L’intranet a un rôle central et structurant dans la communication interne. Il est la vitrine numérique des actualités du groupe mais il permet aussi d’accéder à l’ensemble des référentiels de l’entreprise, qu’ils soient documentaire, de procédures ou même de services.

Pour mettre en place un intranet, on distingue plusieurs phases importantes :

  • Le cadrage et la définition du futur portail
  • L’intégration
  • L’adoption

1 – Cadrage et définition du portail intranet

Cette étape doit absolument commencer le projet.

Il s’agit dans un premier temps d’évaluer le besoin. La méthode la plus plébiscitée est celle du design thinking en essayant de répondre au maximum aux besoins utilisateurs, car ce sont eux qui seront les consommateurs finaux du site intranet.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser la méthode des personae. Une fois le besoin évalué, il vous faudra identifier quelle solution SaaS du marché vous souhaitez utiliser pour déployer votre intranet. Une analyse des solutions du marché est disponible gratuitement dans notre état de l’art annuel : Etat de l’art 2021.

Vous pourrez en parallèle définir l’organisation de l’information et l’arborescence que vous souhaitez mettre en place dans votre intranet. Vous pouvez à nouveau vous appuyer sur des utilisateurs pour réaliser des tests de l’UX de votre portail.

2 – Intégration de l’intranet

Une fois toutes ces informations réunies, deux choix s’offrent à vous.

Première option, vous pouvez passer par le traditionnel cahier des charges en réunissant toutes les spécifications fonctionnelles.

Seconde option, plus fréquente pour des outils SaaS, vous pouvez passer par une méthodologie agile et écrire les user stories de votre backlog. La suite s’opérera comme un projet d’intégration IT classique, pour laquelle nous vous préconisons d’adopter une approche agile et d’éviter son opposé, le cycle en V.

Nous vous conseillons également de fonctionner avec une approche MVP (minimum viable product) qui vous permettra de sortir de terre un produit plus rapidement pour pouvoir en tester les fonctionnalités auprès des users.

3 – Contribution et adoption de l’intranet :

Une fois le premier travail sur la forme réalisé, le site intranet est comparable à une coquille vide qu’il vous faut remplir. Il est alors nécessaire de mobiliser l’ensemble des parties prenantes afin qu’elles contribuent aux différentes pages de cet intranet.

Il est important que ces personnes – relais de communication locaux, référents métier – soient formées et accompagnées pour être autonomes sur la complétion et l’ajout des contenus.

Bien sûr, l’adoption d’un intranet corporate est un énorme enjeu pour la communication interne du groupe. Il est important d’organiser un événement de lancement conséquent le jour du Go Live pour en faire connaître les moyens d’accès. Si votre intranet remplace un outil existant, il vous faudra assurer une période de transition et de migration des contenus en assurant un accès rapide vers le nouveau site.

Vous avez la possibilité de fournir à votre intranet une véritable image de marque, associé à la marque corporate ou non. Il vous faudra ensuite utiliser l’ensemble des moyens de communication à votre disposition pour vous assurer que les collaborateurs ont bien connaissance de l’existence de ce nouveau média de communication, au cœur de la communication interne de l’entreprise.

 


Vous souhaitez être accompagné dans le choix, l’intégration ou l’adoption d’un nouvel intranet ? Chez Lecko, l’accompagnement des entreprises au travers de ces différentes phases est notre métier. N’hésitez pas à consulter notre site web et à télécharger gratuitement notre dernière étude sur la transformation interne des entreprises.