Permettre le chargement de plusieurs fichiers en même temps tout en conservant les informations permettant de les classer.

La plupart des outils permettent de charger plusieurs fichiers en une seule fois, une fiche pouvant contenir plusieurs documents [Niveau 1]. Parfois, il est aussi possible de charger directement un dossier ou une archive, l’outil prenant en charge l’extraction des fichiers et récupèrent automatiquement les informations basiques comme le titre, l’auteur, la date de création, etc [Niveau 2].. Plus rare, certains outils offrent la possibilité de se synchroniser à une base documentaire préexistante, ce qui peut permettre de créer une base de classement plus efficace avec une base déjà existante [Niveau 3]. Nous ne parlons pas ici du stylage du texte, puisqu’il concerne le contenu du site.

Garder un classement durable dans le temps, forcer la saisie de données de classement sans rendre la procédure trop contraignante pour l’utilisateur.

Pour publier de nouveaux contenus, il est souvent nécessaire de remplir une fiche (métadonnées). La plupart des outils proposent de configurer ces fiches, pour rajouter ou rendre obligatoire un champ [Niveau 1], d’autres permettent de définir de nouveaux types de fiches (donc types de documents métier) avec des champs personnalisés, sans intervention technique [Niveau 2]. Enfin, certains outils proposent de forcer le type de fiche pour un dossier physique, ce qui permet de contrôler le type de contenus publiable sur chaque partie du site [Niveau 3].

Décrire un document par quelques mots clés, générer un mode de navigation alternatif et transverse par ces mots clés.

Le classement passe de plus en plus par l’association de mots clés aux ressources. Les champs de saisie de mots clés sont mis en avant lors du partage d’une ressource [Niveau 1]. Ce système reposant entièrement sur l’utilisateur, de nombreux outils offrent une assistance via une suggestion de mots clés déjà présents, en temps réel [Niveau 2]. De plus en plus d’outils mettent à disposition des administrateurs un gestionnaire de mots clés, permettant de « nettoyer » la base de mots clés, en fusionnant 2 mots clés très proches par exemple [Niveau 3].

Classer les ressources grâce à des thèmes définis par l’administrateur.

Complémentaire aux mots clés, l’utilisation des catégories permet d’avoir un niveau de classement général et transverse, et d’apporter un premier niveau d’information sur leur contenu. La possibilité de choisir parmi une liste de catégories ou sous-catégories lors de la publication d’une ressource est souvent présente [Niveau 1]. Si les catégories ou thématiques peuvent vivre indépendamment de la base de mots clés, il est parfois possible de classer les mots clés par catégories. Ainsi, un même mot clé peut se retrouver dans plusieurs catégories, mais n’aura pas le même sens [Niveau 2]. Enfin, une définition de plusieurs arborescences de catégories transverses peut-être accessible, ce qui met en avant des plans de classement pouvant être croisés dans la recherche. [Niveau 3].

Promouvoir la base de classement par des fonctions annexes.

La mise en valeur des ressources passe par une bonne organisation, et un accès facilité. En plus du titre, une description doit être facilement accessible pour permettre aux utilisateurs de savoir ce que contient une ressource sans avoir à l’ouvrir [Niveau 1]. La visibilité des modes de navigation alternatifs : recherche, mots clés, catégories est également un moyen de promouvoir les ressources [Niveau 2]. Enfin, certains outils proposent aux utilisateurs des contenus similaires au contenu en cours de consultation (liens de type « voir aussi »), ce qui permet une navigation plus spontanée [Niveau 3]. Ces niveaux ne sont pas limitatifs, d’autres moyens existent pour valoriser les documents et rendre une base de classement lisible et agréable à consulter.

Optimiser les résultats d’une recherche de manière qualitative et quantitative.

La grande majorité des outils permet à minima la recherche approximative sur les données de qualification et sur le plein texte [Niveau 1]. L’outil devient plus avancé s’il permet une recherche par stémisation, s’il propose des requêtes plus fructueuses, voir s’il permet une recherche en se basant sur la phonétique des mots afin de s’assurer que tout faute d’orthographe retourne des résultats du moment que le mot « sonne » pareil [Niveau 2]. Enfin, un moteur de recherche peut aller jusqu’à proposer la gestion d’un thésaurus métier. Cela nécessite un travail en amont, mais cela permet d’optimiser au maximum la recherche. Par exemple, une recherche sur « voiture pourra proposer des contenus classés « automobile » [Niveau 3].

Optimiser les résultats retournés est une chose, mais pouvoir exploiter leur nombre afin de trouver la ressource la plus pertinente pour son besoin en est une autre. Des fonctions de triage des résultats sont donc importantes pour naviguer dans les résultats.

Le moteur de recherche d’un outil est un moyen de navigation à part entière. Définir un périmètre pour une recherche (rubrique, typologie de ressource, dates, …) peut s’avérer utile [Niveau 1]. L’exploitation des résultats peut-être nettement améliorée si l’outil intègre un tri des résultats par pertinence, par date, par rubrique, typologie de ressource, contributeur, etc. [Niveau 2]. Enfin, l’outil peut aller jusqu’à proposer de trier les résultats en fonction de la popularité de la ressource dans la plateforme, en se basant sur un système d’évaluation, sur le nombre de commentaires, de lectures ou de collectes (pour un lien par exemple). [Niveau 3].