Faciliter l’accès aux documents pour chacun, garder une base documentaire accessible.

Permettre à une même ressource d’être accessible facilement depuis plusieurs emplacements sans devoir être copié [Niveau 1]. Puis, dans le but de promouvoir les ressources de la base, l’outil peut proposer des options de liaisons entre les ressources [Niveau 2].. Enfin, puisque chacun a sa manière de parcourir la base ou ses dossiers favoris, les outils permettent parfois de se constituer un tableau de bord personnel où l’on pourra gérer ses remontées et ses raccourcis [Niveau 3].

Garder une ergonomie de dépôt de document favorisant le partage.

Faciliter le dépôt de document peut être fait de différentes manières, les outils ayant chacun leur méthode, plus ou moins aboutie en terme d’ergonomie. Un premier niveau peut être d’offrir la possibilité d’éditer la fiche de qualification pendant le chargement du document dans la base [Niveau 1]. Une autre solution peut être de permettre le glisser déposer depuis le poste de travail [Niveau 2], mais l’alternative la plus simple est certainement le fait de pouvoir enregistrer un document dans la base au moment où on souhaite l’enregistrer, depuis le logiciel bureautique [Niveau 3].

Faciliter le travail collaboratif autour des documents en évitant de surcharger les boites email.

Le but étant d’envoyer un document à un collaborateur sans avoir à l’insérer en pièce jointe d’un mail, l’outil doit faciliter la démarche. Cela peut commencer en s’assurant qu’un document a bien sa propre URL que l’on pourra insérer dans un courrier [Niveau 1]. Dans l’idéal, l’outil permet de notifier un collaborateur depuis l’outil sans ouvrir son client mail [Niveau 2]. Les personnes externes à l’organisation étant souvent impliquées dans les projets, l’outil pourrait proposer un système de génération de liens permettant de télécharger un document sans avoir besoin d’être membre de la plateforme [Niveau 3].

Multiplier les moyens d’accès à la base pour toucher un maximum d’utilisateurs et de pratiques

Le principal environnement autre que l’application elle-même, c’est le poste de travail où il est possible d’accéder à la base via un dossier présent sur le poste [Niveau 1]. Une alternative à cela est la possibilité de parcourir la base et d’être notifié des nouveautés par le biais d’un logiciel bureautique [Niveau 2]. Enfin, un confort supplémentaire serait de pouvoir consulter les ressources depuis son terminal mobile [Niveau 3].

Les ressources n’étant pas toujours physiquement dans l’organisation, les outils peuvent proposer des outils de collecter de ressources externes, principalement des liens internet.

Collecter des ressources externes Les ressources n’étant pas toujours physiquement dans l’organisation, les outils peuvent proposer des outils de collecte de ressources externes, principalement des liens internet. Collecter un lien peut être facilité par un plug-in du navigateur qui va récupérer le lien, les métadonnées de la page et éventuellement une capture d’écran de la page avant de la publier directement dans la base [Niveau 1]. Étant donné qu’une ressource peut également être externe, l’intégration de flux RSS en permettant à l’utilisateur de commenter ou de relayer l’information est un moyen d’exploiter ces ressources en interne [Niveau 2]. L’outil peut aller jusqu’à proposer « d’écouter » les conversations sur les réseaux externes (facebook, twitter, linkedin…), les intégrer au flux d’activité de la plateforme afin de pouvoir éventuellement préparer une réponse en interne [Niveau 3].

Favoriser la collaboration autour des documents pour libérer l’usage du mail.

De plus en plus, les outils proposent d’associer un fil de discussion à une ressource. Ils se différencient sur l’importance qu’ils donnent à ce fil de commentaire dans leur interface [Niveau 1]. Plus rarement, il est possible de visionner la ressource sur son terminal mobile et d’insérer des commentaires [Niveau 2]. Quelques rares outils spécialisés sur internet permettent enfin de commenter le document directement sur les pages par des dessins et du texte, particulièrement utile sur un diaporama type Powerpoint [Niveau 3].