Detailed analysis of 46 solutions

Digital Workplace
Productivity Companions
Team messaging
Tools for social and cross-cutting use
Visual management

Positioning
of the tools

En 2022, comme chaque année, nous avons analysé les solutions du marché qui soutiennent le “Travailler autrement” selon une grille de 130 cas d’usages liés à la construction d’une Digitale Workplace, en testant les outils et en rencontrant les éditeurs lors des entretiens dédiés.

This analysis allows us to position the different players according to the richness of their value proposition and the quality of the user experience they offer.

Retrouvez également pour chacun d’entre eux les éléments remarquables de leur stratégie actuelle et un résumé de leurs nouveautés 2022 et roadmap 2023.

Beekast

The solution in a few words

Beekast is a French web platform for managing and facilitating meetings, events and training. Its value proposition focuses on meeting efficiency, with advanced features (message sharing and moderation, brainstorming, matrices, polls, quizzes, selfie wall...) and integrations with video conferencing tools (Teams, Google Meet, Webex Zoom, etc).
With a quick learning curve, Beekast offers interactive sessions, top-down communication or teamwork organisation (task lists, decision making, upcoming actions) and then generates meeting reports.
Beekast is present at Orange, Ratp, Isagri group and other customer references in France with a license model by tenant (79€/host/month).

News and Roadmap

Beekast promet une nouvelle version en 2023 qui se veut plus simple, plus intuitive et plus moderne.

Key points of the solution

Approche pour le Management visuel
Beekast vise à améliorer l’expérience des événements et des réunions en proposant une démarche bout-en-bout, qui va de la gestion des inscrits à la réalisation du compte rendu. Pour une réunion collaborative, un espace documentaire commun permet aux équipes de préparer et centraliser les supports à utiliser (présentation, notes de réunion, activités, etc.). Pour l’animation d’un événement, il est possible de consulter la liste des participants en amont, de définir les différents rôles (animateur, participants) pendant l’événement et de gérer les résultats en aval (évaluation d’activités, interactions, questions, etc.).

Travail hybride
En enrichissant les réunions à distance, Beekast est par nature un outil qui trouve sa place dans une organisation hybride. Le format de la visioconférence est ainsi plus profonde, que ce soit pour partager de l’information lors d’une formation ou pour co-construire un contenu lors d’un atelier.

Our assessment

iObeya

The solution in a few words

iObeya offers a set of functionalities, applications, templates and methods that respond to a wide range of uses in visual management (Boards, Kanban, Planning, processes). The virtual rooms allow the user to aggregate and contextualize all types of information and to collaborate with his team. The functional scope of the platform varies from data processing to the animation of collaborative meetings.
iObeya is positioned as a visual management "application suite" with advanced integrations (API available with a license) to other digital environments (Teams Drives, Google Drives, etc). Integrations with project management tools, notably Jira, make iObeya a true agile management tool that increases the visibility of all types of processes through Kanban boards and sub-boards dedicated to each sub-team. The platform is available in the cloud or on-premise and is designed for large organisations (Airbus, Orano, AXA, PSA, etc).
With a market-leading user experience, iObeya aims to make teams work more agile and seamlessly. Interested companies should contact the editor for a quote.

News and Roadmap

iObeya a été classée dans le top 30 des entreprises les plus influentes en 2022 par The Silicon Review.
Sur son produit, iObeya a mis à disposition de ses clients la version cloud 4.14 qui comporte plusieurs nouveautés. L’intégration avec Jira 9 en est un exemple pour profiter des nouveautés de la dernière version de Jira.
En parallèle, et afin de faciliter la création et customisation des boards, des nouveaux templates de boards sont désormais disponibles.
L’ensemble des fonctionnalités existantes et les nouveautés listées ci-dessus font de Lucid un concurrent sérieux des best players des tableaux blancs collaboratifs.

Key points of the solution

Angle pour adresser le management visuel
iObeya est une suite généraliste qui vise à couvrir tous les usages du management visuel. L’outil est conçu pour les méthodologies et les rituels agiles (SAFe, KanBan, Lean, etc). Les templates modifiables permettent aux utilisateurs de configurer l’environnement en fonction de leurs besoins en matière de méthodologie, outils associés et contextes métiers.
La plateforme s’adresse aux équipes matures et à l’aise avec les pratiques agiles et les outils digitaux. Un accompagnement est nécessaire pour exploiter le potentiel de l’outil.
La plateforme d’iObeya peut prendre plusieurs formes en fonction de ce que l’équipe cherche en faire :

Usage d’équipe : Favoriser l’agilité à l’échelle
Cet usage est couvert souvent par des outils de gestion de projet (Jira, Trello, MS Planner, Clickup, …). En revanche, lorsqu’on centralise tout le travail de l’équipe dans une interface, l’intégration de ces outils tiers prend l’importance pour développer l’agilité des équipes à l’échelle. Afin de favoriser cette agilité à l’échelle, iObeya propose une interopérabilité complète avec Jira, par exemple. Les éléments (tâches, cartes, descriptions) de Jira sont synchronisés avec les bords iObeya qui permet aux manager et aux gestionnaires de projets interreliés d’avoir une vue 360 de ce qui se passe dans tous ces projets.

Usage en réunion : Salles multi-bords
L’un des usages des tableaux blancs numériques à notre disposition est de virtualiser nos salles de réunions avec les mêmes possibilités et fonctionnement : discussion sur chacun des sujets, thématiser ces discussions, avoir un espace propre à chaque sujet, … . iObeya permet de créer des salles (thématique) et y ajouter différents sujets (bords) pour les distinguer et également centraliser les contenus dans un seul endroit.

Usage industriel : Suivi des indicateurs et KPI
iObeya pense également à l’origine du management visuel : les centres industriels. Pour rendre visible les indicateurs et informations clés de ces milieux, iObeya propose un module spécifique SQCDP et ces KPI et indicateurs dédiés, tout en gardant la possibilité d’y ajouter des indicateurs personnalisés.

Our assessment

Klaxoon

The solution in a few words

Klaxoon is a set of tools for facilitating meetings and collaborative sessions, organised around the notion of "Workshop".
With its "Board Hybrid", Klaxoon provides users with a collaborative whiteboard that enables them to run meetings or interactive workshops. The "Live" functionality includes a video conference directly within the tool.
The "Workshop Platform" offer addresses all the uses around a workshop or a collaborative process. In addition to the hybrid board, "Memos" allow you to prepare content before and share it after the workshop. The richness of the formats offered thus makes it possible to structure the team's work over time to ensure its follow-up.
The tool complements team messaging systems such as Teams and Slack for advanced uses around the meeting. Klaxoon interfaces with Teams via the addition of a tab (encapsulation) without being linked to the conversations.
Klaxoon now counts major groups, including Crédit Agricole, Saint Gobain and GRDF among its clients.

News and Roadmap

Klaxoon dévoile sa nouvelle offre “Klaxoon Professional Services”. Démarré en tant qu’un éditeur de logiciels collaboratifs, Klaxoon est désormais un organisme de formation, certifié Qualiopi, visant à non seulement la modernisation des outils mais aussi l’accompagnement de ses clients dans l’adoption des nouvelles pratiques de collaboration, plus visuelles, agiles et efficaces. Le ticket d’entrée pour profiter de cette offre est un compte Enterprise.
Depuis 2 ans, Klaxoon met en avant sa volonté de proposer une interface multicanale. L’éditeur a pour objectif d’inclure toutes les populations dans l’utilisation de son outil avec une interface web, un accès depuis un smartphone et son device MeetingBoard. Ce dernier permet à n’importe quel utilisateur de lancer une session ou une réunion collaborative sans même avoir un compte individuel, un accès internet ou même une salle de réunion fixe !
A part son offre technologique, l’entreprise Klaxoon a suivi sa croissance en ouvrant son siège en Amérique du Nord, à Boston, et élargi son périmètre à l’international, plus que les années précédentes.

Key points of the solution

Faciliter les échanges en workshop
Historiquement positionné sur l’enrichissement de l’expérience des réunions traditionnelles avec le digital, Klaxoon augmente la participation des réunions en ligne et se positionne désormais comme support de management visuel persistant au-delà de la durée de la réunion. L’objectif pour Klaxoon est d’augmenter l’efficacité des réunions et ateliers, de faciliter la prise de parole au sein des petites équipes et de fluidifier la collaboration. Avec une mise en main facile et les templates à disposition des utilisateurs, Klaxoon aide les équipes à s’approprier des nouvelles pratiques de travail. L’éditeur se démarque de ses concurrents grâce à son univers attirant, ses contenus pédagogiques, l’expérience efficace pour les participants.

Outiller le travail hybride
L’offre Klaxoon permet d’outiller l’ensemble des temps autour d’un workshop. La préparation et la consolidation des échanges peuvent se faire grâce aux Mémos (CR, quiz, sondages, accessibles notamment par mail), et l’atelier peut être animé via le live Klaxoon, qui permet ainsi de ne pas avoir à démultiplier les écrans et onglets web pour accéder au board, à la visioconférence et aux partages d’écran.

Pour les frontlines
La solution est accessible sur tout type d’écran, notamment les écrans tactiles Meetingboard de l’éditeur. Ainsi, les utilisateurs n’ont pas besoin d’un compte nominatif pour accéder aux boards Klaxoon, il leur suffit d’y accéder via les interfaces mises à disposition sur le terrain.

Le numérique responsable
L’éditeur vante la sobriété de sa solution, notamment sur la partie visioconférence qui se veut moins énergivore du fait de sa taille secondaire par rapport aux contenus du board affiché. Mais comme beaucoup d’outils collaboratifs, c’est essentiellement en facilitant le travail à distance et en centralisant l’information que Klaxoon peut outiller le numérique responsable.

Our assessment

Lucid

The solution in a few words

laboration visuelle. De la collaboration visuelle et asynchrone dans un espace partagé, à l’animation de réunions à distance ou hybrides, de la modélisation des processus à la conception de l’architecture IT et Cloud, la suite Lucid couvre un périmètre large d’usages.
Lucid aide les équipe à brainstormer, partager de l’information mais aussi à transformer les données en action. La suite inclut plusieurs offres pour plusieurs cas de figure : Lucidspark est un tableau blanc digital pour renforcer l’animation d’une équipe. Lucidchart pour modéliser les processus complexe et les flowcharts. Lucidscale pour concevoir et modéliser l’architecture Cloud d’un système d’information.
Avec un modèle de pricing par outil (chaque module peut être installé séparément), Lucid a convaincu beaucoup d’organisations clientes (environ 3 millions d’utilisateurs) notamment McKesson, Sephora, Google, Accenture ou Amazon.

News and Roadmap

L’éditeur a annoncé plusieurs nouveautés de ses produits en 2022. En Mars, Lucid a ouvert un nouveau siège en Amérique du Nord. En Avril, changement de CEO, et ensuite l’arrivée des nouvelles fonctionnalités et surtout des intégrations avec le reste de l’environnement de travail des utilisateurs.
Lucid a renforcé ses intégrations avec la suite Atlassian, Confluence et Jira, afin d’apporter de la collaboration visuelle au sein des wikis de Confluence et les workflow de Jira.
L’éditeur a annoncé également une nouvelle application de LucidChart, compatible avec WebEx, afin d’améliorer les visioconférences portées par Cisco. En plus, pour faciliter le travail asynchrone sous formes des vidéos et sauvegarde d’écran, une intégration avec Loom a été développé.
L’intégration avec les messageries d’équipe et les outils de service support est la dernière avancée majeure de Lucid en 2022. Slack, ServiceNow, etc sont désormais intégrés au sein de Lucid.

Key points of the solution

L’angle pour adresser le management visuel
Lucid propose un ensemble d’outils et de fonctionnalités dans une suite riche. L’interface permet de structurer une arborescence de documents (boards Lucid) par projet, par équipe ou par espace de travail de l’entreprise. En termes de fonctionnalités, Lucid est conçu à la fois pour animer une équipe ou une réunion collaborative (vote, breakout rooms, timer, sondage, chat, questions) mais également pour donner la visibilité sur une information de manière communicative (présentation, diapositives, …)

Intégration avec Microsoft, Zoom, Google
Lucid est interopérable avec la plupart des leaders de visioconférence. Dans Microsoft Teams, Lucid propose par exemple une intégration à l’intérieur de la réunion, le board est modifiable directement depuis la réunion. Au sein de Slack et Zoom également, Lucid est intégré pour améliorer l’expérience des réunions.

Integration with databases (excel, Google Sheets), team management and HR tools
One of the advantages of Lucid is its ability to interact with databases. The links of the different phases of a process or the organisational diagram can be modelled in Lucidchart. With a synchronised view, every change is recorded in both databases (database and Lucid).
In addition, for collaborative uses, Lucid has the ability to integrate with project management tools (Jira, Confluence) to feed the team animation space with tasks, documents and project content.
The objects shared on Lucidspark (post-its, texts, ...) can be transformed into database elements for a more structured manipulation.

Our assessment

Miro

The solution in a few words

Founded in 2011, Miro is a US-based whiteboard product that has been enhanced with collaboration features over the years. Widely used, Miro has become an indispensable companion for many teams working in distributed mode, to stimulate contribution, ensure visibility of information and processes. Miro is designed to bring content to life during and between collaborative meetings. The workspace of workshop participants becomes a reference space that is enriched over time with all types of content (links, videos, text, planning, Kanban, etc). The tool offers a user experience in line with market standards and a wide capacity to adapt to different methodologies.
The tool is used by Cisco, Accenture, EY, Deloitte and other large international groups. The company, which now has 500 employees spread across the world, has taken advantage of two rounds of funding in 2018 and 2020 (for a total of €75M) to strengthen its position as a reference player. The Business offer is available at $16/u/m for teams.

News and Roadmap

En 2022 Miro a avancé sur ses intégration avec le reste du marche notamment la possibilité de convertir les cartes Miro en tickets Jira pour en faire des tâches spécifiques.
Afin de faciliter la construction et la préparation des board, une nouvelle application «Google Images» permet une recherche facilitée directement depuis l’outil.
Le mode de présentation Breakout Board a été lancé afin de thématiser les échanges et la collaboration sur le même board.
Lancement de Talktrack en version bêta qui permet de créer des visites guidées vidéo et/ou audio des tableaux Miro, une des particularité est que la vidéo est superposée à un tableau Miro.

Key points of the solution

L’angle pour adresser le management visuel
Miro permet aux équipes de modéliser et digitaliser tout type d’activité et processus puisqu’il s’agit d’un tableau blanc collaboratif qui peut remplacer les ateliers de ”decision making” , “brainstorming” ou bien les réunions de travail en équipe. L’objectif de Miro est de fluidifier la collaboration et le partage avec une prise en main rapide et simple. Le board Miro est complètement intégré aux canaux Microsoft Teams (remontée des notifications, les mentions et les commentaires provenant de Miro) et accessible depuis Google Workspace.

Un socle de collaboration d’équipe : arborescence des boards, conversations et visioconférence
Miro n’est pas seulement un tableau blanc digital pour animer un réunion ou une session de créativité. L’interface est censée héberger tout le travail de l’équipe, conçu en fonction de ses besoins. Si un board Miro propose un espace libre à configurer, la page d’accueil de la plateforme est structurée en projets, équipes et thématiques. L’utilisateur a donc à sa disposition un espace de collaboration structuré, une panoplie de fonctionnalités de collaboration (créativité, gestion des activités avec les tableau Kanban, visioconférence, conversation instantanée, commentaire, reaction, intégration des documents Microsoft et Google, …).

Intégration avec Webex, Zoom, Google Workspace et Microsoft 365
On peut s’adresser à Miro comme un espace de collaboration socle, mais également comme un outil complémentaire qui s’ajoute aux autres environnement de collaboration ou aux outils de visioconférence pour enrichir ces derniers. Les articulations avec les outils de visioconférence permettent aux utilisateurs de ces interfaces d’accéder facilement aux boards déjà existants ou d’en créer de manière spontanée (dans la réunion Teams, Webex ou Zoom ou depuis Google Agenda) pour les usages plus ponctuels.

Actions riches d’animation de réunion
Miro reste également l’une des interfaces les plus riches en matière de fonctionnalités d’animation. Les sessions de votes, fonctionnalités de présentation, les réactions sociales, les discussions en live, l’intégration et la collaboration en live sur les documents en font parties.

Our assessment

Mural

The solution in a few words

Mural est un tableau blanc digital pour concevoir et animer un processus, des ateliers collaboratifs ou des sessions d’intelligence collective (roadmap produit, brainstorming, collaboration synchrone et visuelle). L’outil cherche à faciliter la collaboration synchrone tout en proposant une expérience standard. Mural propose des fonctionnalités de vote d’idées, des vues synchronisées, de création de sommaire pour une navigation facile entre les activités, de chat et d’appels vocaux, pour permettre aux équipes de gagner en efficacité et en temps lors des réunions collaboratives.
Une intégration avec les bibliothèques en ligne de documents (OneDrive, Google Drive, Dropbox) permet aux utilisateurs de centraliser leurs contenus dans un espace commun de collaboration. Plus de 100 templates sont disponibles pour modéliser un processus en fonction du besoin de chaque équipe. Une intégration basique à Teams permet de travailler directement depuis Teams avec son board Mural.
Sur le marché, Mural est présent chez les géants du digital (IBM, Pearson ,Github) à un coût standard de 20$/u/m.

News and Roadmap

Mural sera désormais disponible en version application Android. L’éditeur annonce également un partenariat avec Microsoft afin d’intégrer Outlook et Office, ainsi qu’une intégration de Microsoft Azure DevOps.

Key points of the solution

L’angle pour adresser le management visuel
Mural s’adresse aux équipes matures qui souhaitent visualiser un processus ou dématérialiser leurs sessions collaboratives. L’objectif pour l’équipe est de disposer d’un espace de référence pour centraliser les idées, les décisions et les processus. L’équipe a la possibilité de configurer son espace en fonction de sa méthodologie de collaboration utilisée à travers des templates (Kanban, Planning, mind mapping, etc.)

Salles privées et publiques
L’interface est conçue sous forme de salles (privées ou publiques). Les salles publiques permettent de construire un espace de travail d’équipe avec des tableaux blancs. Complétant cela, les salles privées propose une sécurité plus aboutie et plus de contrôle sur l’espace de travail, les membres, les contenus et les informations partagées. L’accès des partenaires externes et les utilisateurs sans compte dépend alors des droits qui leur ont été attribués par l’administrateur de l’espace.

Intégration à Teams : dans les canaux ou les réunions
Mural propose une intégration forte à Microsoft Teams. En fonction de son usage, l’utilisateur est en mesure d’ajouter un tableau blanc de Mural dans son espace Teams. Le tableau s’ajoute à un canal Teams et donne un accès direct (consulter et modifier) depuis l’espace Teams.
Pour un usage en réunion, Mural facilite le flux de travail et la conversation en s’intégrant aux réunions Teams. Un board Mural peut être ajouté à une invitation ainsi qu’être ouvert et partagé directement dans l’interface de visioconférence.

Rôle de facilitateur
L’administrateur d’un board peut attribuer un rôle de facilitateur à une personne tierce ou à lui-même. Un facilitateur a alors des capacités d’animation avancées : prendre contrôle du board, mettre en avant son activité sur le board pour les participants, montrer ou ne pas montrer l’activité des autres utilisateurs, etc. Cette fonctionnalité aide les animateurs à faire des ateliers des sessions de productivité structurée et contrôlée.

Our assessment

Wisembly

The solution in a few words

Wisembly is a French event management and facilitation tool born in 2010. Initially, the tool was designed to facilitate exchanges (interactions, ideas, notes, etc) during meetings and seminars.
But in addition to this historical positioning, Wisembly now offers richer functionalities for the animation of large events. Its scope of use ranges from upstream preparation (collecting ideas, managing registrants, preparing the presentation), to animation (interactions, voting, liking, comments, Q&A). Each event has its own dedicated space (Wiz) that brings together all the materials and information related to the event.
Depending on the use of each company (simultaneity of events, management of replays, data storage space, number of participants) different offers are available, from 75€/admin/m to 375€/admin/m.

News and Roadmap

Wisembly rejoint Mediactive Events, filiale de Mediactive Group, une plateforme digitale permettant d’organiser et d’animer des événements d’entreprise, afin de proposer une offre de services et de solutions.

Key points of the solution

Wisembly comme outil de management visuel
Wisembly cherche à rendre les événements plus interactifs. L’outil est utilisé pour gérer un événement classique ou hybride (avec une partie des participants à distance).
Un outil de reporting est à disposition des animateurs pour analyser les interactions réalisées lors de l’événement (le nombre des votes, commentaires, j’aime, questions par pays, par entité, etc.).
Afin d’exploiter tout le potentiel de l’outil, les équipes doivent d’abord s’organiser pour identifier les différents rôles (animateur, préparateur, participant).
Dans de rares cas, l’outil peut également être utilisé dans une réunion collaborative, notamment pour des sessions de brainstorming, au sein des petites équipes.

Gestion des participants et des inscrits
A travers les données collectées avant et pendant l’événement hébergé par Wisembly, l’administrateur aura accès aux statistiques d’utilisation et de présence des participants, leurs interactions sociales et collaboratives. Il est également possible de générer un compte rendu automatique de la session. Ces rapports sont ensuite exportables en excel ou sous format pdf.

Collecter en live l’avis des participants
Avec un module de sondage fort, les administrateurs ont la capacité de collecter les avis des participants suite à une présentation et mesurer leur niveau d’adhésion. Cela permettra aux présentateurs de rebondir sur les sujets importants et d’obtenir immédiatement un feedback détaillé sur les éléments présentés.

Our assessment

EDITION 2023

State of the art of the internal transformation of organizations

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