Detailed analysis of 46 solutions

Digital Workplace
Productivity Companions
Team messaging
Tools for social and cross-cutting use
Visual management

Positioning
of the tools

En 2022, comme chaque année, nous avons analysé les solutions du marché qui soutiennent le “Travailler autrement” selon une grille de 130 cas d’usages liés à la construction d’une Digitale Workplace, en testant les outils et en rencontrant les éditeurs lors des entretiens dédiés.


This analysis allows us to position the different players according to the richness of their value proposition and the quality of the user experience they offer.


Retrouvez également pour chacun d’entre eux les éléments remarquables de leur stratégie actuelle et un résumé de leurs nouveautés 2022 et roadmap 2023.

Atolia

The solution in a few words

Atolia, l’éditeur français basé à Strasbourg, est un espace de collaboration d’équipe agrégant la conversation, réunions, coédition documentaire et gestion d’activités. L’outil propose des espaces d’équipe de type Microsoft Teams et Slack, dans une offre packagée.
L’interface se construit sous forme des thématiques et des groupes. Chaque thématique peut comprendre plusieurs projets. Un agenda partagé et un outil de gestion d’activités (Kanban) peuvent être liés à un groupe pour développer la collaboration. En dehors des groupes, l’utilisateur a la capacité de créer des “Projets” (gestions d’activités et Kanban) et gérer son temps dans un agenda personnel. Les tâches personnelles remontent dans un tableau de bord personnalisé pour l’utilisateur. L’outil propose également d’intégrer les partenaires et les collaborateurs externes dans des groupes projet. Les différents rôles permettent aux utilisateurs d’avoir un accès modéré aux ressources stockées dans l’environnement d’Atolia.
Avec un système d’abonnement par utilisateur et par mois, Atolia propose deux offres pour des usages plus ou moins avancés : Une accès gratuit à l’interface pour les utilisateurs invités, une offre Premium à 9€/u/m pour une utilisation limitée et moins avancée et une offre Business à 11€/u/m pour des entreprises. Il compte parmi ses clients des grands groupes (edf et BNP) et des petites organisations (RTL, ina).

News and Roadmap

Atolia a rejoint le groupe SaaS Labs US Inc : accélérateur de développement et d’internationalisation.
La plateforme prévoit aussi l’amélioration du tableau de bord pour améliorer la productivité et faciliter la gestion de projet : il sera désormais possible de visionner directement toutes les tâches du jour à venir, tous projets confondus, ainsi que de partager son calendrier avec ses collaborateurs et le dupliquer, en un seul clic.

Key points of the solution

Angle pour adresser la Digital Workplace
Atolia se présente avec une approche Messagerie d’équipe.
L’interface est conçue à mi-chemin de la productivité individuelle et la collaboration d’équipe. L’utilisateur dispose à la fois d’un espace documentaire et un agenda personnel (pour gérer son temps et organiser ses documents) et des agendas et drives d’équipe.
Dans des groupes, l’espace est structuré sous forme d’un fil de discussion thématique avec des réactions séparées, pour mieux tracer et suivre les messages. Depuis cette espace, l’utilisateur a accès aux documents stockés dans Atolia, ceux stockés sur la disque dur et encore ceux intégrés depuis Google Drive ou Dropbox.

Offre packagé rassemblant les open-sources
Atolia met en scène plusieurs solutions collaboratives open-source. OnlyOffice est intégré dans les espaces d’équipe ou bien personnel pour la bureautique, Jitsi est l’outil de visioconférence intégré au sein d’Atolia , tous intégrés avec un drive, gestion de tâches et un agenda.
Cette combinaison des outils open-source est parfois source de manque d’intégration. Par exemple, OnlyOffice ne s’ouvre pas dans l’univers Atolia et pour la visioconférence Jitsi impose son interface. Ces articulations sur mesure sont possibles dans l’offre entreprise.

Accès externes facilité
Au-delà d’un espace de collaboration des équipes au sein de l’entreprise, Atolia facilite l’embarquement des parties prenantes externes. Un utilisateur lambda peut être intégré dans des espaces d’équipe. En revanche l’accès de cet utilisateur aux informations partagées au sein d’Atolia est plus ou moins limité. Cela peut être modéré en attribuant des différents rôles aux utilisateurs (administrator, membre, externe, invité).

Our assessment

GoFAST

The solution in a few words

GoFAST est un outil français de collaboration, DWP d’équipes, conçu par la société CEO-Vision. GoFAST (Open source basé sur la technologie Drupal) facilite la collaboration autour des documents. L’utilisateur dispose d’un environnement de collaboration complet avec des bibliothèques de documents, un outil de gestion de tâches, les canaux conversationnels pour contextualiser les échanges et les outils de visioconférence.
Les intégrations de GoFAST avec les outils spécialistes font de l’outil une suite de collaboration alternative aux géants américains (Office Online et Google Docs). Les intégrations notamment, Bluemind pour la boîte mail et l’agenda s’ajoutent aux différentes briques de l’interface : OnlyOffice pour les usages bureautiques, YouSign pour des signatures électroniques, Bonitasoft un moteur de workflow puissant, Jitsi Meet pour les réunions en ligne, Riot matrix pour la messagerie instantanée proposent des fonctionnalités complémentaires au positionnement de GoFAST.
En fonction de l’hébergement souhaité par l’entreprise client, GoFAST propose une offre On-premise (2€/u/moi), une offre SaaS dédié (2€/u/moi) et une offre SaaS cloud (12,45€/u/m).

News and Roadmap

Il y a des bonnes nouvelles pour GoFast en 2022 avec les nouveaux clients dans le secteur public (Université du Mans et Ville Caluire-et-Cuire). Les organisations qui optent pour moderniser la collaboration tout en favorisant la sécurité des données et des informations partagées avec une offre On Premise ou bien un SaaS en cours de certification SecNumCloud en 2023.
L’autre avancée de l’interface en 2022 a été le déploiement de GoFAST v4 : Plus de 3000 jours hommes de R&D. Les clients ont pu découvrir la v4 depuis janvier 2022.
L’éditeur a également entamé le projet «GoFAST NG» (pour «New Generation») : Conteneurisation de la solution, avec comme priorité «GoFAST Community NG» qui sera disponible dès février 2023. Les principaux objectifs sont la montée en charge (jusqu’à 100 000 utilisateurs) et l’industrialisation.

Key points of the solution

Angle pour adresser la Digital Workplace
La nouvelle version de GoFAST se positionne particulièrement face à Microsoft Teams avec un panel d’usages de collaboration, un fil de discussion d’équipe et des notifications provenant des documents.
Des partenariats avec les outils spécialistes font de GoFAST un hub d’applications interconnectées.
L’éditeur cherche à trouver sa place au sein des organisations (plutôt publiques) de taille moyenne (plus de 150 collaborateurs) qui souhaitent remplacer leurs environnement de travail par une suite sécurisée, souverain et souvent on-premise.

Reinventing the world of open-source
GoFAST is based on the cohabitation of several open-source interfaces, brought together with a homogenized user experience.
The GoFAST team space is based on Alfresco (EDM), Jitsi (videoconferencing), Citadel (instant messaging), LibreOffice (office automation) and a Kanban tool developed by the editor. The aim is to offer customers complete control over their data.

Automatisation des process
Dématérialisation et automatisation des process est au coeur du positionnement de GoFAST. Validation des documents, la signature électronique, dématérialisation des formulaires, coffre fort électronique et beaucoup plus de processus administratifs peuvent être modélisés dans GoFAST.

Our assessment

Slack

The solution in a few words

Slack is a highly conversational productivity platform designed for operational staff to communicate as a team in real time through discussion channels organised by topic. The main uses, initially centred around collective productivity, are now moving towards the centralisation of third-party application flows. Slack is becoming an application hub for teams, who can access information from their business tools directly in a chat channel. It is also possible to perform actions from Slack to an external tool, often using keyboard shortcuts. Finally, the platform offers one of the best user experiences on the market.
Interoperability is one of Slack's greatest strengths today. Its integration marketplace is the most extensive to date, with several hundred bots and applications available. Its API is also very well documented. Slack offers a public price of 11.75 € / user / month.

News and Roadmap

Slack promet davantage d’autonomie dans la gestion des canaux en offrant la possibilité de déléguer la gestion des canaux à certains membres non administrateurs et de donner aux membres de l’équipe l’accès aux fonctions administratives spécifiques dont ils ont besoin pour mener à bien leur travail.
Il sera aussi désormais possible de créer des envois programmés pour faciliter la collaboration asynchrone.

Key points of the solution

Angle pour adresser la Digital Workplace
Slack conçoit la Digital Workplace dans la messagerie d’équipe : un espace conversationnel d’équipe hautement configurable, qui amène un collectif à repenser sa manière de partager de l’information, se coordonner, articuler son processus métier. Les équipes et individus paramètrent leurs environnements en accord avec leur vision de la Digital Workplace. Cette approche nécessite une maturité à la fois digitale (configurer un environnement, mettre en place des intégrations, des bots…) mais surtout organisationnelle et culturelle (repenser la manière de collaborer).

Favoriser la collaboration en asynchrone avec les Clips
Surtout destiné aux équipes dispersées géographiquement (avec un décalage horaire par exemple), Clips devient le nouveau mode de communication entre les membres d’une équipe ou avec les partenaires externes. Plus claire et plus riche qu’un message court et moins coûteux (en terme de temps et de disponibilité) que les réunions, la communication vidéo permet aux équipes de s’informer, aux clients de partager leurs besoins et aux collaborateurs d’expliquer un processus de manière courte, efficace et parlante.

L’intégration à Salesforce : valoriser l’offre des deux outils
Le géant des outils CRM, Salesforce, a racheté Slack en mars dernier à 27,7 milliards de dollars. L’objectif de cette intégration semble être de pouvoir fournir un service de qualité aux clients, de fluidifier les processus internes et de les rendre plus collaboratifs et traçables ainsi que de sortir de tout email dans le cadre du travail avec les partenaires et les prestataires externes. Cette intégration renforce le positionnement des deux côtés. Slack couvre le trou fonctionnel existant au sein de Salesforce (espace conversationnel pour les équipes Sales) et Salesforce donne du sens à la capacité de Slack à agréger les différents services et applications au sein d’un espace unique d’équipe.

Our assessment

Twake

LIVE Etat de l’art 2023 – Benoit Tallandier / Linagora

The solution in a few words

Twake est une messagerie d’équipe open source français, fondée il y a plus de 5 ans avec pour objectif de moderniser et centraliser la collaboration d’équipe dans un espace partagé avec les modules pour gérer les documents (drive partagé), les activités (outil de gestion de projet) et du temps (un calendrier).
Depuis 2017, Twake fait partie de la suite collaborative Linagora. Une suite qui cherche à remplacer Microsoft 365 au sein des grands groupes en misant sur la sécurité et la sobriété de leurs informations. Twake prend la place la plus importante au sein de la suite LinAgora, en tant que Digital Workplace agrégeant les autres applications de collaboration, à la manière de Slack ou Microsoft Teams qui sont des Digital Workplace de type messagerie d’équipe.
Avec 3 niveaux d’offre de 4€/u/mois à 10€/u/mois Twake est utilisé aujourd’hui par EDF, le Parlement Européen et la société de télécommunication MTS.

News and Roadmap

L’expérience utilisateur (affichage des notifications, tri des conversations pour aiguiller l’utilisateur) a été peaufinée pour poursuivre un objectif d’accès à l’information et de travail avec sérénité.
Twake s’articule avec Jitsi pour les usages de réunions. Le tour de force de Twake en 2022 est d’avoir mis en place une articulation avec l’environnement low / no code n8n.
En 2023, Twake fera aboutir sa vision de Digital Workplace unifiée au sein de Linagora. TMail articulera la messagerie open-paas / james au plus proche de l’interface Twake. L’interface avec Linshare (structure et partage de documents) sera peaufinée. La gamme de produits, avec Twake en son centre, couvrira donc les usages email / calendrier, messagerie d’équipe, documentaires, tâches, notes, intégration de processus… La recherche unifiée, ainsi que les bots conversationnels basés sur l’IA, sont également au menu de 2023 pour l’éditeur.

Key points of the solution

Angle pour adresser la Digital Workpalce
De la même manière que Slack, Twake invite ses utilisateurs à travailler dans une messagerie d’équipe : la conversation est au centre des échanges et s’y intègrent les autres flux et applications (Drive, Kanban, Mail, Visioconférence et bureautique).
Les intégrations low code, s’appuyant sur n8n, offrent de nombreuses opportunités de collaboration sociale autour de processus.
Twake propose une expérience utilisateur triant les messages pour améliorer la lisibilité de l’information et aider l’utilisateur à identifier là où sa contribution est attendue.

Mise en valeur des outils Open-Source
Twake et LinAgora ont pour objectif de mettre en valeur plusieurs plateformes open-source pour proposer une interface intégrée et interopérable et faire face aux acteurs historiques du marché (Microsoft et Google). La messagerie d’équipe développé par Twake est accompagnée d’un espace de stockage documentaire, un module de partage des documents volumineux développé par LinAgora, un serveur de mail Apache James, un calendrier et un référentiel utilisateurs Open-source et un module de visioconférence de Linto.

Sécurité des données
Pour les organisations préoccupées par la sécurité des données, Twake propose une panoplie de modules dédiés : authentification multifacteur, système de SSO, hébergement des données sur les serveurs européens (OVH Cloud en particulier), cryptage des données et documents, possibilité d’un déploiement On-premise ou sur un cloud privé, etc. Sans compter la nature open-source de l’outil qui permet aux entreprises clients de garder un contrôle complet sur leurs données.

Our assessment

EDITION 2023

State of the art of the internal transformation of organizations

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