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Bienvenue sur ce nouveau site ! pour cette 16ème édition de l’état de l’art Lecko, nous avons adapté son format pour rendre son contenu plus “actionnable” par les équipes digitales.

360° sur la transformation digitale

Le numérique augmente nos capacités de communication, de collaboration ou de partage de la connaissance. Pour autant les usages spontanés engendrés et les difficultés de transformation limitent les bénéfices et apportent mêmes des effets contre-productifs. Les entreprises sont passées d’une communication entravée à l’infobésité, d’une collaboration déficitaire à une hyperconnexion, d’une dématérialisation souhaitée à un impact environnemental sur le point de dépasser celui du secteur aérien.

Le techno-solutionnisme a montré ses limites. Au moment ou la vague de l’IA générative est sur le point de submerger l’entreprise, il est bon de se le rappeler.

Pour passer de la modernisation par l’apport technologique à la transformation des pratiques de travail, il existe plusieurs leviers que cet état de l’art vous aide à actionner :

  • acculturer : informer de manière pédagogique pour aider chacun à mieux comprendre l’ère digitale : les opportunités à aller chercher, les limites à éviter où dont on doit sortir, les cas d’usages de références, les évolutions des outils, les démarches

  • accompagner : faire évoluer les pratiques au sein d’une équipe, gouverner à l’échelle de l’entreprise les outils et les informations, faire vivre la roadmap de son offre de services
  • outiller les porteurs de changement : l’enjeu est d’agir à large échelle et de manière économique. Les dispositifs d’accompagnement doivent accroitre leur impact pour gagner en légitimité auprès des opérationnels.

La transformation est itérative, une succession de cycle ambitions, réussites et limites atteintes, enseignements. Chacun pourra trouver de quoi dynamiser sa démarche dans cet état de l’art.

Hyperconnexion, et si le Chat devenait le pire fléau pour notre cerveau

Les premiers travaux réalisés avec Cog’X en 2023 avaient permis de caractériser les situations d’hyperconnexion par l’analyse des interactions par mails et réunions. Nous avons approfondi l’étude par l’analyse des Chats et l’enrichissement des données pour caractériser les comportements en fonction du statut (cadre / employé) ou de l’âge par exemple.

Cela n’étonnera personne, mais les cadres sont les principaux impactés. Ils sont 5 fois plus en situation d’hyperconnexion que le reste de l’entreprise. L’étude objective une situation ressentie par beaucoup : excès de réunions, trop plein de mails et de chats. En lien avec ce premier constat, les managers sont également ceux qui utilisent le plus le Chat.

Nombre de Chats envoyés par personne dans chaque tranche d’âge :

Les réunions et les Chats cannibalisent le temps et les moments de concentration. Tous connectés mais plus en mesure d’accorder de l’attention à chacun.

Cette hyperconnexion, dont les impacts sur le cerveau sont décrits dans l’étude, réduit l’efficacité de chacun, entraîne une perte de motivation, de gout au travail, de plaisir social et aggrave le risque de burn-out. Cela nuit directement à la qualité des relations avec ses équipes et collègues

Face à l’hyperconnexion, les cadres doivent arriver à préserver leur temps et gérer les niveaux d’attention accordé à leurs activités et interlocuteurs. Pour cela aller vers

  • moins de réunions,
  • un meilleur usage des outils de communication

Mieux utiliser les outils de communication permet de limiter les effets de l’hyperconnexion et de préserver son cerveau 

Enrichir sa palette d’outils et renforcer la gouvernance

  • Les différentes formes de communication au sein de l’entreprise : canaux, chat, communauté, email, espace, réseau, room
  • Distinguer les outils par leur fonction induit en erreur
  • Les limites à réduire ses moyens de communication au mail et au chat.
  • Des solutions conçues pour hiérarchiser notre attention et organiser l’information
  • L’outil se choisit en fonction de la nature de la collaboration à venir
  • investir dans sa DW pour qu’elle orchestre réellement les flux de communication interne et de travail.

Comment constituer une Digital Workplace efficace ?

  • Les limites d’un flux de travail orchestré par l’email (et le chat)
  • Organiser l’information utile à chacun pour travailler efficacement. Dans un contexte de sur-information, il s’agit de hiérarchiser la communication interne et les flux de travail.
  • Rôle et limite des sur-couches aux solutions collaboratives

Dans un contexte d’adaptation des modes de travail imposé par un changement de cadre (travail hybride, IA, semaine de 4 jours), il est d’autant plus nécessaire de questionner les pratiques de travail profondes. La maitrise de l’hyperconnexion est un enjeu d’attractivité, d’efficacité et de santé pour l’entreprise.

Hyperconnexion : redonner la maitrise du temps aux cadres et les moyens d’assurer une qualité d’attention

L’IA générative au cœur de l’environnement de travail

Comprendre l’IA Générative

IA Générative : une révolution pour la digital workplace ?

Depuis fin 2022, nous sommes au cœur d’une nouvelle agitation médiatique, associée à une bulle spéculative, autour de l’Intelligence Artificielle Générative. Nous vivons ce moment où une technologie est tout, peut tout faire, résout tous les problèmes.

Mais à l’automne 2023, nous sommes entrés dans une phase plus réaliste où l’euphorie fait place à une lucidité bienvenue.

Que s’est il donc passé le 30 Novembre 2022 ? OpenAI a rendu accessible à tous, ChatGPT, un agent conversationnel s’appuyant sur un modèle linguistique aux performances inégalées et surtout, une expérience utilisateur simple et déroutante. L’outil fascine. La courbe d’adoption est fulgurante, 1 millions d’utilisateurs en 5 jours, 100 millions d’utilisateurs en deux mois ! Du jamais vu. En comparaison, il aura fallu neuf mois à TikTok pour atteindre le même chiffre.

Ce qui distingue cette vague des précédentes, c’est son incursion dans le domaine du langage, une compétence que nous pensions exclusivement humaine. De notre point de vue, nous vivons le “moment iPhone” de l’intelligence artificielle, une rencontre d’une technologie avec des usages grands publics qui change radicalement la donne.

Mais qu’en est-il de l’impact sur notre quotidien de travail ? Aujourd’hui, la question n’est pas de savoir si l’IA générative fera partie du digital workplace ou non, mais plutôt de savoir comment et pour quels bénéfices ? Comment aborder ces questions avec un regard responsable ?

Dans cette partie, nous tentons de présenter de manière pédagogique le fonctionnement de l’IA Générative afin d’en comprendre le potentiel, les limites, et l’impact sur la digital workplace.

Une longue histoire, faite d’espoirs et de désespoirs

L’essor de l’IA Générative et du deep learning est récent. Il découle d’une longue histoire de 80 ans, faite de hauts et de bas.

Comment en est-on arrivé là ?

Dans les années 80, les systèmes experts avaient déjà généré beaucoup d’espoirs. Ils se sont avérés difficiles à construire et finalement efficaces sur des domaines extrêmement pointus et précis. Ce n’est que dans les années 2000 avec le deep learning que l’IA se présente comme une solution à la fois très puissante et pouvant s’appliquer à des champs très larges : reconnaitre, trier, classer dans un premier temps, puis générer du texte, des images, des voix.

Une longue histoire, faite d’espoirs et de désespoirs

IA Générative : de quoi parlons-nous ?

L’Intelligence Artificielle Générative, comme ChatGPT, génère du contenu vraisemblable qui n’existait pas auparavant, contrairement aux moteurs de recherche ou aux chatbots traditionnels. ChatGPT est basé sur un modèle de langage à grande échelle (LLM) qui génère du texte pour ressembler à un humain. Les LLM diffèrent des autres formes d’IA et de deep learning. Les chatbots traditionnels ne génèrent pas de contenu, mais interprètent les requêtes en langage naturel. Le « prompt engineering » est une compétence précieuse qui consiste à donner les bonnes instructions à un modèle d’IA Générative pour obtenir un résultat spécifique. Enfin, le terme « Intelligence » dans l’IA est souvent mal compris, car il se réfère plus à la capacité de rassembler et de traiter des données qu’à la créativité.

Deep learning, réseaux de neurones profonds, LLM, prompt engineering : comment ça marche ?

IA Générative : de quoi parlons-nous ?

L’IA Générative dans le contexte de l’entreprise

Avec des outils grands publics comme ChatGPT ou Midjourney, chacun a pu mesurer le potentiel de l’IA générative, y compris dans un contexte professionnel.

Mais pour quelles tâches exactement ? Comment obtenir une IA qui intègre le savoir-faire de l’entreprise ? Nous savons qu’il est très couteux de construire un LLM. Pourtant l’univers de l’entreprise intègre un ensemble de codes, de pratiques, de connaissances qui font la culture et le savoir de l’entreprise, dont une bonne partie reste tacite. L’IA sera t’elle capable de les capter pour être pertinente dans ses propositions ? Comment ?

L’IA Générative dans le contexte de l’entreprise

Vers des AI Génératives en prise avec la réalité des organisations

Encadrer les usages et se positionner vis-à-vis du “Shadow AI”

L’usage de ChatGPT dans un contexte professionnel soulève des préoccupations légitimes en matière de confidentialité des données et de conformité réglementaire. Cependant la tentation est grande. ChatGPT et ses alternatives sont simples d’accès.

Encadrer les usages et se positionner vis-à-vis du “Shadow AI”

Vers une digital workplace “augmentée” ?

Au-delà des applications généralistes comme ChatGPT, ou spécialisées sur des métiers, quel est l’impact de l’IA générative sur la digital workplace ? Le sujet est au coeur de la stratégie des éditeurs à commencer par les plus gros d’entre eux. Nous pouvons néanmoins nous demander si l’implémentation de l’IA dans l’environnement de travail s’attaque aux réelles problématiques ? Maîtriser l’infobésité, fluidifier la collaboration, assurer le bien-être et la sobriété numérique : ces sujets progresseront-ils avec Copilot ? L’espoir que les problématiques de l’entreprise et de la planète soient résolues par la technologie est aujourd’hui une promesse égratignée.

Quel sera le rôle de l’IA au sein de la Digital Workplace ?

Les cas d’usages de l’IA Générative dans la Digital Workplace

IA dans la digital workplace : quels cas d’usages ?

L’IA peut intervenir de différentes manières au sein de la DWP, des intranets, des outils et suites collaboratives. Les cas d’usages (actuels ou futurs) sont variés et en développement constant, tant en qualité qu’en quantité. Sans prétendre à l’exhaustivité, nous les avons classés en 4 familles :

IA dans la Digital Workplace, les cas d’usages

Panorama des solutions d’IA Générative au sein des Digital Workplace

3.1. Les pure players, qui sont des solutions spécialisées nées avec l’émergence de l’IA Générative.

3.2. Les DWP traditionnelles, augmentées : Elles intègrent l’IA au coeur des fonctionnalités de la solution pour faciliter la production de contenus, l’organisation et la recherche de l’information.

3.3. L’usage professionnel des moteurs grands publics, qui désigne l’utilisation des solutions Grand publics dans un contexte professionnel.

Evaluation concrète de l’apport de l’IA Générative dans notre quotidien professionnel

4.1 De la nécessité de l’évaluation pour démêler la part de mythe de la réalité effective et comprendre leur véritable valeur.

Dans un contexte professionnel, où promesses des éditeurs et réalités d’usage s’opposent souvent, toute démarche d’évaluation est une approche pragmatique et responsable. Il s’agit d’aller au-delà de la simple mesure de performance pour devenir un outil de discernement, un dialogue entre aspirations naturelles et bénéfices concrets, un regard lucide sur ce qu’il est possible d’atteindre à court terme et ce qui participe de futurs évolutions. Commençons par nous interroger sur ce qui est à évaluer et puis nous envisagerons les éléments d’une démarche.

Comment évaluer la réalité des apports de ces systèmes ?

4.2 Deux exemples : L’assistant réunion, L’assistant documentaire

L’assistant réunion

Enjeux de l’IA Générative

Une nouvelle interface d’accès aux données de l’entreprise ?

Au-delà des cas d’usage intégrés dans notre quotidien professionnel, la promesse d’une nouvelle interface d’accès aux données et aux informations de l’entreprise ?

Les modèles linguistiques permettent d’accéder et de manipuler les connaissances et les données propres à un domaine ou une organisation de manière optimum, en les exploitant au mieux, en en tirant le meilleur parti et en en offrant l’accès au plus grand nombre. Dans cette partie nous donnons deux exemples très différents l’un de l’autre.

Une nouvelle interface d’accès aux données de l’entreprise ?

  1. La taille et l’efficacité des modèles linguistiques

Comme nous l’avons vu plus haut les LLM sont très gourmands et complexes à entraîner, engouffrant des énormes quantités de données et posant la question de la consommation énergétique et de l’accès aux données récentes et volatiles. Mais des approches plus légères et ciblées sont possibles. La taille des modèles linguistiques se mesure en nombre de paramètres. Ils peuvent être de taille très variable.

La taille et l’efficacité des modèles linguistiques

  1. Les bénéfices de l’IA Générative tels qu’ils sont perçus aujourd’hui

Les bénéfices au niveau sociétal sont multiples (santé, recherche scientifique, accès aux connaissances).

Mais quels sont les bénéfices pour le collaborateur d’une organisation, dans son travail quotidien ?

Cette question a été abordée ici :

IA dans la digital workplace : quels bénéfices ?

Le marché des Digital Workplace face à l’IA Générative (📆 A découvrir le 9 février)

En synthèse, quelle démarche pour vos projets IA ?

Les collaborateurs de votre organisation ont probablement des niveau de maturité variés sur les problématiques de l’IA.

Pour vos projets IA, il est recommandé d’agir simultanément à plusieurs niveaux :

  • sensibiliser les parties prenantes et les décideurs,
  • ouvrir le débat avec les collaborateurs sur l’impact de l’IA,
  • accompagner les usages.

Cela peut impliquer l’utilisation de services généralistes en accès libre, l’exploitation de versions améliorées de logiciels existants, et l’exploration de développements exploratoires. L’approche doit être centrée sur l’humain et mise en œuvre de manière responsable.

En route vers la 3ème ère de la collaboration avec le Zéro Fichier

Après avoir utilisé ces solutions, vous ne voudrez plus utiliser Excel pour créer des tableaux de suivi ou Word pour produire des notes. Vous trouverez les arborescences de fichiers “Old school” et plus question d’envoyer un fichier à un collègue pour lui transmettre l’information.

Les solutions Zero fichier permettent aux équipes de constituer leur propre environnement de travail “Métier” afin de faciliter le partage de connaissances, la collaboration autour de processus locaux, le pilotage de leur activité ou la communication interne. Ces outils sont de véritables leviers de productivité individuelle et collective.

Un nouveau paradigme de collaboration

Ces solutions sans fichiers n’arrivent pas de nul part. Cette évolution prend racine dans l’édition en ligne des documents avec le passage des environnements de travail dans le Cloud, dans les Wikis pour l’approche collaborative et les applications low-code. Parmi les solutions largement utilisées aujourd’hui, Google Docs ou OneNote en sont les prémisses.

  • Ce changement implique :
  • la fin de la « possession » de fichiers,
  • l’appréhension des documents comme des supports vivants,
  • la fin de la notion de page,
  • le dépassement des formats traditionnels comme Word, Excel, PPT,
  • et la fin de l’arborescence de fichiers.

Ces nouvelles solutions répondent également à des enjeux digitaux actuels, tels que la lutte contre l’infobésité, la réduction de l’empreinte environnementale et l’augmentation de la productivité.

Un changement de paradigme

Les cas d’usage à explorer

Les solutions Zero fichier permettent aux équipes de constituer leur propre environnement de travail “Métier” afin de faciliter le partage de connaissances, la collaboration autour de processus locaux, le pilotage de leur activité ou la communication interne. Ces outils sont de véritables leviers de productivité individuelle et collective.

  • Référentiel documentaire : consommer, éditer et discuter facilement autour de l’information.
  • Gestion de projets : faire en sorte que toute l’information soit dans l’espace, pas émiettée dans le mail et l’espace doc.
  • Gestion de processus Métiers : sortir des tableaux Excel pour suivre ses activités et partager une information commune avec toutes les parties prenantes.

Panorama des solutions

Six solutions (Coda, Clickup, Microsoft Loop, Notion, Nuclino, Slite) à découvrir pour comprendre cette révolution silencieuse.

Panorama des solutions Zéro Fichier

Quel intérêt accorder à ces solutions ?

Pour les managers : gagner en efficacité dans la gestion de son équipe, le partage de connaissances ou la gestion de processus locaux.

Pour l’équipe digitale : explorer de nouveaux usages répondant aux enjeux du digital : contenir l’hyperconnexion et l’infobesité, adopter des pratiques numériques plus sobres, gagner en productivité.

Pour l’IT : Enrichir sa roadmap, préparer la fin des fichiers bureautiques, implémenter efficacement l’IA dans l’environnement de travail

    Numérique responsable

    Les pratiques numériques sont devenues essentielles dans toutes les professions au sein de l’entreprise. Bien que le numérique ne soit pas un facteur majeur dans le bilan carbone d’une organisation, une utilisation non régulée peut augmenter considérablement nos émissions de carbone, un phénomène que l’on pourrait qualifier d’effet rebond.

    En particulier, les employés qui utilisent le plus Microsoft 365 contribuent à une moyenne de 35 kgCO2e par an. Il est important de noter que 85% des employés augmentent leurs émissions de carbone liées au numérique chaque année.

    A lire : Les versions : angle mort de la gestion de l’information et la consommation des espaces de stockage(    A découvrir le 9 février )

    Face à cette situation, il ne suffit pas de prolonger la durée de vie des équipements numériques. Cela ne ferait que retarder le changement culturel nécessaire. Il est beaucoup plus efficace d’agir sur les routines quotidiennes pour faire évoluer les mentalités sur le sujet du Numérique Responsable.

    Pour l’entreprise, le défi est plus complexe que de simplement réaliser des économies de carbone. Il est nécessaire de soutenir un changement culturel qui est essentiel à la réussite de toutes les politiques et démarches visant à réduire l’impact carbone de l’organisation.

    Pour les employés, maîtriser leurs émissions de CO2 et améliorer leurs pratiques de travail peut être source de satisfaction. Cela leur permet de se sentir en accord avec leurs convictions et d’améliorer leur efficacité.

    Par conséquent, Adopter des pratiques tenables dans la durée (    A découvrir le 9 février ) est un investissement porteur de sens. L’équipe chargée de l’animation dispose de plusieurs leviers, comme l’organisation de sessions de sensibilisation pour informer des impacts et des leviers à disposition de chacun, le lancement de défis pour stimuler l’émulation et l’utilisation de données pour renforcer la nécessité de changer et pour « gamifier » la démarche. En fin de compte, visualiser les progrès et les actions réalisées par chaque équipe est également un moyen efficace d’inciter les équipes et leurs responsables à améliorer leurs indicateurs.