Construire un contenu à plusieurs dans un outil, remplacer l’usage du mail.

Usage initié par les wikis, les outils collaboratifs sont de plus en plus nombreux à intégrer cette fonction [Niveau 1]. Il n’est pas rare de trouver des outils permettant la publication d’un contenu à plusieurs en utilisant certains mécanismes empêchant des conflits entre éditeurs comme le verrouillage global d’un document ou de paragraphes uniquement. [Niveau 2].. Enfin, pour permettre de donner son avis ou d’annoter un contenu, certain outils intègre des fonctionnalités d’annotation au sein du contenu (similaire aux commentaires sur les outils bureautiques) [Niveau 3].

Faciliter au maximum les mises à jour de documents.

Pour qu’un outil puisse jouer son rôle de référentiel documentaire, il est important de limiter les versions concurrentes, pour cela la plupart des outils proposent de remplacer ou réserver un document [Niveau 1]. En termes de facilité d’édition, certains outils proposent l’édition en temps réel dans des outils tel que Microsoft Office ou Open Office [Niveau 2]. Enfin, les outils plus poussés permettent à plusieurs personnes de commenter et d’éditer un même document en temps [Niveau 3].

Définir des rôles et des processus de publication afin de s’assurer du suivi et de la qualité des contenus publiés.

Afin d’organiser la publication au sein d’une équipe, les outils permettent de définir des rôles (modérateur, auteur, etc.) selon les espaces [Niveau 1]. Parfois, il peut aussi être utile de définir des chemins de validation et obliger un contenu à être validé avant d’être publié [Niveau 2]. Certains outils vont plus loin et offrent la possibilité de définir des chemins de validation plus complexes, avec plusieurs étapes et différents chemins possibles pour valider une publication [Niveau 3].

Avoir une visibilité sur l’évolution des contenus, un historique des modifications.

Les solutions proposent de plus en plus fréquemment des outils offrant une meilleure visibilité sur les l’évolution des contenus d’un site. L’historique de versions permet de situer les modifications dans le temps [Niveau 1] alors que la gestion des versions mineures et majeures permet une meilleure organisation [Niveau 2]. Enfin, de plus en plus de solutions proposent de comparer 2 versions entre elles, ce qui permet de se rendre compte très rapidement des modifications apportées. [Niveau 3].

Recevoir des notifications manuelles ou automatiques lors de la modification d’un contenu.

Les utilisateurs qui travaillent ensemble ont besoin d’être informés de l’avancement des autres. La plupart des outils proposent un tableau de bord personnel sur lequel s’affichent les nouveautés et dernières mises à jour [Niveau 1]. Généralement, il est aussi possible de s’abonner à un dossier ou document, de façon à être automatiquement informé d’une mise à jour sans être obligatoirement connecté à l’outil (par mail ou flux RSS) [Niveau 2]. Enfin, certains outils proposent aux utilisateurs des contenus similaires au contenu en cours de consultation (liens de type « voir aussi »), ce qui permet une navigation plus spontanée [Niveau 3]. Certains outils vont plus loin et mettent en évidence les nouveautés au sein même d’un contenu, permettant de visualiser les modifications du premier coup d’œil.