Depuis 2020, Microsoft Teams connaît une utilisation grandissante en entreprise et de nombreux utilisateurs découvrent une nouvelle organisation possible du travail d’équipe à distance. Au-delà de la prise en main fonctionnelle, il faut aussi considérer les changements de pratiques qui doivent être effectués pour profiter pleinement Teams.

Voici donc quelques astuces pour bien utiliser Teams :

1 – Personnaliser son espace Teams

La configuration de l’outil Microsoft pour en faire un espace personnalisé est essentielle pour une bonne prise en main, celle-ci peut passer par deux étapes simples :

  • le paramétrage des notifications : via son profil utilisateur il est possible de définir soi-même les déclencheurs et les espaces de notifications afin d’être informé aux moment les plus opportuns
  • l’intégration d’outils de travail tiers : l’utilisation des outils de travail dans Teams, via des bots ou des onglets spécifiques, permet d’échanger au plus proche des contenus produits et ainsi de mieux valoriser les discussions d’équipe

2 – Dire Stop aux mails au sein de l’équipe

Teams permet aux équipes de gagner en transparence dans leurs échanges. L’utilisation du mail en parallèle de la messagerie d’équipe limite fortement l’intérêt de cette dernière en émiettant les informations partagées dans plusieurs outils. Afin de conserver l’ensemble des échanges dans Teams, plusieurs pratiques peuvent être mises en place :

  • Produire et coproduire les documents directement dans Teams pour éviter la multiplication des versions
  • Échanger exclusivement dans le fil de discussion de l’équipe, en mentionnant les interlocuteurs concernés, pour assurer la transparence des échanges
  • Être un consommateur actif en réagissant aux conversations et en commentant si besoin, pour assurer un feedback régulier
  • Interagir au plus proche des contenus (en commentaire d’un document, en réponse à un post, en complément à une tâche, etc.) pour contextualiser les échanges

3 – Adapter ses réunions en ligne

En tant qu’outil de visioconférence, Teams entraîne des effets rebonds parfois délétères. On peut parler par exemple de la multiplication des réunions qui réduit le temps d’adaptation indispensable entre deux points, ou d’une concentration (et une efficacité) limitée à cause des stimulis externes plus nombreux.

Il est donc nécessaire d’adapter une partie des pratiques liées aux réunions d’équipe :

  • Prévoir des temps plus courts, 45 minutes au lieu d’une heure par exemple. Limiter les réunions de plus d’1h30
  • Faire des pauses régulières, 5 minutes par heure, lorsque les réunions durent
  • S’assurer que les participants disposent d’un temps d’adaptation de quelques minutes entre chaque réunion
  • Alléger les objectifs de la réunion, notamment en privilégiant la production sur des temps asynchrones

4 – Développer l’agilité de son équipe et le “travailler autrement”

En tant que messagerie d’équipe, Teams tend à faciliter le “travailler autrement” au sein de l’équipe. Pour profiter pleinement de l’outil, celle-ci doit toutefois adapter son fonctionnement et s’appuyer sur les 4 principes suivants :

  • Alignement : Co-définir les règles de fonctionnement de l’équipe et leur donner du sens
  • Confiance : Maintenir le lien, sur-communiquer, formaliser les décisions, rendre visible son travail
  • Flux : Matérialiser les flux, le fonctionnement de l’équipe, et l’avancée du travail
  • Apprentissage : Manager le flux d’activités, plus que les personnes et développer l’amélioration continue

Pour en savoir plus

Comment présenter les outils M365 aux équipes

Revoir le replay de notre étude : Faut-il tout miser sur Teams ?