Proposer la création de groupes ou de communautés d’intérêt commun ou centrés sur une thématique. C’est un premier niveau de mise en relation entre les personnes et de classement des échanges.

Logiquement, le minimum est d’offrir la possibilité aux utilisateurs (ayant droit) de créer des groupes [Niveau 1]. Très souvent, quand la création de groupes est possible, il est proposé de choisir le statut du groupe : Public (n’importe qui peut s’y inscrire), Privé (Le groupe est visible, mais l’inscription doit être validée), Secret (l’inscription se fait uniquement par invitation) [Niveau 2].. Enfin, la gestion des rôles est parfois possible au sein de chaque groupe, c’est-à-dire aller au-delà du simple fonctionnement membres / animateur, mais proposer des rôles plus fins comme lecteur, contributeur, etc. [Niveau 3].

Mettre en relation les personnes de manière explicite dans l’outil.

Une première option de mise en relation, et la plus utilisée parmi les outils, et le suivi. Sans besoin d’approbation ou de suivi réciproque, une personne est libre de suivre l’activité de n’importe quel autre de ses collaborateurs [Niveau 1]. Un autre moyen de mettre en relation est le contact réciproque. Il est nécessaire que les 2 personnes se suivent mutuellement pour que le contact soit effectif [Niveau 2]. Enfin, les outils proposent parfois des systèmes de recommandation. Soit manuelle : un utilisateur recommande un contact à un autre, soit automatique : l’outil propose des profils similaires au sien en fonction des contributions, relations et thèmes communs [Niveau 3].

Se présenter à ses collaborateurs (expertises, centres d’intérêt, fonctions, …), fédérer son identité numérique.

A minima, se présenter nécessite un formulaire de saisie d’une fiche profil même basique (nom / prénom, fonction, département, …) où certains pourront être rendu obligatoire afin de forcer les gens à ne pas naviguer de manière anonyme [Niveau 1]. Pour aller plus loin, l’outil peut proposer une fiche profil plus riche en proposant de mettre une photo, renseigner ses expériences projets, sa formation, une présentation biographique, ses expertises, etc. [Niveau 2]. Afin de se présenter le plus possible, l’outil peut proposer de lier ses autres profils numériques disponibles sur internet (si cela est pertinent dans l’entreprise : Twitter, Viadeo, Linked In, voire Facebook) [Niveau 3].

Etre libre de définir qui pourra voir telle ou telle information me concernant dans la plateforme, pouvoir.

Un premier niveau fonctionnel permettant de naviguer dans la plateforme en protégeant ses données personnelles est la possibilité de naviguer de manière anonyme (sans inscription) [Niveau 1]. Mais dans le cadre des plateformes collaboratives où l’inscription est obligatoire, il est parfois possible de n’ouvrir l’accès à ses coordonnées personnelles qu’aux personnes explicitement en contact avec soi (même groupe collaboratif, suivi réciproque, …) [Niveau 2]. Le niveau le plus avancé est la possibilité de définir soi même qui a le droit de voir quoi se concernant (par personne, par groupe, à la manière de Facebook) [Niveau 3].

Mettre les expertises des membres au service de l’organisation, les valoriser.

Pour commencer, déclarer son expertise se fait explicitement dans sa fiche profil [Niveau 1]. Mais ce qu’on déclare ne reflète pas forcément totalement la réalité. L’activité du membre va donner une indication supplémentaire sur ses réelles expertises dans la plateforme. Voir les appartenances à des communautés d’intérêt et les activités des personnes permet cela [Niveau 2]. Mais dans les outils de réseaux sociaux, il n’est pas rare d’avoir un nuage de tags représentant l’activité de la personne. Ainsi, plus le mot clé est gros dans le nuage, plus l’activité du membre est grande sur ce sujet (l’expertise aussi a priori). Aussi, la recherche par mot clé peut faire remonter des profils très actifs sur cette requête [Niveau 3].

Promouvoir des ressources intéressantes auprès de ses proches dans la plateforme.

Un premier moyen de recommander une lecture est la capacité à noter les publications [Niveau 1]. Mais dans l’idéal, l’outil propose l’option de relayer l’information aux personnes en contact avec soi dans l’outil [Niveau 2]. Enfin, il peut également être intéressant de pouvoir diffuser des ressources à des réseaux externes [Niveau 3].