possible d’apporter un changement dans un projet sans que cela ait le moindre impact sur un autre. Les équipes disposeront de plus d’autonomie pour ajuster et optimiser continuellement leurs workflows sans impacter les autres équipes et sans solliciter les administrateurs.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Jira est conçu pour gérer les projets agiles dans des contextes métiers IT. Un tableau KanBan riche s’articule avec d’autres outils pour faciliter le développement de logiciels (notamment grâce à différentes intégrations avec les applications de développement). Le fonctionnement de l’outil se base sur un système de tickets pour chaque action et tâche. De nombreux rapports sont disponibles pour suivre l’avancée des projets et des tâches et s’assurer de l’efficacité du travail d’équipe.

Soutenir le travail hybride en augmentant la transparence
Par nature, Jira est un outil hybride : il facilite les échanges autour des activités d’une équipe, d’une entité, d’un projet. Avec une organisation essentiellement agile (scrum, kanban…), les projets menés avec Jira gagnent en transparence et chacun peut savoir où et quand sa contribution est attendue. Une telle organisation du travail se veut donc asynchrone et hybride.

Faciliter les processus à l’aide des workflows
Les utilisateurs de Jira ont à leur disposition une panoplie de workflows par défaut applicables sur les tableaux de gestion d’activités. En plus, les utilisateurs sont en mesure de développer les automatisations et les workflows customisés en fonction de leurs besoins.

Intégration avec d’autres outils collaboratifs
Jira est hautement interopérable avec d’autres outils collaboratifs utilisés au sein des équipes: les espaces de collaboration et messageries d’équipes (Teams, Slack, Miro, iObeya, …), les outils de gestion de connaissances (Elium,…). avec les connecteurs plus ou moins avancés. Ces connecteurs sont plus aboutis avec les best players qu’avec Microsoft Teams, par exemple.

Notre évaluation

Kantree

La solution en quelques mots

Kantree est une solution française de management de projets agiles. En plus de fournir un tableau KanBan pour gérer les tâches en mode agile et faciliter les rituels quotidiens de ce mode de travail, Kantree permet aux équipes d’avoir une vue 360° du temps passé sur chaque tâche, d’évaluer la capacité de l’équipe à traiter le reste à faire (pour pouvoir ajuster les ressources nécessaires), de suivre la charge de travail des membres de l’équipe avec un module intégré, etc.
En plus des différentes fonctionnalités, chaque équipe a la capacité de configurer les vues en fonction de ses besoins. Les filtres et les templates facilitent la compréhension, prise en main et l’utilisation de l’outil avec n’importe quelle méthodologie.
Avec une offre concurrentielle par rapport aux autres acteurs du marché (10€/u/m), Kantree compte Orano, Thales et d’autres entreprises françaises parmi ses clients majeurs.

Nouveautés et Roadmap

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Les points clés de la solution

Approche pour adresser le marché
Kantree est un outil de gestion d’activités configurable en fonction du besoin des différents métiers. Pour une équipe projet, Kantree sert à organiser les tâches et les activités en mode KanBan. Pour les centres de service et les hotlines, Kantree peut être un outil de ticketing avec la possibilité de suivre chaque demande et les indicateurs liés aux différentes tickets. Pour une entité, Kantree peut être le socle de la gestion du portefeuille des projets, un levier de transparence et un environnement favorisant la contribution de chaque équipe / individu.

Centraliser et visualiser les informations
Kantree vise à être le hub d’informations de l’équipes. Les cartes (tâches) de Kantree sont customisable en y ajoutant des bloques personnalisées au goût et au besoin de chaque équipe (étiquettes, fichiers, couleurs, responsable de chaque carte, texte, image, listes, …) . Les différentes options de mise en forme également, permettent aux équipes de visualiser leurs activités et augmenter la visibilité (changer la couleur des cartes mise en forme conditionnelle, …). Kantree intègre également les information provenant des applications tierces (Google Drive, Dropbox, Github, …). Côté managers et administrateurs, les statistiques et insights permettent un suivi plus simple, plus visuel et chiffré.

Agilité à l’échelle avec les projets et sous-projets
Avec la possibilité de créer une arborescence des projets (projets et sous projets) Kantree permet de gérer des grands projets ou programmes avec un périmètre plus large que celui d’une équipe. Un tableau de bord des activités de tous les départements sous forme de listes organisées, des tableaux Kanban sous forme de matrice (activités segmentées par projet) sont les exemples de son usage à l’échelle.

Automatisation
Afin d’améliorer et fluidifier les processus, Kantree permet aussi d’automatiser certaines actions, notamment celles à faible valeur. Notamment, automatisation des demandes avec les formulaires, articulations avec mail et d’autres application à l’aide de Zapier.

Notre évaluation

Monday

La solution en quelques mots

Monday est un outil collaboratif de gestion de projet sous forme de tableaux personnalisables. Chaque tableau permet de gérer les flux de travail, les tâches ou les processus en reliant les différentes activités entre elles. Monday permet aussi d’automatiser des activités (attribuer une tâche ou notifier un collègue lorsque le statut change). Les tableaux utilisés peuvent héberger différents types d’informations pour et en faire des métadonnées afin que l’utilisateur puisse personnaliser l’affichage des éléments du tableau en fonction de son besoin.
Le fonctionnement de Monday repose sur une approche classique de gestion d’activités : la planification, la gestion des ressources, l’affectation de tâches et le suivi d’avancement. L’application est intégrée aux autres environnements de travail, notamment Teams pour travailler avec son tableau Monday directement depuis un canal Teams mais aussi pour recevoir des notifications provenant de l’outil. Le même niveau d’articulation peut être imaginé avec Slack, Google Workspace, Notion, etc.
Monday est présent dans des entreprises à l’échelle internationale (GE, Unilever, Uber, etc.) avec une offre à 16€/u/m pour une utilisation avancée (workflows et automatisations inclus).

Nouveautés et Roadmap

Cette année, Monday a investi sur l’automatisation. Par exemple, lors de la création d’automatisations personnalisées, une nouvelle fonctionnalité d’ajout de condition est maintenant disponible pour une colonne déroulante du tableau, ce qui permet de créer des flux d’automatisation plus robustes.
Un autre exemple d’automatisation mis en place par l’éditeur est la nouvelle condition de déclenchement des workflows. Les automatisations personnalisées proposent désormais un bloc de conditions qui permet d’appliquer des déclencheurs sur un groupe spécifique d’éléments.
Monday a dévoilé un outil appelé WorkForms qui permet de créer des formulaires personnalisés pour collecter, suivre et analyser des données, qui seront automatiquement synchronisés avec les tableaux et les flux de travail.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Monday vise la gestion des projets volumineux qui nécessitent une organisation complexe. Malgré une variété de filtres et des affichages proposés par la solution, dont l’affichage en mode Kanban, son usage principal est une gestion classique des activités, du temps, des ressources et la charge de travail en mode planning de Gantt. Cette gestion peut donc se faire de manière asynchrone à distance en permettant plus de transparence dans les projets.

Automatiser les processus
Monday mise sur les workflows et les automatisation pour simplifier le suivi et l’avancement des projets. Plusieurs templates de workflows existent par défaut au sein de la plateforme pour un ensemble de tâches à faible valeur ajoutée (envoyer une notification mail lorsqu’une tâche est marquée finie, ou créer une tâche à la réception d’un message Microsoft Teams ou bien un mail, …).

Gérer les grands projets, les programmes, les objectifs de l’équipe
Avec une vue d’ensemble des tâches, des groupes et des projets, l’utilisateur a la possibilité de suivre, de manière visuelle, l’avancement des différentes activités. Ces groupes peuvent contribuer aux projets complexes avec différentes étapes et chantiers, ou bien aux projets liés à un département ou entité distincte pour favoriser l’agilité des équipes à l’échelle d’une entreprise.

Notre évaluation

Notion

La solution en quelques mots

Notion est un outil tout-en-un pour collaborer autour des notes, projets, documents et tâches. L’outil s’adresse aux individus et aux équipes pour organiser leurs notes et leurs tâches, surtout dans les milieux de l’ingénierie, de la R&D ou de la conception produits.
L’outil a la capacité de remplacer complètement les outils bureautiques (que peuvent proposer Microsoft 365 et Google) avec une approche simple : tout le travail dans un seul espace. Les notes, les tâches avec différentes vues, les contenus écrits ou multimédia sont tous centralisés dans un espace simple d’utilisation et intuitif pour assurer le niveau de transparence souhaité pour toutes les parties prenantes d’un projet.
Notion est avant tout ce que l’utilisateur en fait en fonction de son besoin. L’utilité de l’outil peut varier d’un carnet de note à un wiki projet, en passant par l’espace de gestion de projet. Chaque client de Notion (IBM, Nike, Deliveroo, Pixar, Samsung) l’utilise ainsi d’une manière différente à un coût relativement réduit (8$/u/m).

Nouveautés et Roadmap

L’accès gratuit est désormais plus collaboratif et plus performant, avec ces fonctionnalités qui nécessitaient auparavant un abonnement payant. La version gratuite inclus plus d’invités (jusqu’à 10 personnes), l’historique des pages jusqu’à 7 jours en arrière, des espaces d’équipe et des sections personnalisées dans la barre latérale pour une nouvelle couche d’organisation.
Le nouveau forfait Business de Notion a lui été conçu pour les entreprises qui ont besoin de quelques outils supplémentaires pour les administrateurs afin de qu’ils puissent s’assurer que les employés utilisent l’espace de travail efficacement. Ce forfait propose également des espaces d’équipe privés (espaces consacrés aux groupes de travail pour collaborer sur des documents sensibles), l’exportation PDF groupée (idéale pour la sauvegarde des documents légaux et de conformité de votre espace de travail) et des données analytiques avancées sur les pages.
Il est désormais possible de créer des tâches récurrentes pour les suivre de façon quotidienne ou hebdomadaire et de créer automatiquement un ordre du jour pour une réunion quotidienne.
L’éditeur dévoile également l’IA Notion : un assistant de rédaction pour fluidifier encore la collaboration..
En outre, l’éditeur propose de nouvelles intégrations à Box, Lucid , Asana, Linear et Gitlab et enrichi ses fonctionnalités de rédaction avec plus de réactions sur les commentaires (emoji, like, etc.).

Les points clés de la solution

L’angle pour adresser le marché
Notion est une base d’informations ou un “wiki” projet sous forme de texte, multimédia et tâches. L’outil cherche à centraliser la collaboration asynchrone dans un espace contextualisé. Management projet, production de documents, prise de notes partagées, organisation et construction de livrables.
L’outil cède la communication synchrone mais aussi la communication au sens large aux outils spécialisés notamment Slack pour les échanges et les réunions.

Configurabilité de l’espace
Notion est un espace de collaboration d’équipe hautement configurable, y compris à la fois la mise en page de l’espace de travail mais aussi en ajoutant des applications tierces et y travailler directement depuis Notion. Au prix d’un travail de prise en main relativement important pour les équipes, l’outil peut ainsi répondre à des besoins spécifiques.

Enrichir l’espace de travail avec les best player
En plus de la qualité des connecteurs développables avec les APIs de Notion, les nombreuses intégrations avec les best players font de Notion un agrégateur des meilleurs solutions de chaque usage tout en favorisant la conversation et la collaboration à l’intérieur de Notion.

Notre évaluation

Trello

La solution en quelques mots

Racheté par Atlassian en 2017, Trello est une plateforme de Kanban collaboratif. Les équipes peuvent y créer leur tableau de bord personnalisé et y ajouter des cartes décrivant les activités à réaliser, ordonnées en colonnes. Chaque membre de l’équipe peut prendre part à des activités en rejoignant les tableaux et cartes, suivre l’avancement à travers une “checklist” et discuter autour des activités, interpeller les personnes de l’équipe. Pour ceux gérant plusieurs tableaux, un fil d’informations en page d’accueil agrège les activités des différents tableaux et l’interface permet aisément de passer d’un tableau à l’autre. Le bon niveau de personnalisation de l’espace de travail en fonction de l’organisation de l’équipe permet aux entreprises de toute taille d’utiliser Trello comme outil de gestion de projet (de Google aux petites startups partout dans le monde). Via les Power-Ups sur étagère, personnalisables ou pouvant être créés ex nihilo, l’utilisateur peut ajouter des nouvelles fonctionnalités ou intégrations avec des applications du même éditeur ou tierces (Google Drive, Slack, Zendesk, …). L’environnement Butler permet d’amener de l’automatisation de processus dans les tableaux. Son orientation “grand public” et son interface soignée en font une application facile à prendre en main avec un coût relativement modeste à 10$/u/m. Une version gratuite existe.

Nouveautés et Roadmap

La nouvelle vue calendrier de l’espace de travail rassemble les informations de plusieurs tableaux dans un même calendrier. Il est ainsi possible de mieux organiser le travail de votre équipe au sein de plusieurs projets et initiatives.
Trello permet dorénavant d’enregistrer les vues et offre la possibilité soit de partager l’affichage personnalisé avec les collaborateurs, soit de garder ces vues filtrées privées.
Trello déploie pour tous les utilisateurs les cartes de bord. Elles regroupent toutes les tâches à l’aide de filtres. Les tâches peuvent être facilement déplacées depuis ce nouvel affichage de cartes de bord. Il est donc possible de les hiérarchiser, de changer les dates d’échéance et de les déplacer dans d’autres listes.

Les points clés de la solution

L’approche Trello pour adresser le marché
Trello vise les projets agiles en proposant un Kanban collaboratif qui rassemble les actions, les conversations et les informations relatives à chaque tâche (via des cartes). L’outil est parfait pour construire son flux kanban et le piloter. Les fonctions d’automatisation de règles fluidifient la gestion d’activités : par exemple, créer ou déplacer les cartes en fonction d’événements générés par d’autres applications (l’ajout d’un inscrit à un événement, un ticket d’anomalie, le changement de statut d’un lead dans le CRM, etc) à l’aide des automatisations proposées dans l’espace de travail.

Les power-ups pour centraliser les informations
Trello dispose d’un catalogue de power-ups qui ont pour objectif de centraliser toute information utile pour la collaboration d’équipe, que cela soit les documents, les espaces de créativités, les autres outils de gestion de projet, les conversations, les mails, les wiki, les référentiels utilisateurs, le niveau de consultation du bord, etc..

L’automatisation pour fluidifier les processus
Une fois toutes les informations centralisées dans un espace unique, Trello propose des automatisations pour fluidifier les processus. Cela se traduit par des boutons ou des règles spécifiques aux fonctionnalités de l’outil.
Par exemple, un bouton peut être ajouté à une carte ou un board pour lancer une action personnalisée (ou une combinaison d’actions). Notamment, il est possible de créer un bouton pour attribuer une carte à une personne et lui envoyer une notification ou ajouter une check-list à une carte avec un nom personnalisé, ceci pour gagner en temps et en efficacité.
Les règles servent à automatiser une action conditionnelle. Un changement dans le board peut déclencher une action au sein d’une autre application ou dans l’outil même : changer le statut d’une carte en la déplaçant dans une autre colonne peut déclencher l’envoi d’un mail ou un message dans une messagerie d’équipe, par exemple.

Notre évaluation

EDITION 2023

Etat de l'art de la transformation interne des organisations

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