Gérer son agenda et planifier son travail, partager son agenda avec ses collaborateurs.

Les outils offrant des fonctionnalités de messagerie proposent souvent un agenda intégré. Un agenda personnel est un minimum et il doit pouvoir être partagé [Niveau 1]. Certains outils proposent des agendas multiutilisateurs, permettant d’avoir une vision globale des disponibilités de chacun au sein d’une seule et unique fenêtre calendrier [Niveau 2].. Certains agendas laissent la possibilité aux utilisateurs de gérer leurs tâches personnelles, permettant d’avoir une visibilité totale sur leurs disponibilités [Niveau 3].

Faciliter le travail d’organisation d’évènements communs à plusieurs collaborateurs.

L’organisation d’évènement nécessite de composer avec les disponibilités de chacun. A minima, un outil doit donc proposer un système d’invitation avec demande de présence [Niveau 1]. Une visibilité sur la disponibilité des invités grâce aux agendas partagés pour certaines dates est souvent gage d’une facilité d’organisation [Niveau 2]. Autre possibilité, plus efficace mais demandant la contribution de chacun à chaque évènement, proposer des dates et demander les disponibilités de chacun afin de choisir la date où un maximum de personnes seront présentes [Niveau 3].

Partager un agenda commun à un groupe de travail, donner de la visibilité sur les réunions communes, les échéances, etc.

Généralement chaque groupe de travail dispose d’un agenda spécifique à son projet, où ils peuvent organiser des évènements communs [Niveau 1]. La gestion de projet nécessite une visibilité à cout et long terme, c’est pourquoi un agenda devrait aussi mettre à disposition plusieurs vues (mois, semaine, jour). Cela facilite la lecture [Niveau 2]. L’adoption de ses agendas communs est facilitée lorsque ceux-ci peuvent-être synchronisés avec le client de messagerie, offrant du même coup une meilleure mobilité via les clients mobiles [Niveau 3].

Planifier les phases d’un projet en gardant une souplesse selon la complexité de la planification.

Un planning doit pouvoir représenter l’organisation d’un projet dans le temps. La majorité des outils spécialisés proposent de définir dans le temps les phases d’un projet sur un planning [Niveau 1]. Un niveau supplémentaire est la possibilité de représenter les transitions entre les phases et plusieurs niveaux de priorité [Niveau 2]. Enfin, le planning dynamique s’ajuste en fonction de l’avancement des tâches et la clôture de certaines phases grâce à des liens d’interdépendances entre les phases [Niveau 3].

Affecter des tâches et suivre l’avancement d’un projet.

Au minimum, un outil doit permettre à un chef de projet d’affecter des tâches à ses collaborateurs [Niveau 1]. La visualisation de l’avancement des tâches est une fonctionnalité appréciée, elle peut s’accompagner d’indicateurs (en cours, en retard, etc.) [Niveau 2]. Dans le cadre de projets de grande envergure, il peut être nécessaire d’avoir un visuel sur l’état (surcharge, sous-activité, etc.) de l’ensemble des ressources, à la fois matérielles et humaines [Niveau 3].

Rendre compte de son activité afin de faciliter le pilotage des projets : Vérifier le respect des charges prévues, Avoir une vue sur l’activité de l’entreprise (par mission, par domaine, etc.).

Un outil bénéficiant de ce type de fonctionnalités offre au minimum la possibilité d’indiquer, pour chaque jour, le temps passé sur les activités d’un projet [Niveau 1]. Pour faciliter cette saisie, un agenda semaine/projet sous forme de tableau peut-être mis à disposition. Cela permet d’affecter du temps aux différentes tâches de façon visuelle [Niveau 2]. Certains outils mettent aussi à disposition de l’acteur du projet des rapports, avec des indicateurs comme le temps déjà passé sur une tâche, le temps restant, ou encore le retard pris [Niveau 3].