Hybridation du travail et enjeux environnementaux boostent la transformation interne des organisations

L’édition 2022 de l’état de l’art de la transformation interne publié par Lecko s’appuie sur :

• Une enquête réalisée avec YouGov en janvier 2022 auprès d’un panel représentatif de 1007 salariés travaillant dans des entreprises de plus de 500 employés.
• L’analyse des pratiques de travail auprès de 30 000 collaborateurs d’entreprises de plus de 1 000 employés dans l’industrie, les services et l’administration.
• L’étude de 55 solutions de communication et collaboration d’entreprises à partir de 130 critères traitant de la Digital Workplace, les messageries d’équipe, la productivité collective, la gestion des connaissances, le management visuel.

L’hybridation du travail s’installe avec des modalités et des conséquences très différentes d’une entreprise à une autre.

Si 40% des salariés travaillant dans une entreprise de plus de 500 employés peuvent télétravailler, ils ne bénéficient pas de la même souplesse d’organisation : 27% d’entre eux suivent l’organisation définie par leur entreprise quand autant (27%) sont totalement libres de leur agenda. Les possibilités de télétravail varient également de 1 à 5 jours par semaine ; il n’y a pas de modèle qui s’impose. La flexibilité apportée aux collaborateurs limite la synchronisation dans les bureaux. 

L’enquête sur le panel représentatif montre que les usages ont progressé plus rapidement en 2021. Même si le mail reste le principal outil de collaboration pour 60% des collaborateurs, il a reculé de 6 points par rapport à 2020. Les espaces collaboratifs et messageries d’équipes représentent 55% des réponses et constituent la plus forte progression. La surprise vient de la baisse de l’usage des Digital Workplace (de 29% en 2021 à 7% cette année). Beaucoup sont en fait de simples intranets ou portails d’accès et n’ont pas été accompagnés d’un travail de ventilation du flux de travail vers les espaces de collaboration.

L’enchaînement des visioconférences et les sollicitations continues sont des nouveaux facteurs de fatigue professionnelle. 72% des répondants pensent que questionner l’efficacité en réunion est une priorité pour améliorer la qualité de leur travail. La Qualité de Vie au Travail est amenée à prendre en compte ces nouvelles nuisances.

Souveraineté numérique, les solutions européennes contre-attaquent

Face à la captivité croissante des entreprises vis-à-vis de Microsoft ou Google, les solutions françaises et européennes se renforcent et profitent des nouvelles opportunités créées par la démocratisation du travail à distance. De leur côté, les solutions spécialisées ont élargi leur couverture fonctionnelle en développant de nouvelles fonctionnalités (Horizon pour Jalios, Fast Intranet pour Jamespot) ou en intégrant des solutions complémentaires (Onlyoffice et Jitsi pour Talkspirit). Cependant la position de “solution plateforme” de Microsoft 365 lui permet de capter l’essentiel de la valeur. Les autres acteurs ne peuvent pas encore la remplacer complètement et sont repoussés sur des marchés de niche. L’évolution possible de la réglementation européenne avec le Digital Market Act imposant plus d’interopérabilité serait un vrai accélérateur pour un retour à un marché concurrentiel.

L’étude comparative de 55 solutions, sur la base de 130 critères, met en évidence la maturité croissante de l’ensemble des solutions du marché. Elles ont principalement pour objectif de mieux organiser les flux de travail et d’organiser les services administratifs et RH des employés dans un seul espace, en plus des traditionnelles fonctions de communication interne.

Le niveau d’adhésion à Microsoft Viva est un indicateur à suivre en 2022. Les entreprises vont-elles enrichir leur Digital Workplace avec Microsoft alors qu’il existe des solutions plus matures leur offrant la possibilité de réduire leur dépendance ?

Il est impossible d’effacer 10 années de quasi-monopole grandissant par une interdiction telle que l’envisage la DINUM, pour autant il est possible d’agir. L’étude fait ressortir deux recommandations à l’égard de Microsoft visant à ré-équilibrer la relation : sortir d’une approche de suite monolithique et négocier l’accès aux données via les API.

Et les éditeurs européens ont encore l’opportunité de se différencier, notamment par une meilleure prise en compte du Numérique Responsable qui reste un sujet encore peu investi par l’éditeur américain.

Les solutions de Digital Workplace sont absentes face aux enjeux du Numérique Responsable

Face à l’enjeu de décarbonation, chaque domaine d’activité est questionné sur ses émissions. Le numérique représente 4% des émissions carbone et devrait prochainement dépasser le secteur aérien. Il est urgent de sensibiliser chacun et de bâtir une entreprise digitale sur la base d’usages qui soient tenables dans la durée : sobre en carbone, préservant les équipes et assurant l’efficacité collective.

L’étude montre que les solutions de Digital Workplace sont encore dans une culture de la ressource informatique illimitée :

• Elles ne mesurent pas les émissions générées par les services apportés à leurs clients.
• Leurs solutions sont plus à vanter l’illimité qu’à aider les utilisateurs à maîtriser l’infobésité.

Les grandes entreprises sont d’autant plus sensibles au Numérique Responsable qu’il représente, avec les mobilités douces, un levier d’implication de toute l’organisation. Engager chacun à faire sa part d’effort est un prérequis pour élever la conscience environnementale et mobiliser chacun sur l’innovation pour la réduction de l’impact carbone de l’activité. A ce jour, l’enquête a montré que 58% des collaborateurs ne se sentent pas concernés par la transformation environnementale de leur entreprise.