Positionnement
des outils

En 2021, comme chaque année, nous avons analysé les solutions du marché qui soutiennent le “Travailler autrement” selon une grille de 130 cas d’usages liés à la construction d’une Digitale Workplace, en testant les outils et en rencontrant les éditeurs lors des entretiens dédiés.


Cette analyse nous permet de positionner les différents acteurs selon la richesse de leur proposition de valeur et la qualité d’expérience utilisateur qu’ils offrent.


Retrouvez également pour chacun d’entre eux les éléments remarquables de leur stratégie actuelle et un résumé de leurs nouveautés 2021 et roadmap 2022.

Airtable

La solution en quelques mots

Airtable se présente comme une plateforme no-code de création d’applications métiers (généralement management de projet) depuis 2013. L’outil conçu par Airtable permet de gérer des activités d’un processus sous forme d’une base de données collaborative et compatible avec tout type de données (chiffres, textes, images, url, codes barres, check-list…). L’utilisateur dispose de filtres et de vues variés afin d’organiser le travail en fonction de son besoin (Kanban, Timeline, etc.). Airtable permet aux équipes de gagner en transparence en échangeant en temps réel autour des différentes tâches (cartes). Il est toutefois possible pour les équipes d’automatiser les actions pour gagner en temps et en efficacité.
Les intégrations avec les outils collaboratifs sont possibles de manière native et aussi à l’aide des orchestrateurs (Zapier, Power Automate, etc.). Une application mobile permet de consulter ses tâches, y compris en mobilité.
En plus d’une offre gratuite, une offre Plus à 10$/u/m (utilisation limitée des bases de données) et une offre Pro à 20$/u/m sont disponibles. Airtable est peu connu en France et revendique 200k clients dans des secteurs d’activité différents (Expédia, Time, Mediul, Netflix…).

Nouveautés et Roadmap

2021 a été marquée par une accélération des développements fonctionnels côté Airtable. L’éditeur permet de suivre les tâches associées à un projet sous forme de Gantt. L’application Gantt initiale a été entièrement revue et propose un tout nouveau design simple et ergonomique.
Enfin, on peut noter en 2021 une accélération du côté des automatisations. Airtable permet d’automatiser des tâches et actions entre plusieurs outils sans ligne de code ! L’éditeur a également mis à disposition des automatisations clefs en main facilitant l’appropriation de ces nouvelles fonctionnalités. Il est ainsi possible d’automatiser des actions avec les de nombreux outils du marché tels que Google Workspace, Outlook ou Hootsuite.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
L’approche de Airtable est la gestion des données de manière collaboratives. Airtable a la capacité de gérer un volume important d’informations (de tout type) dans une base de données, avec une interface aussi simple qu’un tableau interactif. L’outil peut facilement être utilisé pour suivre les activités d’un projet, d’un processus. A chacun de configurer son tableau de suivi.

Interface No-code
Airtable se positionne également en tant qu’une interface No-Code de développement des workflows et des automatisations. L’objectif d’un tel outil est d’optimiser l’effort et automatiser les tâches répétitives et fluidifier le flux de travail dans un espace visuel et riche.

Customiser son espace de travail
Considérant les tableaux Kanban ou des base de données collaboratives comme des espaces de collaboration structurés, Airtable permet, en plus, aux utilisateurs de customiser cet espace en y ajoutant des modules personnalisés, dans des cartes, dans des tableaux de données, ….

Un espace unique pour toutes les sources de données
Airtable a la capacité d’agréger les différentes sources de données, provenant des applications différentes : Microsoft 365 et Outlook Agenda, Google Workspace, Zendesk, Github, Jira, Salesforce, …. Cet espace central pour tout type d’information facilite leur gestion et visibilité dans un seul endroit.

Notre évaluation

Asana

La solution en quelques mots

Asana est un compagnon de productivité créé en 2008 par Dustin Moskovitz, l’un des co-fondateurs de Facebook. La promesse de l’éditeur est de per- mettre aux équipes métiers de quitter la collaboration tout email ou bien qu’autour des documents au profit d’espaces articulés autour de tâches, en se connectant avec de multiples sources de contenus.
L’interface est un des standards du marché. Les utilisateurs coordonnent les différentes actions à accomplir pour mener à bien leurs projets. L’application s’organise en équipes, dans lesquelles sont créés des projets contenant des listes de tâches assignées aux membres de l’équipe. Différents modes d’affichages sont possibles, suivant les préférences et le besoin de l’équipe (liste, gantt, kanban…).
Les fonctionnalités présentes au sein d’Asana visent à faire gagner les utilisateurs en efficacité (Focus Mode, ajout de tâches depuis les environnements de conversations, etc.) et automatiser les tâches à faible valeur ajoutée (speech to text).
Asana est utilisé au sein des grands groupes français (Renault, Airbus, LVMH, AirfranceKLM, etc) et internationaux (Google, Facebook, Daimler, Tweeter, etc). En fonction d’usage des équipes, deux modèles d’offre sont envisageables : l’offre Premium à 10,99$/u/m et l’offre Business à 24,99$/u/m.

Nouveautés et Roadmap

L’année 2021 pour Asana a été riche en termes de développement et amélioration de l’ergonomie de l’outil. Premièrement, et plus récemment, les avancées côté sécurité de l’interface. Il est désormais possible de mettre en place un système d’authentification multi-facteur pour assurer plus qu’avant
la sécurité de l’espace de travail. En plus, les administrateurs ont désormais la capacité de suivre les activités de l’application et identifier les actions suspectes via un connecteur avec Splunk.
Côté utilisateur, l’application mobile a été améliorée (possibilité de modifier plusieurs tâches en même temps, mode sombre, l’ajout rapide de tâche depuis device Android, …). Sur la version web, Il est également possible de visualiser les tâches de la semaine avec un nouveau module “Vue calendrier hebdomadaire”.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Défendant un positionnement “One Source of Truth”, Asana fait de ses connecteurs et articulations avec d’autres environnements le coeur de sa stratégie. Les utilisateurs peuvent créer des tâches depuis de multiples sources (Teams, Zoom, Salesforce, JIRA, Gmail, Outlook) pour orchestrer les tâches dans Asana. Asana a avant tout une vision collective de la productivité (donner de la visibilité sur les activités, les raccrocher à une démarche Objectives Key Results – OKR…), accompagnée de fonctionnalités individuelles clés (agenda, focus mode…).

Un pas vers une plateforme d’entreprise
Avec la MFA, l’intégration avec Splunk, la possibilité de diffuser des informations importantes (des annonces) à l’échelle, Asana vise une utilisation au niveau de l’entreprise et ne pas seulement pour les équipes. L’éditeur propose aujourd’hui plus de possibilités pour les administrateurs de l’interface pour sécuriser, contrôler et suivre les activités au sein de l’interface.

Aller au-delà des projets : Gérer les portefeuilles et suivre les objectifs de l’entreprise
Avec un nouveau module “Objectifs de l’entreprise”, accessible et visible depuis l’interface des utilisateurs, Asana cherche à élargir son périmètre d’utilisation, au-delà des projets d’équipe. Toutefois, une notion de “Portefeuille” rassemble plusieurs projets sous un espace unique et donne la possibilité aux manager de suivre les activités à la fois globales et propres à chaque sous projet.

Automatisation multi-règles
En phase avec les tendances du marché et les besoins des utilisateurs finaux,
Asana propose des fonctionnalités avancées en termes d’automatisation et développement des workflow. Il est désormais possible d’utiliser une règle pour en déclencher une autre dans le cadre des processus plus complexes

Notre évaluation

Aster

La solution en quelques mots

La promesse d’Aster est d’optimiser le temps passé en réunion, et plus particulièrement les réunions récurrentes. L’éditeur souhaite fluidifier le partage d’informations avant, pendant et après les réunions. Cela afin de libérer du temps pour la productivité de l’équipe.
Avant la réunion, la solution permet de récolter les informations utiles et d’assurer un meilleur partage des objectifs et prérequis à avoir.
Pendant la réunion, l’application facilite la gestion du temps, le suivi des sujets à aborder et la prise de décision.
Enfin, après la réunion, la construction du compte-rendu est immédiate et le partage est simplifié.
La solution est distribuée en SaaS sur Azure. Il est aussi possible d’utiliser un serveur dédié OVH. Avec son système d’abonnement par organisateur à 30€ par mois Aster compte aujourd’hui USAF, SNCF, CAIB et quelques PME parmi ses clients.

Nouveautés et Roadmap

Pour la startup lyonnaise, l’année 2021 a été marquée par une levée de fonds de 3 millions d’euros auprès de OneRagtime. L’occasion pour l’éditeur d’accélérer sa croissance et améliorer la productivité en réunion.
La solution permet notamment d’attribuer des rôles précis aux collaborateurs (animateur, organisateur, etc.). Avec un ordre du jour chronométré et une prise de note collaborative, le temps passé en réunion est assurément optimisé.
En 2021, Aster a également signé un partenariat avec Microsoft afin d’être intégré directement dans le module visio conférence de Microsoft Teams. En plus, en tant que partenaire co-sell ready, Aster peut compter sur la force de frappe des équipes marketing de Microsoft car ils peuvent commercialiser en option Aster.
En 2022, Aster souhaite faire grandir son équipe en France et débuter son développement à l’international, notamment aux Etats Unis.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Aster est un compagnon de productivité des équipes et individus. En se focalisant sur l’une des sources de partage d’informations la plus utilisée aujourd’hui, les réunions, l’outil Aster a trouvé sa place dans le quotidien des utilisateurs.
Aster n’est pas positionné comme alternatif aux réunions. En revanche, en facilitant le partage et la consultation de l’information (partagée dans les réunions) il cherche à optimiser le temps passé dans les visioconférences (diminuer le temps nécessaire pour se synchroniser, préparer et partager un ordre du jour, …).

Alternative à OneNote et PowerPoint
Aster cherche à proposer une alternative à OneNote ou bien PowerPoint
en mieux. La proposition d’Aster est plus intégrée à l’agenda Microsoft, synchronisée avec To do et Planner et mets en valeur (plus que son concurrent OneNote) l’usage d’un carnet de note avec les comptes rendus automatisés, la possibilité de suivre les réunions dans le temps, les lier entre-elles, etc.

Un pas vers les pratiques responsables
L’outil favorise une collaboration plus responsable, que ce soit pour soutenir la bien-être des collaborateurs (limiter les frustrations l’issue de manque d’informations) ou bien pour le travailler autrement en encourageant des nouvelles pratiques de travail (moins de sauvegarde de réunion, …). Une bonne utilisation d’Aster finira par envoyer moins de mail pour les CR, accéder aux informations centralisées tout au long d’un projet, éviter la saturation des espaces de stockage.
L’éditeur travaille pour l’année prochaine sur le calcul de l’impacte Carbone de ses usages.

Notre évaluation

Box

La solution en quelques mots

Box, l’outil américain de stockage de documents et de gestion de tâches, a été créé en 2005. Il est un concurrent direct de Dropbox, OneDrive et Google Drive. Cette plateforme simple à utiliser a convaincu plusieurs startups et grandes organisations grâce à une proposition de valeur : la sécurité des données et une forte intégration avec les acteurs du marché dont Google, Microsoft, Slack, Adobe, etc.
Pour les entreprises ou les équipes de projet qui cherchent à standardiser leurs outils de gestion documentaire, Box offre une expérience de travail élevée. L’automatisation des flux de travail au sein d’applications tierces renforce le positionnement et la proposition de valeur de Box.
Avec 3 types d’abonnement (de 13,5€/u/m à 31.5€/u/m) en fonction de la taille et les usages des équipes, Box compte des groupes internationaux parmi ces clients, ex. Astrazeneca, General Motors, etc.

Nouveautés et Roadmap

En 2021, Box a mis l’accent sur l’IA, notamment le Box Graph, permettant à tout utilisateur de retrouver un accès rapide vers les documents sur lesquels il a travaillé récemment. En se basant sur le machine learning, Box propose aux utilisateurs une conversion automatique de certains documents au format PDF, facilitant la prévisualisation de celui-ci sans impact sur la capacité de stockage.
Cette année, Box a également mis l’accent sur son outil d’automatisation Box Relay en proposant de nouvelles fonctionnalités telles que les processus planifiés, la possibilité de partager un processus à un membre de l’organisation ou encore la possibilité de lancer une automatisation depuis un outil externe à Box.
L’application mobile n’est pas en reste. Celle-ci permet de facilement charger des documents, fichiers audios et de scanner un document. Sur ce dernier point, avec la technologie Optical Character Recognition, un document scanné depuis l’application est automatiquement converti en document PDF indexé permettant la recherche de contenu.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Box cible les populations matures en termes d’utilisation du numérique au quotidien. L’éditeur offre une plus grande efficacité en proposant un espace de travail ouvert pour toutes les intégrations.
Box se concentre sur les équipes qui sont familiarisées avec les avantages du cloud mais qui sont préoccupées par la sécurité de leurs données. Avec le module Box KeySafe, le contenu est crypté de bout en bout pour garantir la sécurité des données. La véritable valeur ajoutée de la plateforme en termes de sécurité est la possibilité de choisir l’hébergement des données. Chaque administrateur a le pouvoir de choisir son serveur d’hébergement en fonction des politiques de sécurité des données de l’équipe ou de l’entreprise. Les centres de données sont situés au Canada, en Europe (Allemagne), en Asie (Japon et Singapour), Australie et aux États-Unis.

Workflows and validation des documents
En plus de sécurité, Box favorise l’efficacité avec une approche No-code.
La signature électronique avec Box Sign permettant à tout utilisateur de se baser sur ce module mis à disposition par l’éditeur pour simplifier le processus autour du document. Box Sign vient également avec de nombreuses intégrations telle que Saleforce (e.g. envoyer un NDA à un partenaire depuis Salesforce).

Intégration avec les outils collaboratifs
Enfin l’éditeur a mis l’accent sur les intégrations avec plus de 175 applications tierces et notamment Slack, Microsoft 365 et Zoom afin de centraliser toute information utile pour l’utilisateur, encourageant une collaboration fluide en cloud.

Notre évaluation

ClickUp

La solution en quelques mots

Plus qu’un simple outil de gestion des tâches, ClickUp soutient plusieurs cas de figure de collaboration d’équipe : des documents, des rappels, des objectifs, des calendriers et même une boîte de réception (agrégateur de mailboxs). Entièrement personnalisable, l’outil américain a pour l’objectif de remplacer la panoplie d’outils utilisés au quotidien par un utilisateur et centraliser toute information utile pour la collaboration d’équipe.
L’utilisateur dispose d’un environnement hautement configurable à tous les niveaux. Au niveau plateforme, l’interface peut être construite avec les envi- ronnements de travail isolés (Workspaces), et dans chaque Workspace on trouves des espaces (projets), des dossiers (canaux ou thématiques) et des dossiers sprint (liste de tâches avec une dimension gestion en mode agile).
Côté l’outil de management projet; l’utilisateur a également la possibilité de customiser chacune des tâches créées dans des projets avec des champs personnalisés. Un catalogue des champes à disposition peut inspirer les managers et les gestionnaires de projets à bien configurer son espace.
Avec un modèle d’abonnement par utilisateur et par personne ClickUp offre des plans adaptés aux besoins de chaque équipe : L’offre Unlimited à 5$/u/m, Business à 9€/u/m et Business Plus à 19€/u/m pour une utilisation avancée avec plus de personnes. ClickUp vise les PME et les petites entreprises qui souhaite impulser l’agilité à large échelle.

Nouveautés et Roadmap

En peu de temps depuis sa première annonce de levée de fond en juin 2020, ClickUp a atteint en cette fin d’année 2021, 530 m€ d’investissement dont 400 m€ très récemment pour une série C. Ayant été reconnu pour sa croissance rapide, ClickUp compte aujourd’hui plus de 1000 collaborateurs.
A l’issue des investissement majeurs, l’outil s’enrichit progressivment des fonctionnalités, des nouvelles ressources et méthodologies de travail. L’ajout d’un outil tableau blanc digital ou bien le carnet de note collaboratif de type wiki sont des exemple de cette accéleration en termes de possibilités
fonctionnelles.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Sans faire un focus sur ses spécificités, ClickUp est avant tout un outil de collaboration visuelle, simple à utiliser et épuré. En phase avec son approche “visuelle”, l’outil propose un module tableau blanc digital pour épauler les équipes dans leurs démarches d’idéation, brainstorming et animation d’équipe.
La stratégie de l’outil est donc simple : agréger tous types d’information dans un espace unique pour que l’utilisateur puisse y contribuer sans naviguer dans des différentes applications. Avec une structure logique et claire, l’utilisateur a accès aux différents contextes (interne, externe, public, privé) et sujets de collaboration (par projet).

Automatisations
Pour aller encore plus loin dans les usages, l’éditeur propose des automatisations des tâches répétitives (suppression d’une carte, envoi d’une notification ou un mail, déplacement d’une carte, attribution automatique, …).
En plus de ces automatisations intégrées dans l’outil, ClickUp s’articule avec Zapier afin de développer les connecteurs et intégrations avec d’autres outils collaboratifs.

Agilité à l’excellence
Clickup met un focus la collaboration en mode agile. Les notions d’agilité, Sprints, calcul de vitesse de l’équipe, tâches et sous-tâches, itérations, suivi hebdomadaire, objectifs, cibles, OKRs etc. sont présents et favorisés au sein de l’outil.

Configurer son tableau de bord
L’une de spécificités de ClickUp est sa capacité à proposer un tableau de bord personnalisé avec un catalogue de widgets configurables en fonction du besoin de chacun. Pour un manager les indicateurs de performance de l’équipe et planning des projets et pour un utilisateur lambda ses tâches personnelles et un module de chat et plusieurs dizaines de widgets en plus.

Notre évaluation

Confluence

La solution en quelques mots

Confluence (l’une des briques collaboratives de la suite Atlassian) fournit aux utilisateurs un espace de collaboration capitalisation des connaissances de type sites wiki, afin de centraliser les informations projet. Avec une expérience utilisateur standarde, l’outil propose aux équipes un espace qui rassemble toutes les informations dont on a besoin (l’avancement du projet, les documents importants, informations de référence, gestion d’activités, notes, outils tiers, …).
Pour des plus grandes équipes, dispersées géographiquement ou bien les entités d’une entreprise, Confluence pourrait être utilisé comme un forum de partage d’information et donc, pourrait couvrir les usages de communication à large échelle.
Deux offres Standard à 5$/u/m et Premium à 10$/u/m sont disponibles.

Nouveautés et Roadmap

Confluence concentre actuellement ses efforts sur l’amélioration de la performance et de l’ergonomie de son interface. Optimisation des temps de char- gement des pages, nouvelle page d’accueil, ajout d’un espace personnel pour chaque utilisateur, enrichissement de l’aperçu des liens intelligents, insertion de graphiques automatiques, nouveau système de filtrage de l’arborescence des pages, ajout d’émoticônes, etc.
D’importantes mises à jour sont également à observer dans le domaine de la conformité. Du côté de la conformité RGPD, il est désormais possible de supprimer les informations personnelles d’un utilisateur et d’anonymiser certaines données (nom, prénom). Des livraisons sont également en cours dans le domaine de la conformité financière.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Atlassian devient de plus en plus une suite puissante et complète pour les équipes et aussi pour toute l’entreprise. Aujourd’hui, la suite Atlassian se compose des outils collaboratifs faciles à prendre en main. Nous observons en revanche un manque “volontaire” autour des outils de production de documents, du fait que l’éditeur paraisse vouloir proposer une alternative actuelle Microsoft 365 et Google Workspace.

L’avantage de la suite Atlassian
Confluence a l’avantage de bénéficier du large éventail d’applications de la marketplace d’Atlassian, qui rendent possible la personnalisation de l’espace. Microsoft Teams fait notamment partie des applications proposées. Également, l’usage de Confluence rend possible l’intégration de certains outils de la suite Atlassian : Jira Software, Jira Service Management et Trello.

Une vraie alternative aux outils bureautique
Avec une approche hautement textuelle, Confluence propose une manière approche de production de contenus collaboratifs sans se limiter aux outils classiques (Word, Excel, Powerpoint). Confluence est un espace de collaboration d’équipe hautement configurable, y compris à la fois pour la mise en page de l’espace de travail mais aussi en ajoutant des applications tierces et y travailler directement depuis l’interface. Tout le travail de l’équipe se centralise dans un seul espace partagé avec la possibilité d’agréger plusieurs formats de contenu (vidéo, lien, image, tâches, contenu encapsulé, commentaires, discussions, …)

Enrichir l’espace de travail avec les best player
En plus de la qualité des connecteurs avec la suite Atlassian, le nombre d’intégrations avec les best players fait de Confluence un agrégateur des meilleurs solutions de chaque usage tout en favorisant la conversation et la collaboration à l’intérieur de l’outil.

Notre évaluation

Dropbox

La solution en quelques mots

Dropbox, avant tout, est un outil de gestion de documents. Historiquement, beaucoup d’utilisateurs choisissent Dropbox pour son expérience utilisateur à la pointe. Depuis trois ans, la stratégie de l’éditeur s’est portée sur la création d’un espace collaboratif d’équipe avec la possibilité de créer des documents dans des formats standards (Google, Office). Dropbox a son propre format de documents textes, Dropbox paper, avec plusieurs fonctionnalités de collaboration. L’un des avantages de Dropbox étant la partie création des sites projet, Showcase, avec laquelle les membres de l’équipe peuvent partager avec les autres partie prenantes, une présentation des travaux effectués type sites projet.
Avec Dropbox à 18€/u/m (l’offre Advanced), il est possible de connecter d’autres applications (Google, Microsoft, Trello…) à l’environnement de travail d’équipe et avoir accès aux informations basiques provenant de leurs profils. Les entreprises internationales de toute taille utilisent Dropbox comme espaces documentaires (Expedia, National Geography, Designit, etc)

Nouveautés et Roadmap

Dropbox développe DBX Platform, interface permettant d’ajouter des fonctionnalités Dropbox à ses applications, comme le stockage, le partage, les aperçus et la recherche de fichiers. Objectif : développement, automatisation et personnalisation des workflows et centralisation de l’information des équipes.
Également, l’ajout de nouvelles fonctionnalités comme Dropbox Capture montrent la volonté de l’éditeur de s’inscrire comme facilitateur du travail à distance : cet outil qui permet la création de courts clips vidéo avec notamment enregistrement de l’écran propose un mode de communication asynchrone, alternative aux réunions en visio qui se sont multipliées depuis la pandémie.
Enfin, avec Dropbox Paper Dropbox confirme son souci de repositionnement en tant qu’outil de travail collaboratif en proposant divers templates de partage en équipe comme celui de la gestion des tâches.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Le pionnier de stockage documentaire en cloud varie son catalogue d’offres.
Ces dernières années, Dropbox est devenu plus collaboratif qu’un outil de gestion documentaire pour les petites et grandes équipes. Sa compatibilité avec les autres plateformes et la possibilité de créer des fichiers avec les formats différents et les transférer, fait de Dropbox le leader des outils de productivité… L’outil historique des scénarios “Best of breeds” complète sa promesse en matière de collaboration et peut être ajouté comme une couche collaborative à la Digital Workplace moderne.

Interopérabilité au-delà de simple intégration
Avec DBX Platform, son interface de gestion de connecteurs, reposé sur les différentes API de Dropbox l’éditeur permet par exemple l’envoi de notifications provenant ou à destination des autres outils collaboratifs directement dans l’application connectée lors de la modification d’un document, ou la collecte automatisée des documents.

Intégration avec Slack, le scénario “Best of breed”
Les leaders de communication instantanée de l’équipe comme Slack et Zoom sont directement accessibles dans Dropbox. L’utilisateur a la capacité d’ajouter ces outils à son environnement Dropbox et lancer un appel vidéo rapide ou organiser une conférence virtuelle en quelques clics.

Notre évaluation

Evernote

La solution en quelques mots

La promesse d’Evernote envers ses utilisateurs est simple : les aider à organiser les idées, notes ou encore découvertes pour que plus rien ne leur échappe. Concrètement, il s’agit de votre carnet de notes papier de tous les jours, numérisé, enrichi de thèmes et d’étiquettes.
L’outil permet à ses utilisateurs de prendre des notes à travers une interface épurée, de les organiser en carnets, de les qualifier à l’aide de tags, ou encore de les partager avec d’autres. Le tout accessible quel que soit le device employé : laptop, smartphone, ou encore tablette.
La nature d’Evernote rend l’outil particulièrement polyvalent et pertinent pour de nombreux cas d’usage de productivité et de gestion des connaissances : stocker et organiser sa veille, favoriser l’émergence et la construction d’idées, alimenter un référentiel de connaissances, etc.
L’outil est donc accessible en SaaS, soit individuellement avec l’offre Free ou l’offre Premium à 6,99€ par mois, soit collectivement avec l’offre Business à 13,99€ par utilisateur, par mois. Cette dernière offre présente l’avantage de centraliser les données et les travaux de tous les membres d’une équipe sur une instance commune, ce qui facilite le partage et l’administration. Sur son offre Business, Evernote compte des clients de milieux très variés, allant de l’éducation au retail, en passant par l’industrie.

Nouveautés et Roadmap

Durant ces dernières années, l’éditeur a mis l’accent sur l’amélioration d’Ever- note en terme de fonctionnalités et d’ergonomie. 2021 en a été une année riche !
Avec l’ajout du calendrier et la synchronisation avec Google Agenda, il est aisé de préparer les notes associées à une réunion ou un événement. Enfin, la nouvelle page d’accueil offre un tableau de bord sous forme d’une page modulable donnant une vue agrégée aux actions à réaliser et aux réunions/ événements à venir.
Le moteur de recherche et l’export des notes ont également été améliorés par l’éditeur.
Pour 2022, on s’attend à ce que l’éditeur continue le renforcement de son cas d’usage principale, à savoir la prise de notes, mais également l’ensemble des nouvelles fonctionnalités sur lequel il se positionne.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Au cours des dernières années, Evernote a vu de nombreux concurrents émerger sur son marché. En réponse, l’éditeur a souhaité renforcer son positionnement sur les usages de productivité individuelle qui ont toujours fait sa force, à travers des campagnes d’inbound marketing, des livres blanc, et en se montrant plus présent aux événements renommés. Cependant, l’éditeur se positionne également sur des usages plus collectifs, avec des équipes de taille petite à moyenne (entre 5 et 100 utilisateurs). Compagnon de la productivité personnelle : Intégration avec Google Agenda Avec Evernote, il est désormais possible de gérer des tâches et des notes, un calendrier et d’agréer le tout au sein d’une nouvelle page d’accueil. Grâce aux tâches et aux notes, l’écart entre ce qui doit être réalisé et la recherche d’informations le permettant est aujourd’hui grandement simplifié.

Intégration avec des messageries d’équipe
Afin de se rapprocher au maximum à l’environnement de travail de l’utilisateur, un carnet de note Evernote peut être ajouté à des messageries d’équipe et peut donner accès aux notes depuis ces interfaces. Que ce soit avec Slack ou Microsoft Teams ou Salesforce, une intégration Evernote fluidifie la navigation entre les différents outils au quotidien.

Une base de connaissance ou de recherche
En phase avec son positionnement en tant qu’agrégateur de l’information, les fonctionnalité de sauvegarde et de digitaliser les information renforce son utilité. Avec Web Clip l’utilisateur a la possibilité de sauvegarder les pages web en capture d’écran et avec des métadonnées provenant des sites externes (em- placement, date, nom du site et de l’article, …) pour faire d’Evernote une base de connaissance riche. Il est également possible de scanner les documents physiques, les modifier et mettre en forme dans Evernote.

Notre évaluation

Jira

La solution en quelques mots

Lancée en 2002, la plateforme de gestion de projet en mode agile Jira compte plusieurs millions d’utilisateurs à elle seule et se décline en plusieurs versions : Software (suivi projet et développement, la plus répandue), Service Management (service IT et client), Align (gestion de la stratégie) ou Core (gestion métier).
La plateforme propose des modèles de projets : scrum, kanban, suivi de tickets, etc. principalement orientés IT pour gérer des développements et déploiements agiles. L’organisation du travail est aussi facilitée par les automatisations et rapports qu’offre l’outil (temps de réponse aux tickets, efficacité des sprints…)
Jira est un outil utilisable clé en main mais peut aussi être configuré en fonction des besoins de l’équipe. La plupart des grands groupes utilisent Jira pour la gestion des tickets IT ou des projets IT, dont Nestle et d’autres entreprises françaises. L’interface est dans les standards du marché avec une expérience utilisateur fluide. L’offre entreprise est à 14$/u/m pour 10k utilisateurs.

Nouveautés et Roadmap

En 2021, Jira n’est plus réservé aux équipes IT, et s’ouvre à d’autres métiers avec Jira Work Management qui est une version plus orientée métier (RH,marketing, etc). Le nouveau module reprend les codes de ce qui avait fait la célébrité de Jira, avec de nouvelles fonctionnalités (templates supplémentaires, vues des calendriers adaptées, listes) et l’abandon d’autres fonctionna- lités plutôt orientée développement.
S’appuyant sur son savoir-faire historique, Jira permet aux utilisateurs de suivre des projets, des tâches et des cycles, de collaborer en sortant du tout email tout en adoptant des modes de travail inspirés du développement, plus agiles.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Jira est conçu pour gérer les projets agiles dans des contextes métiers IT. Un tableau KanBan riche s’articule avec d’autres outils pour faciliter le développement de logiciels (notamment grâce à différentes intégrations avec les applications de développement). Le fonctionnement de l’outil se base sur un système de tickets pour chaque action et tâche. De nombreux rapports sont disponibles pour suivre l’avancée des projets et des tâches et s’assurer de l’efficacité du travail d’équipe.

Soutenir le travail hybride en augmentant la transparence
Par nature Jira est un outil hybride : il facilite les échanges autour des activités d’une équipe, d’une entité, d’un projet. Avec une organisation essentiellement agile (scrum, kanban…), les projets mené avec Jira gagne en transparence et chacun peut savoir où et quand sa contribution est attendue. Une telle organisation du travail se veut donc asynchrone et hybride.

Faciliter les processus à l’aide des workflows
les applications, pour lesquelles les workflows de validation et de test sont primordiales. Les utilisateurs de Jira ont à leur disposition une panoplie de workflows par défaut applicables sur les tableaux de gestion d’activités. En plus, les utilisateurs sont en mesure de développer les automatisations et les workflows customisés en fonction de leurs besoin.

Intégration avec d’autres outils collaboratifs
Jira est hautement interopérable avec d’autres outils collaboratifs utilisés au sein des équipes. Les espaces de collaborations et messageries d’equipes (Teams, Slack, Miro, iObeya, …), les outils de gestion de connaissances (Elium, …), etc. avec les connecteurs plus ou moins avancés. Ces connecteurs sont plus aboutis avec les best players qu’avec Microsoft Teams, par exemple.

Notre évaluation

Kantree

La solution en quelques mots

Kantree est une solution française de management de projets agiles. En plus de fournir un tableau KanBan pour gérer les tâches en mode agile et faciliter les rituels quotidiens de ce mode de travail, Kantree permet aux équipes d’avoir une vue 360° du temps passé sur chaque tâche, d’évaluer la capacité de l’équipe à traiter le reste à faire (pour pouvoir ajuster les ressources nécessaires), de suivre la charge de travail des membres de l’équipe avec un module intégré, etc.
En plus des différentes fonctionnalités, chaque équipe a la capacité de configurer les vues en fonction de ses besoins. Les filtres et les templates facilitent la compréhension, prise en main et l’utilisation de l’outil avec n’importe quelle méthodologie.
Avec une offre concurrentielle par rapport aux autres acteurs du marché (10€/u/m), Kantree compte Orano, Thales et d’autres entreprises françaises parmi ses clients majeurs.

Nouveautés et Roadmap

Une version 10.0 en 2021 pour Kantree, qui rend son interface plus moderne et fluide grâce à une barre latérale permanente qui permet de naviguer à travers ses projets.. L’ajout d’un centre de notification personnel permet à l’utilisateur de suivre ses travaux en cours au sein de ses différents projets. Conçu comme un agrégateur de toutes les cartes qui le concerne, l’utilisateur peut en faire sa page d’accueil. Enfin, l’utilisateur a plus de choix quand à l’affichage des vues (partagées ou privées) dans ses différents projets avec l’ajout de nouvelles vues possibles (kanban, liste, tableau, calendrier, timeline). Cette nouvelle version de l’outil fait naître un nouveau vocabulaire, plus anglophone, un projet devient un workspace, les rapports des dashboards, un modèle de carte un type.
A l’avenir, Kantree devrait continuer à enrichir l’outil, avec la mise en place d’une solution de réunion à distance intégrée, des fonctionnalités de chat au sein des projets, et le renforcement des connections avec d’autres outils comme Teams ou Slack.

Les points clés de la solution

Approche pour adresser le marché
Kantree est un outil de gestion d’activités configurable en fonction du besoin des différents métiers. Pour une équipe projet, Kantree sert à organiser les tâches et les activités en mode KanBan. Pour les centres de service et les hotlines, Kantree peut être un outil de ticketing avec la possibilité de suivre chaque demande et les indicateurs liés aux différentes tickets. Pour une entité, Kantree peut être le socle de la gestion du portefeuille des projets, un levier de transparence et un environnement favorisant la contribution de chaque équipe / individu.

Centraliser et visualiser les informations
Kantree vise à être le hub d’informations de l’équipes. Les cartes (tâches) de Kantree sont customisable en y ajoutant des bloques personnalisées au goût et au besoin de chaque équipe (étiquettes, fichiers, couleurs, responsable de chaque carte, texte, image, listes, …) . Les différentes options de mise en forme également, permettent aux équipes de visualiser leurs activités et augmenter la visibilité (changer la couleur des cartes mise en forme conditionnelle, …). Kantree intègre également les information provenant des applications tierces (Google Drive, Dropbox, Github, …). Côté managers et administrateurs, les statistiques et insights permettent un suivi plus simple, plus visuel et chiffré.

Agilité à l’échelle avec les projets et sous-projets
Avec la possibilité de créer une arborescence des projets (projets et sous projets) Kantree permet de gérer des grands projets ou programmes avec un périmètre plus large que celui d’une équipe. Un tableau de bord des activités de tous les départements sous forme de listes organisées, des tableaux Kanban sous forme de matrice (activités segmentées par projet) sont les exemples de son usage à l’échelle.

Automatisation
Afin d’améliorer et fluidifier les processus, Kantree permet aussi d’automatiser certaines actions, notamment celles à faible valeur. Notamment, automatisation des demandes avec les formulaires, articulations avec mail et d’autres application à l’aide de Zapier.

Notre évaluation

Monday

La solution en quelques mots

Monday est un outil collaboratif de gestion de projet sous forme de tableaux personnalisables. Chaque tableau permet de gérer les flux de travail, les tâches ou les processus en reliant les différentes activités entre elles. Monday permet aussi d’automatiser des activités (attribuer une tâche ou notifier un collègue lorsque le statut change). Les tableaux utilisés peuvent héberger différents types d’informations pour et en faire des métadonnées afin que l’utilisateur puisse personnaliser l’affichage des éléments du tableau en fonction de son besoin.
Le fonctionnement de Monday repose sur une approche classique de gestion d’activités : la planification, la gestion des ressources, l’affectation de tâches et le suivi d’avancement. L’application est intégrée aux autres environnements de travail, notamment Teams pour travailler avec son tableau Monday directement depuis un canal Teams mais aussi pour recevoir des notifications provenant de l’outil. Le même niveau d’articulation peut être imaginé avec Slack, Google Workspace, Notion, etc.
Monday est présent dans des entreprises à l’échelle internationale (GE, Unilever, Uber, etc.) avec une offre à 16€/u/m pour une utilisation avancées (workflows et automatisations inclus).

Nouveautés et Roadmap

En 2021, Monday a ouvert de nouveaux espaces de stockage AWS en Europe, à Francfort, ceci dans l’optique de se conformer aux règles européennes et de se rapprocher des clients du continent.
En 2021, Monday a annoncé plusieurs améliorations au niveau l’expérience utilisateur et la performance de l’interface : l’amélioration et l’enrichissement de la gestion des «Filtres», l’amélioration de la gestion de l’option «Trier», la gestion des colonnes et la connexion des colonnes entre tableaux, les modèles de colonne.
L’application mobile monday.com va également bientôt connaître de nouvelles améliorations notamment au niveau de la localisation et des services. Autre nouveauté à venir : la possibilité de réaliser sa propre application dans monday.com ou bien de s’en procurer de nouvelles sur la marketplace.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Monday vise la gestion des projets volumineux qui nécessitent une organisation complexe. Malgré une variété de filtres et des affichages proposés par la solution, dont l’affichage en mode Kanban, son usage principal est une gestion classique des activités, du temps, des ressources et la charge de travail en mode planning de Gantt. Cette gestion peut donc se faire de manière asynchrone à distance en permettant plus de transparence dans les projets.

Automatiser les processus
Monday mise sur les workflows et les automatisation pour simplifier le suivi et l’avancement des projets. Plusieurs templates de workflows existent par défaut au sein de la plateforme pour un ensemble de tâches à faible valeur ajoutée (envoyer une notification mail lorsqu’une tâche est marquée finie, ou créer une tâche à la réception d’un message Microsoft Teams ou bien un mail, …).

Gérer les grands projets, les programmes, les objectifs de l’équipe
Avec une vue d’ensemble des tâches, des groupes et des projets, l’utilisateur a la possibilité de suivre, de manière visuelle, l’avancement des différentes activités. Ces groupes peuvent consister aux projets complexes avec différentes étapes et chantier, ou bien les projets liés à un département, uns entité pour favoriser l’agilité des équipes à l’échelle d’une entreprise.

Notre évaluation

Notion

La solution en quelques mots

Notion est un outil tout-en-un pour collaborer autour des notes, projets, documents et tâches. L’outil s’adresse aux individus et aux équipes pour organiser leurs notes et leurs tâches, surtout dans les milieux de l’ingénierie, de la R&D ou de la conception produits.
L’outil a la capacité de remplacer complètement les outils bureautiques (que peuvent proposer Microsoft 365 et Google) avec une approche simple : tout le travail dans un seul espace. Les notes, les tâches avec différentes vues, les contenus écrits ou multimédia sont tous centralisés dans un espace simple d’utilisation et intuitif pour assurer le niveau de transparence souhaité pour toutes les parties prenantes d’un projet.
Notion est avant tout ce que l’utilisateur en fait en fonction de son besoin. L’utilité de l’outil peut varier d’un carnet de note à un wiki projet, en passant par l’espace de gestion de projet. Chaque client de Notion (IBM, Nike, Deliveroo, Pixar, Samsung) l’utilise ainsi d’une manière différente à un coût relativement réduit (8$/u/m).

Nouveautés et Roadmap

En 2021, Notion a amélioré encore plus son expérience utilisateur, notamment via la refonte de ses boites commentaires, l’arrivée des “simple tables” ou l’amélioration de la visualisation des liens.
Pour faciliter le management agile à l’échelle, Notion met en place la notion de Groupes et sous-groupes pour ses cartes Kanban. Cette catégorisation augmente la lisibilité des activités et permet aux utilisateurs de filtrer les cartes et d’en faire des vues personnalisées. L’arrivée de Synched Blocs permet également une collaboration plus transverse à l’échelle et plus transparente pour les grandes équipes.
Notion s’appuie sur un partenariat avec les best players et les outils spécialistes du marché collaboratif. Ces intégrations et connecteurs se font à travers d’une API sécurisée pour une gestion d’accès aux ressources fine et configurable. Les intégrations personnalisées sont possibles via Zapier.

Les points clés de la solution

L’angle pour adresser le marché
Notion est une base d’informations ou un “wiki” projet sous forme de texte, multimédia et tâches. L’outil cherche à centraliser la collaboration asynchrone dans un espace contextualisé. Management projet, production de documents, prise de notes partagées, organisation et construction de livrables. L’outil cède la communication synchrone mais aussi la communication au sens large aux outils spécialisés notamment Slack pour les échanges et les réunions.

Configurabilité de l’espace
Notion est un espace de collaboration d’équipe hautement configurable, y compris à la fois la mise en page de l’espace de travail mais aussi en ajoutant des applications tierces et y travailler directement depuis Notion. Au prix d’un travail de prise en main relativement important pour les équipes, l’outil peut ainsi répondre à des besoins spécifiques.

Enrichir l’espace de travail avec les best player
En plus de la qualité des connecteurs développables avec les APIs de Notion, les nombreuses intégrations avec les best players font de Notion un agrégateur des meilleurs solutions de chaque usage tout en favorisant la conversation et la collaboration à l’intérieur de Notion.

Notre évaluation

Trello

La solution en quelques mots

Racheté par Atlassian en 2017, Trello est une plateforme de Kanban collabora- tif. Les équipes peuvent y créer leur tableau de bord personnalisé et y ajouter des cartes décrivant les activités à réaliser, ordonnées en colonnes. Chaque membre de l’équipe peut prendre part à des activités en rejoignant les tableaux et cartes, suivre l’avancement à travers une “checklist” et discuter autour des activités, interpeller les personnes de l’équipe. Pour ceux gérant plusieurs tableaux, un fil d’informations en page d’accueil agrège les activités des différents tableaux et l’interface permet aisément de passer d’un tableau à l’autre. Le bon niveau de personnalisation de l’espace de travail en fonction de l’organisation de l’équipe permet aux entreprises de toute taille d’utiliser Trello comme outil de gestion de projet (de Google aux petites startups partout dans le monde). Via les Power-Ups sur étagère, personnalisables ou pouvant être créés ex nihilo, l’utilisateur peut ajouter des nouvelles fonctionnalités ou intégrations avec des applications du même éditeur ou tierces (Google Drive, Slack, Zendesk, …). L’environnement Butler permet d’amener de l’automatisation de processus dans les tableaux. Son orientation “grand pu- blic” et son interface soignée en font une application facile à prendre en main avec un coût relativement modeste à 10$/u/m. Une version gratuite existe.

Nouveautés et Roadmap

La stratégie de Trello a été d’enrichir son offre au moyen de powers-up à associer à ses tableau selon ses besoins pour améliorer la productivité et l’expérience de collaboration. Ces powers-up sont accessibles à tous les utilisateurs de Trello (utilisateurs de l’offre freemium compris).
Il est désormais possible de connecter Trello à des solutions comme Slack, Adobe XD, Dropbox, Confluence ou encore Jira. Environ 200 power-ups sont disponibles.
Les offres Trello ont été remaniées : l’offre standard a été créée (lancée à 5$ par utilisateur et par mois en tarification annuelle), l’offre business class devient «Premium» et l’offre gold a été arrêtée.

Les points clés de la solution

Angle pour adresser le marché
Trello vise les projets agiles en proposant un Kanban collaboratif qui ras- semble les actions, les conversations et les informations relatives à chaque tâche (via des cartes). L’outil est parfait pour construire son flux kanban et le piloter. Les fonctions d’automatisation de règles fluidifient la gestion d’activités : par exemple, créer ou déplacer les cartes en fonction d’événements générés par d’autres applications (l’ajout d’un inscrit à un événement, un ticket d’anomalie, le changement de statut d’un lead dans le CRM, etc) à l’aide des automatisations proposées dans l’espace de travail.

Les power-ups pour centraliser les informations
Trello dispose d’un catalogue de power-ups qui ont pour objectif de centraliser toute information utile pour la collaboration d’équipe, que cela soit les documents, les espaces de créativités, les autres outils de gestion de projet, les conversations, les mails, les wiki, les référentiels utilisateurs, le niveau de consultation du bord, etc..

L’automatisation pour fluidifier les processus
Une fois toutes les informations centralisées dans un espace unique, Trello propose des automatisations pour fluidifier les processus. Cela se traduit par des boutons ou des règles spécifiques aux fonctionnalités de l’outil.
Par exemple, un bouton peut être ajouté à une carte ou un board pour lancer une action personnalisée (ou une combinaison d’actions). Notamment, il est possible de créer un bouton pour attribuer une carte à une personne et lui envoyer une notification ou ajouter une check-list à une carte avec un nom personnalisé, ceci pour gagner en temps et en efficacité.
Les règles servent à automatiser une action conditionnelle. Un changement dans le board peut déclencher une action au sein d’une autre application ou dans l’outil même : changer le statut d’une carte en la déplaçant dans une autre colonne peut déclencher l’envoi d’un mail ou un message dans une messagerie d’équipe, par exemple.

Notre évaluation

EDITION 2022

Etat de l'art de la transformation interne des organisations